Кассовый аппарат: как выбрать и зарегистрировать

Кто обязан использовать кассовый аппарат

Практически весь бизнес. Принимаете расчеты наличными или безналично? Тогда вам точно нужен кассовый аппарат (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 54-ФЗ от 22.05.2003). Покупателя не устроил товар, и вам надо сделать возврат покупки? Проведите его через ККТ.

В таблице мы описали особые ситуации, как работать с кассой.

Вот кому еще надо применять кассовый аппарат:

1. Ломбардам — когда кредитуют под залог вещей и когда хранят вещи клиентов.
2. Комиссионерам — когда реализуют товары комитента, получают от него вознаграждение. А при передаче денег комитенту и получении денежных средств от комитента ККТ не нужна.
3. Агентам — когда реализует товары принципала от своего имени.
4. Принципалам — когда агенты действуют от их имени. Кассовый аппарат придется регистрировать принципалу, но он вправе передать зарегистрированную ККТ агенту. Но вся ответственность за неисполнении 54-ФЗ все равно лежит на принципале.
5. Платежным агентам — когда принимают оплату от физлиц, в том числе через платежные терминалы.
6. Страховым агентам-организациям — когда рассчитываются со страхователями.

Кто может работать без кассового аппарата

Для некоторых сделали послабление — от кассовых аппаратов освободили:

• виды деятельности из п. 2 ст. 2 54-ФЗ: к примеру, ремонт обуви, сдача в аренду жилья, присмотр и уход за детьми и пр.;
• деятельность в отдаленных и труднодоступных районах;
• услуги по проведению обрядов, церемоний, реализация предметов религиозного культа;
• деятельность аптек и обособленных подразделений медорганизаций в сельской местности, но есть ряд условий (п. 5 ст. 2 54-ФЗ);
• деятельность банков;
• услуги ТСН и ТСЖ по их уставной деятельности;
• расчеты платежными поручениями;
• оплату за парковки и парковочные места, но при выполнении ряда условий (п. 10 ст. 2 54-ФЗ);
• услуги библиотек;
• услуги образовательных учреждений;
• услуги физкультурно-спортивных организаций;
• услуги домов учреждений культуры, культурно-досуговых центров и ряд других расчетов.

Полный перечень тех, кто сможет работать без кассового аппарата, — в статье 2 54-ФЗ.

Если вас освободили от кассового аппарата, то не используйте автоматическое устройство для расчетов. Исключение — торговые автоматы для продажи разливной питьевой воды и розничной продажи бахил (п. 8 ст. 2 54-ФЗ).

В таблице мы собрали виды деятельности, которые смогут работать без кассового аппарата.

Подробнее: кто может не применять ККТ

Какие бывают контрольно-кассовые аппараты

Выбирайте ККТ, которая подходит под потребности вашего бизнеса. Вариантов несколько:

1. Автономные кассы. Это кнопочные кассовые аппараты старого поколения. Несмотря на модернизацию по нормам 54-ФЗ, их функциональные особенности улучшились незначительно — память такой кассы до сих пор мала, а автоматическое обновление просто невозможно. Еще на автономный аппарат нельзя установить современные кассовые программы.
2. Смарт-терминалы. Это современные и недорогие кассовые аппараты. Пользуются популярностью у малого бизнеса. По сути, это небольшой планшет со встроенным принтером и фискальным накопителем. Через терминал вы сможете даже распечатывать чеки. Технических ограничений у смарт-моделей нет, все обновления проходят автоматически.
3. Фискальный регистратор. Это устройство для печати и отправки чеков, то есть не совсем кассовый аппарат. Регистратор подключают к рабочему компьютеру, ноутбуку или планшету, на котором и установлена программа для кассы.
4. Облачная касса. Это кассы, которые располагаются в спеццентрах, работают удаленно и используются для онлайн-продаж. Пользователи берут их в аренду и подключаются к программе дистанционно.
5. POS-системы. Это сложный многофункциональный терминал. Используется в крупных магазинах и супермаркетах.

По теме: как проверить ККТ по заводскому номеру в ФНС

Выбор кассового аппарата

Ваш выбор зависит от многих критериев — вида деятельности, места расчетов, участников расчетных операций. Разберемся по порядку.

Вот как влияет вид деятельности на выбор кассового аппарата:

1. Если принимаете или выплачиваете деньги, то нужна касса, которая формирует бумажные чеки.
2. Если оказываете услуги населению и работаете с бланками строгой отчетности, то нужна автоматизированная система для БСО. Такую систему включают в реестр ККТ. Но также вы сможете воспользоваться любой моделью ККТ.
3. Если оказываете услуги по перевозке пассажиров, багажа, грузов и рассчитываетесь с использованием электронных средств платежа через автоматические устройства, то используйте специальную ККТ — она подходит только для этих расчетов.
4. Если реализуете товары и проводите расчеты через автоматическое устройство, а внутри корпуса этого устройства есть оборудование для выдачи продукции, то используйте ККТ, которая подходит только для этих расчетов. Подакцизную продукцию и технически сложные товары продавать таким способом нельзя.
5. Если продаете маркированную продукцию, вносите или направляете информацию о ней в системы маркировки, то понадобится кассовый аппарат, который в момент расчета формирует электронный запрос о коде маркировки и уведомление о реализации маркированного продукта. Еще требуется, чтобы касса передавала сведения оператору информационных систем маркировки ОФД. Эти требования не применяются в случаях из п. 7 ст. 2, п. 2.1 ст. 5 54-ФЗ.
6. Если реализуете маркированный товар в районе без связи или на территории военных объектов, то используйте кассу с фискальным накопителем, который сам проверяет достоверность кодов маркировки по коду проверки. Исключения — ситуации из п. 2.1 ст. 5 54-ФЗ.

Место проведения расчетов тоже имеет значение при выборе кассового аппарата. Для расчетов в организации выбирают стационарную кассу. Для мобильных расчетов, к примеру через курьера, нужна портативная ККТ. А если собираетесь вести торговлю в интернете, то выбирайте облачную кассу или ККТ, которая предназначена только для онлайн-расчетов.

И еще один важный критерий выбора — присутствие в расчетах представителей организации. Если в них непосредственно участвует представитель продавца, то используйте стационарный или портативный кассовый аппарат. Если же представители продавца не участвуют в расчетных операциях — работайте с платежным терминалом или облачной кассой.

И не забывайте про требования, которые ввели для кассовых аппаратов, — ваша ККТ должна им соответствовать (ст. 4, 4.1 54-ФЗ):

• на корпус нанесен заводской номер;
• внутри корпуса есть фискальный накопитель и часы реального времени;
• в кассовый аппарат встроен принтер для печати чеков;
• в кассе есть программно-аппаратные средства, которые обеспечивают ее соответствие 54-ФЗ, кроме документов из п. 4.1 ст. 4.1 54-ФЗ;
• ККТ передает данные в фискальный накопитель и формирует электронные фискальные документы;
• кассовый аппарат принимает подтверждение оператора от техсредств ОФД и информирует об отсутствии такого подтверждения, сигнализирует о неисправностях в работе;
• ККТ ищет любой фискальный документ, который записали в накопитель, кроме документов из п. 4.1 ст. 4.1 54-ФЗ.

Если выбираете кассовый аппарат для расчетов за маркированные товары, то дополнительно изучите требования из п. 1, 1.1 ст. 4 54-ФЗ.

Стоимость кассового аппарата

И производителей, и моделей ККТ очень и очень много. Цена кассового аппарата зависит от его функциональных возможностей. Самые дорогие — POS-терминалы: их цена начинается от 30 000 рублей. Но они подходят только крупным ритейлерам, а малому бизнесу не нужны.

МСП чаще выбирают смарт-терминалы. Стоимость варьируется от 10 000 до 40 000. Опять же, все зависит от опций кассового аппарата. К примеру, ККТ с подключением к ЕГАИС и системам маркировки стоят дороже.

А если вам нужна облачная касса, чтобы вести бизнес в интернете, аренда обойдется минимум в 2000 рублей за месяц. Стоимость зависит от периода аренды: чем дольше, тем дешевле стоит месяц.

Кассовые аппараты и эквайринг

Бизнес заключает с банком договор обычного или интернет-эквайринга для безналичных расчетов через банковские карты покупателя. Суть договора эквайринга — компания оплачивает банку услуги по переводу безналичных расчетов по картам.

Если клиенты платят вам банковскими картами онлайн, то понадобится специальная онлайн-ККТ с функцией интернет-эквайринга. Такой кассовый аппарат предназначен только для безналичных расчетов в интернете. Кроме того, сможете применять эту кассу для банковских переводов, при оплате через электронный кошелек или через СБП по QR-коду. А вот использовать этот аппарат в режиме, который не предусматривает обязательную передачу электронных фискальных документов в ФНС через ОФД, нельзя (п. 1 ст. 4.3 54-ФЗ). Эквайринг-касса может не печатать чеки, но должна передавать их в электронной форме покупателям (п. 1 ст. 4, п. 5 ст. 1.2 54-ФЗ).

Можно ли арендовать кассовый аппарат

Да, бизнес арендует и обычные кассовые аппараты, и онлайн-кассы. Это довольно просто: достаточно заключить договор аренды и согласовать в нем все необходимые условия.

Существенное условие такого договора — его предмет (п. 1 ст. 432 ГК РФ). Укажите все, что позволит определить имущество для аренды, права и обязанности сторон (ст. 606, 607 ГК РФ). И еще надо индивидуализировать кассовый аппарат, который передают по договору аренды: прописать его модель и уникальный заводской номер.

Вот пример формулировки в договоре:

Арендодатель обязуется предоставить Арендатору за плату во временное владение и пользование контрольно-кассовую технику (далее — ККТ):

Модель: Сириус-Б

Заводской номер: 031159180696

Обязательно пропишите в договоре:

• срок аренды кассы;
• порядок внесения арендной платы;
• обязанности сторон;
• ответственность за нарушение договора;
• порядок изменения, расторжения соглашения.

Как только получите в аренду кассовый аппарат, зарегистрируйте ее. Этим занимается именно арендатор, поскольку заявление на регистрацию надо подавать той компании или предпринимателю, которые непосредственно работают с ККТ (ст. 1.1, п. 2 ст. 4.2 54-ФЗ). Если арендуемая касса зарегистрирована на арендодателя, то он сначала снимает ее с учета и только потом передает арендатору.

Как зарегистрировать кассовый аппарат

Прежде чем работать с кассой и проводить оплату, зарегистрируйте аппарат в ИФНС. Сама процедура несложная и не займет много времени. По сути, от вас требуется только заполнить заявление и подготовить отчет о регистрации ККТ. Когда регистрационная процедура закончится, вам отправят карточку регистрации. Но обо всем по порядку.

Вот пошаговая инструкция по регистрации онлайн-кассы:

Шаг 1. Заполнить и подать заявление.

Заявление о регистрации ККТ подают в бумажном или электронном виде. Бумажный бланк приведен в приложении № 1 к приказу ФНС № ЕД-7-20/799@ от 08.09.2021. Порядок заполнения этой формы — в приложении № 5. Общие правила заполнения:

1. Заявку подают отдельно на каждый кассовый аппарат.
2. Заявление разрешают заполнить как на компьютере, так и от руки.
3. Ошибки нельзя исправлять корректором. Двусторонняя печать заявки тоже запрещена.
4. Заполнить надо все графы. Исключение — случаи, установленные порядком заполнения заявки. Учтите, что форма из приказа № ЕД-7-20/799@ общая и для регистрации, и для перерегистрации кассы. Если регистрируете аппарат, то не заполняйте поле «Код причины перерегистрации» и поля раздела 4.

Еще при регистрации не надо заполнять:

• иностранным компаниям и предпринимателям — ОГРН/ОГРНИП в верхней части каждой страницы заявки;
• поля для сотрудников налоговой — сведения о регистрации кассы в ИФНС, количестве страниц заявки и приложений к нему, дате представления и регистрации заявления;
• организациям и ИП, которые не применяют и не печатают БСО, — строку 150;
• если заявитель использует кассовый аппарат без передачи электронных фискальных данных в ИФНС — разд. 3, но тогда надо заполнить строку 170 «ИНН оператора фискальных данных» и проставить в ней нули.

По теме: что такое ОФД

Если заполняете форму из приказа № ЕД-7-20/799@ на компьютере, то используйте шрифт Courier New 16–18 размера. Если вручную — пишите слева направо заглавными печатными буквами. Если в заявке остаются пустые графы или поля, то поставьте в них прочерк.

Заявление на бумаге подают в любую налоговую — место регистрации значения не имеет. Есть несколько вариантов подачи:

1. Представить лично налогоплательщиком. Дополнительно понадобится документ, который подтвердит полномочия заявителя. К примеру, для руководителя ООО это — приказ или выписка из протокола о его назначении.
2. Подать через доверенного представителя. Но вместе с заявкой надо показать доверенность.
3. Направить по почте. Отправьте письмо с описью вложений.

Другой вариант заполнения заявки на регистрацию кассового аппарата — онлайн-заявление в личном кабинете ККТ (это один из разделов ЛК налогоплательщика) на сайте ФНС. Такое заявление подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляют налоговикам в электроном виде (п. 3 приложения к Приказу ФНС № ЕД-7-20/673@ от 19.07.2021, п. 9 Порядка из Приказа ФНС № ЕД-7-20/798@ от 08.09.2021).

Шаг 2. Получить регистрационный номер ККТ.

Налоговики выдают его максимум на следующий день после получения заявления. Вариант получения зависит от того, как подавали заявку:

1. Лично в инспекции.
2. По почте. Но надо учитывать, что регномер направят не позднее следующего рабочего дня после получения заявки.
3. В кабинете ККТ. Регномер автоматически появится в личном кабинете.

Шаг 3. Сформировать и отправить отчет о регистрации ККТ.

Отчет по кассовому аппарату надо отправить максимум на следующий рабочий день после получения регномера. Регистрационный отчет формируется через фискальный накопитель. В ФН вносят:

• регномер ККТ;
• полное название организации или ФИО предпринимателя;
• сведения о кассовом аппарате, фискальном накопителе и другую необходимую информацию.

Отчет передают через кабинет ККТ, ОФД или на бумаге в налоговую инспекцию.

Шаг 4. Получить карточку регистрации ККТ.

Ее выдают в течение 10 рабочих дней с момента подачи регистрационного заявления (п. 7, 11 ст. 4.2 54-ФЗ). Форма карточки утверждена приказом № ЕД-7-20/799@. Если подавали бумажные регдокументы, то карточку тоже выдадут на бумаге.

Если же отправляли электронную заявку, то электронную карточку подпишут УКЭП и передадут через кабинет ККТ или ОФД. Когда вам понадобится бумажная форма регистрационной карточки, составьте произвольное заявление и передайте его лично или по почте в ИФНС. Карточку выдадут на руки заявителю или направят по почте в течение 5 рабочих дней.

Еще по теме с нюансами: где взять карточку регистрации ККТ

Шаг 5. Зарегистрировать ККТ обособленного подразделения.

Если у организации есть обособки, то надо регистрировать и их кассовые аппараты. Процедура регистрации практически ничем не отличается, но есть особенности в заполнении заявления. В поле КПП на каждой странице указывают код обособленного подразделения. А саму заявку подписывает руководитель такого подразделения.

По теме: особенности применения онлайн-касс при УСН