29 сентября 2023 3 939

УПД — универсальный передаточный документ

Если хотите закрыть сделку, но при этом не заполнять много документов, то выбирайте УПД. Это и счет-фактура, и акт на одном бланке. Но нужно учитывать особенности заполнения.

Содержание

Что такое УПД в бухгалтерии, простыми словами

Это универсальный, но необязательный документ. В нем соединили счет-фактуру для налогового учета и первичку для бухгалтерии. Часто используют просто как первичную документацию, чтобы подтвердить финансово-хозяйственную операцию.

Это очень удобно: вы сможете и получить вычет НДС, и обосновать расходы по прибыли, и подтвердить затраты для других налогов (письмо ФНС № ЕД-4-15/10623 от 05.06.2017).

Форма и формат УПД

Поскольку с универсальной документацией работают по желанию, обязательной формы у нее нет. ФНС рекомендовала бланк универсального документа: если он вам подходит, то воспользуйтесь им. А если ваши отраслевая или организационная специфика подразумевает особую информацию, то доработайте УПД: включите в рекомендацию дополнительные показатели (письма ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013, № ЕД-4-15/7638 от 22.04.2019).

Если все же решили воспользоваться УПД, то включите все обязательные реквизиты счета-фактуры (СЧФ) и первички (п. 1, 2 ст. 169 НК РФ, ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011). Не забывайте, что рекомендованную форму разрешили менять. Если используете универсальную документацию собственной разработки, то закрепите ее в учетной политике (ч. 4 ст. 9 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

А вот графу 1 из СЧФ налоговики разрешают не включать в УД (ПП РФ № 1137 от 26.12.2011). В универсальном документе есть такая же графа А. Решили добавить графу 1, как в СЧФ? Тогда исключите из рекомендованного универсального бланка графу А (письмо ФНС № ЕА-4-26/14498@ от 13.10.2021).

Смотрите формат рекомендованного документа из письма ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ в Приказе ФНС № ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно оформить универсальный ПД.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Когда и где применяется УПД

Бланк понадобится и налогоплательщикам на ОСНО, и спецрежимникам. Варианты использования — в таблице:

Какой статус у универсального передаточного документа	Как использовать
1	Как документальное совмещение — и как СЧФ, и как первичку: товарную накладную или акт
2	Как первичку для бухучета

Может пригодиться: как оформить акт приема-передачи товара

Налоговики пояснили, для каких операций использовать рекомендованный бланк, — этот список неисчерпывающий, возможны и другие случаи (приложение № 2 к письму № ММВ-20-3/96@, письмо № ЕД-4-15/10623 от 05.06.2017):

для отгрузки товаров: и когда транспортируете их сами, и когда отгружаете без транспортировки;
для передачи имущественных прав: и когда передаете исключительные или неисключительные права, и когда передаете права требования при их уступке;
для сдачи и приемки работ и услуг: в том числе и когда занимаетесь посредничеством, и когда занимаетесь экспедированием.

Если провели несколько связанных операций, то покажите их в одном передаточном документе. Например, отгрузили товары и оказали услуги — проведите все разом (письмо ФНС № ЕД-4-15/17910 от 23.09.2016).

Рекомендованный бланк заменяет разные первичные документы, которые обычно используют для подтверждения сдачи и приемки:

ТОРГ-12 — для продукции;
ОС-1 — для основных средств;
М-15 — для материалов.

Поскольку плательщики НДС не обязаны работать с рекомендованными формами, они вправе закрывать одну часть операций универсальными документами, другую — счетами-фактурами и первичкой. И все это по одному договору (письмо ФНС № ГД-4-3/8963 от 27.05.2015).

А вот транспортную накладную и другие документы, которые утвердили в отраслевых ведомствах, заменять на УПД нельзя (информация Минфина № ПЗ-10/2012). Но если вы договорились с партнером, что сможете делать дополнительную первичку к обязательной форме, то рекомендованная форма — одна из возможных вариантов (письмо № АС-4-15/15570@ от 10.08.2018).

Когда реализуете прослеживаемые товары по договору комиссии или агентскому соглашению, оформите УД, если комитент/принципал, чьи товары и реализует комиссионер/агент, — налогоплательщик НДС, который получил освобождение от этой налоговой обязанности. Или работает на спецрежиме, кроме единого сельхозналога.

По аналогии оформляют и приобретение таких товаров через комиссионера у продавца — плательщика НДС, который освобожден от этой обязанности или применяет спецрежим. Но для таких операций УПД надо доработать (письмо ФНС № ЕА-4-15/7407 от 28.05.2021).

Счет-фактура или УПД

Универсальный документ — это и есть счет-фактура, который дополнили реквизитами бухгалтерской первички. С УПД работают только в двух случаях: если нужна только лишь первичка и если для сделки надо оформить и СЧФ, и первичный документ.

Если передаточная документация (накладная, акт) не нужна, то не заполняйте УПД. Закрывайте операцию обычным счетом-фактурой, этого достаточно (письмо ФНС № АС-4-15/16298@ от 22.08.2018).

Выставлять рекомендованный бланк на аванс нельзя. Авансирование оформляют только счетом-фактурой.

Может пригодиться: в чем разница между счетом и счетом-фактурой

Изменения в УПД на 2024 год

Никаких изменений по передаточной документации нет — ни Минфин, ни налоговики не обновляли нормативы. Заполняйте рекомендованную форму от ФНС и, при необходимости, вносите туда доработки.

Скачать бланк универсального документа:

в excel;

в word.

Правила и особенности заполнения УПД

Заполняют продавцы, но есть несколько строк и для покупателей. Статус универсальной документации напрямую влияет на ее заполнение:

если статус 1, то это одновременно и счет-фактура, и первичка. Заполняем все обязательные реквизиты для каждого из них. Продавец регистрирует его в книге продаж, покупатель — в книге покупок. А посредники и застройщики регистрируют в журнале учета счетов-фактур;
если статус 2, то это только первичка. Заполняем реквизиты, обязательные для бухгалтерии: они прописаны в ч. 2 ст. 9 402-ФЗ. В книге покупок и продаж, в журнале учета счетов-фактур не регистрируем. Для налогообложения по НДС оформляем отдельный счет-фактуру.

УД составляют как на бумаге, так и в электронной форме. В электронном формате из Приказа № ММВ-7-15/820@ — не все реквизиты, которые есть в новой форме СЧФ. К примеру, нет строки 5а, в которой показывают документ об отгрузке. Если заполняете УПД со статусом 1, то добавьте эту строку (письмо ФНС № ЗГ-3-3/4368 от 17.06.2021). Укажите в строке 5а номер и дату, которые отражаются в строке 1 СЧФ (письмо ФНС № СД-4-3/10681@ от 29.07.2021).

Заполняем в части счета-фактуры

Кроме строки 5а, в УПД со статусом 1 надо включать строку 8 для идентификатора государственного контракта: если делаете закрывающий документ по госконтракту или бюджетному договору, то обязательно укажите ИГК.

Таблица в УПД не полностью соответствует табличной части СЧФ, не хватает колонок для прослеживаемых товаров. Для других операций все есть, например, в графе 1б показываем код товара по ТН ВЭД ЕАЭС при экспорте в страны Евразийского союза.

Если УД со статусом 2, то сможете указать в таблице только обязательные реквизиты первички. Реквизиты, обязательные только для СЧФ, здесь разрешают не заполнять. То есть сможете пропустить:

строку 5 — к платежно-расчетному документу;
графу 6 — в том числе сумму акциза;
графу 7 — налоговую ставку;
графы 10 и 10а — цифровой код и краткое наименование страны товара;
графу 11 — номер таможенной декларации.

Графу 11 в УПД налоговики рекомендуют переименовать. В СЧФ в этом поле пишут регномер декларации на товары или РНПТ — номер партии прослеживаемых товаров и добавить недостающие колонки.

Заполняем в части первички

Вносим обязательные реквизиты, которые не указывали в части счета-фактуры. Пишем:

основание сдачи-приемки. Это контракт или договор, доверенность, другие документы по сделке;
должности, подписи и Ф.И.О. ответственных сотрудников продавца. Налоговики просят ставить и фактическую дату отгрузки;
артикул товара, код работ, услуг;
информацию о сотруднике, который передает товары покупателю. Иногда указывают и специалиста, который составил УПД от продавца, — штатный или привлеченный бухгалтер, посредник по сделке;
сведения о транспортировке и самом грузе. Например, номер транспортной накладной, масса груза, складские расписки. Дополнительно указываем и другую информацию по отгрузке — паспорта, сертификаты.

Печать на УПД ставят, если она есть в организации и ее используют в работе.

Заполняем в части покупателя

Заказчик ставит должности, Ф.И.О. и подписи ответственных за операцию сотрудников. Все остальные реквизиты в универсальном документе для покупателя необязательны. Иногда заполняют:

фактическую дату получения товара (эта информация нужна ФНС);
сведения о сотруднике, который принял поставку, и о специалисте, который заполнил УПД от покупателя;
другую информацию — несоответствия, претензии по количеству и качеству.

По аналогии с продавцом, покупатель ставит печать, только если пользуется ею в работе.

Универсальный документ подписывают те же специалисты, что и СЧФ, товарные накладные и документацию на отгрузку. Если подписи совпадают, то не дублируйте их. К примеру, если директор уже расписался в УПД в части счета-фактуры, то ему необязательно расписываться еще и в строке 13 (ч. 3 ст. 9 402-ФЗ, п. 3 ст. 168 НК РФ).

При реализации прослеживаемых товаров следует дополнить форму графами 12-13. Если вы с ними не работаете, то в УПД на бумажном носителе эти графы не нужны.

Не тяните с выставлением документации: подготовьте документы в момент операции или сразу же после нее. Поскольку это еще и первичка, соблюдайте сроки подтверждения для бухгалтерии, а не только для налогообложения.

Подробнее: как правильно заполнить универсальный передаточный документ