Срок хранения путевых листов в организации

Путевой лист: что это такое и зачем он нужен

Путевой лист (ПЛ) в организации требуется оформлять на служебный транспорт. Его составляют на автомобили, являющиеся собственностью компании, и арендованные транспортные средства. Положение о необходимости оформлять ПЛ для всего транспорта прописано в пункте 1 статьи 6 «Устава автомобильного транспорта…». Здесь сказано, что в обязанность организаций входит оформление путевого листа на каждый автомобиль, который:

• перевозит пассажиров, багаж;
• используется для управленческих нужд;
• доставляет грузы.

ПЛ оформляется вне зависимости от того, едет автомобиль по городу или за пределами населенного пункта, в котором компания зарегистрирована или имеет головной офис.

В настоящее время отсутствует обязательная форма документа. Его можете оформлять на бланке, разработанном организацией. Обязательное условие — форму требуется закрепить в учетной политике как первичный документ. В документе должны присутствовать необходимые реквизиты:

• наименование и гос. номер транспортного средства;
• название организации, выдавшей путевой лист;
• ФИО водителя и номер водительского удостоверения;
• срок, на который выдан ПЛ;
• пункт отправки и пункт назначения;
• подписи лица, выдавшего путевой лист, и водителя.

Пригодится: как заполнить путевой лист

Помимо этого, должна проставляться отметка о проведении предрейсового медосмотра. Также должны находиться подпись ответственного лица или штамп, что автомобиль прошел предрейсовый технический осмотр.

Надо знать: кто может ставить подписи на путевых листах

Примерная форма бланка для легкового автомобиля:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Несмотря на то что бланк от начала до конца предприятие может разработать самостоятельно, за основу чаще всего берется форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997.

Сколько хранятся путевые листы в организации

Для того чтобы ответить на этот вопрос, требуется понять, кто может запросить ПЛ для проведения проверки и по какому поводу:

• ГИБДД, если автомобиль попал в ДТП;
• налоговая инспекция при проведении мероприятий налогового контроля.

Если транспортное средство попало в ДТП, то бланк попадет в руки сотрудников непосредственно на месте аварии. А при проведении налоговой проверки документы потребуются за последние три года, не считая года проведения контрольного мероприятия.

Полезная информация: что делать, если служебный автомобиль попал в ДТП

В связи с этим надо придерживаться положений Налогового кодекса РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23) и Закона о бухгалтерском учете (402-ФЗ от 06.12.2011).

Исходя из требований законодательства, путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

На заметку: как вести журнал учета путевых листов

Обязанность обеспечить сохранность документов лежит на плечах руководителя организации. В компании всегда отводится место для хранения, отвечающее требованиям, либо документы должны сдаваться в городской архив.

Из личного опыта могу сказать, что желательно путевые листы подшивать в папки за месяц, квартал, год в зависимости от их количества. Первый лист в папке делается как опись, где указываются номер ПЛ, ФИО водителя, номер автомобиля, дата выдачи.

Часто задаваемые вопросы