Как правильно заполнить лист-заверитель для архива

Что такое лист-заверитель

Лист-заверитель — это важная часть подготовительного оформления документации для последующей сдачи в архив, которая отражает особенности и состояние ее составляющих. Перед тем как приступить к заверителю, материалы (дела, журналы) постранично нумеруют и сшивают вместе с заверителем. Он всегда оформляется отдельным, последним листом, в конце материала, где указывают:

• сколько листов в деле;
• номера с литерами;
• если были допущены ошибки в нумерации, необходимо указать пропущенные номера.

Например, если при нумерации были пропущены страницы, то они пойдут под литерой 10, 11, 12, 12а, 13 и т. д.

Обращаю ваше внимание, что внутренняя опись дела выполняется отдельно, а не в заверителе, это другой документ, в котором указано итоговое число листов, но наличие описи необходимо указать в заверителе. Говоря об особенностях и состоянии, подразумеваются случаи сдачи документации с неразборчивым шрифтом, склеенными, порванными или деформированными страницами. Если дело подшили, забыв прикрепить непосредственно заверитель, не беда, просто прикрепите его последним и прошейте материал еще раз.

Запрещено прикреплять заверитель:

• на переднюю (лицевую) часть обложки материала;
• на оборотную (чистую) сторону последней страницы дела.

Советуем прочитать: как организовать архивное хранение документов

Кто и в каких случаях заполняет лист-заверитель

Документацию к сдаче в архив готовят те лица, в чьем ведении она находилась на момент передачи. Исключение составляют случаи, когда на предприятии создан специальный отдел или определено должностное лица, в чью компетенцию входит заниматься такими вопросами, например, канцелярия, куда со всей организации передают дела, а они непосредственно оформляют материалы и взаимодействуют с архивным отделом.

Подробнее:

• как подготовить дела к архивному хранению;
• что входит в должностные обязанности архивариуса.

Документы, передаваемые на архивное хранение, подразделяются на следующие категории:

• длительного или постоянного хранения;
• временного хранения, сюда входит вся документация, подлежащая хранению сроком до 10 лет.

При этом листом-заверителем снабжаются только те, что собираются хранить длительно или постоянно, которые оформляются по всем правилам, чтобы максимально их сохранить для дальнейшего использования, в случае необходимости. Что касается хранимых временно, по нормам делопроизводства и требованиям к архивному хранению, допустимо их не сшивать и не пронумеровывать, следовательно, и заверитель не требуется, достаточно положить в папку и убрать на полку. Впрочем, особо дотошные работодатели оформляют всю документацию тщательно, особенно если речь идет о строгой отчетности, бухгалтерских или финансовых документах, и это их право. Поэтому если вы захотите оформить заверителем дела временного хранения, это не является нарушением.

Какой бланк листа-заверителя использовать

Несмотря на то, что в некоторых источниках предлагается использовать готовый бланк, якобы утвержденный Росархивом в основных правилах работы архивов организаций, однако, по информации непосредственно Росархива, применение этого бланка не рекомендуется, поскольку эти правила не подлежат применению. А поскольку иными НПА не установлено обязательной формы бланка, по которой оформляется заверитель, следовательно, вопрос изобретения бланка отдан на откуп предприятиям. Таким образом, каждая организация вправе разработать бланк листа-заверителя в произвольной форме, сохраняя его содержание и суть, а именно: отражать особенности материала, к которому присоединен заверитель.

Например, такой бланк мы разработали специально для вас:

Как заполнить лист — заверитель дела для архива

В заполнении заверителя нет ничего сложного, проверьте только, чтобы в бланке, разработанном вашей организацией, были указаны следующие реквизиты, обязательные для отражения:

1. Название документа — «лист-заверитель» и номер материала или дела, куда его прикрепляют.
2. Общее количество листов в материале.
3. Перечислите номера с литерами (если таковые присутствуют в деле).
4. Укажите пропущенные номера (к примеру, после стр. № 6 идет № 8).
5. Сколько листов описи приложено к делу.
6. В табличной форме перечислите особенности документа, указав страницу, на которой он подшит.
7. Заверитель всегда заверяется подписью лица, его составившего. Для этого укажите должность, подпись и Ф.И.О. для расшифровки.
8. Дата его составления.

В результате заполнения бланка получилось так.

Еще полезное:

• как составить опись передаваемых документов;
• как и сколько хранить договоры в организации.