Инструкция по уничтожению документов по истечении сроков хранения
В каждой организации создается множество документов — бухгалтерские, кадровые, договоры с контрагентами и т. д. Рано или поздно наступает момент, когда необходимо произвести уничтожение документов с истекшими сроками хранения, и сделать это по определенным правилам. Как избавиться от уже ненужных бумаг и не понести ответственность за нарушение процедуры?
Инструкция: как уничтожить архивные дела
Каждое архивное дело имеет срок хранения. Для большинства видов бумаг сроки устанавливаются Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 и составляют 1 год, 3 года, 5 лет, 50 лет, 75 лет, постоянного хранения или до минования надобности.
Сотрудникам, отвечающим за делопроизводство, следует знать, как списать документы, утратившие срок хранения, пошагово, чтобы избежать утилизации лишних архивных дел.
Шаг 1. Определение бумаг, срок хранения которых истек.
Шаг 2. Создание экспертной комиссии, которая состоит из квалифицированных работников. Члены комиссии должны знать, как происходит утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения, и уметь оценить период хранения каждой папки в архиве. Это могут быть такие сотрудники, как архивариус, делопроизводитель, секретарь, специалист по кадрам.
Шаг 3. Проведение экспертизы ценности, в процессе которой ее члены решают, от каких бумаг надлежит избавиться.
Шаг 4. Составление комиссией акта о выделении дел для уничтожения.
Шаг 5. Издание приказа об утилизации деловых бумаг (в свободной форме).
Шаг 6. Непосредственно уничтожение архива путем измельчения или сжигания с составлением акта.
Актуальные бланки и образцы всех документов из инструкции есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Организация вправе произвести уничтожение документов с истекшими сроками хранения самостоятельно или заключить договор со сторонней организацией.
Как избавиться от секретных архивных дел
Секретные бумаги содержат конфиденциальные данные. В организации создается локальный акт, регламентирующий утилизацию таких бумаг: инструкция о порядке уничтожения секретных документов или инструкция по конфиденциальному делопроизводству.
Конфиденциальные дела держатся в архиве отдельно от остальных.
Локальным актом устанавливается порядок уничтожения секретной документации:
- Проведение экспертизы ценности, составление акта о выделении бумаг к утилизации с подробным их описанием.
- Уничтожение архивных папок с соблюдением конфиденциальности: в отдельных помещениях, способом, исключающим восстановление (шредер с мелким измельчением).
- Утилизация всех копий секретных архивных дел.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какой порядок уничтожения документов организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как утилизировать электронную документацию
Процесс оформления утилизации электронной информации аналогичен проводимому с бумагами. Но есть особенность:
- файл с информацией удаляется с жесткого диска компьютера вместе с его резервными копиями и метаданными;
- информация удаляется с помощью утилизации ее носителя (диска, флеш-карты, жесткого диска).
Так как процесс аналогичен, вопрос, какой приказ издать для уничтожения документов с истекшим сроком хранения в электронной форме, решается просто: воспользуемся образцом приказа для избавления от бумажных архивных дел.
Ответственность за нарушение правил утилизации
Если организация нарушила порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения, то возможно наступление ответственности.
|
Вид ответственности |
Состав правонарушения |
Санкции |
|---|---|---|
|
Административная |
Нарушение правил, комплектования, учета хранения или использования архивных дел — ст. 13.20 КоАП |
|
|
Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету (в частности, отсутствие первичной учетной документации из-за несвоевременной ее утилизации) — ст. 15.11 КоАП |
|
|
|
Уголовная |
Уничтожение официальных бумаг, которое совершено из личной заинтересованности (например, в корыстных целях) — ст. 325 УК РФ |
|
Лицам, ответственным за делопроизводство, следует внимательно относиться к избавлению от деловых бумаг, так как наказание за несоблюдение правил утилизации документов с истекшим сроком хранения вполне серьезно.
Может пригодиться: что по должностной инструкции входит в обязанности архивариуса