Инструкция: готовим справку о наличии и стоимости основных средств на балансе

Что это за справка, и для чего она нужна

Информация об активах организации, их структуре, количестве, местонахождении и стоимости крайне важна для принятия управленческих решений. Ее запрашивают:

• банки при получении заявки на кредитование — справка об имуществе, состоящем на балансе организации, поможет определить, каким залогом располагает заемщик, и принять решение о размере и сроках кредита;
• инвесторы при принятии решения о финансировании проектов;
• страховые организации, прочие контрагенты.

Какие сведения указываются в документе

Поскольку законодательно не установлено, каким документом подтверждается нахождение оборудования на балансе предприятия, справка имеет произвольную форму и составляется в соответствии с запросом заинтересованного лица. Обычно в ней указывают:

• реквизиты организации-составителя;
• инвентарный номер, наименование и количество единиц объектов основных средств;
• их местонахождение (особенно важно при наличии обособленных подразделений);
• даты приобретения и ввода в эксплуатацию;
• принадлежность к амортизационной группе;
• первоначальную и остаточную стоимость.

Наличие именно этих реквизитов не является обязательным. Они варьируются в зависимости от задачи, для которой готовится справка.

Так, выписка из балансовой ведомости для лицензирования, например, медицинских услуг, необходима. А вот для получения разрешения на пассажирские перевозки Ространснперадзору такой документ не нужен.

Кто и как составляет справку

Как правило, все данные берутся из бухгалтерской программы, поскольку там информация предоставлена наиболее полно. Ну а над их группировкой придется немного поколдовать, чтобы предоставить сведения заинтересованному лицу в надлежащем виде.

В каких-то случаях достаточно обычной оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) по счету 01, а иногда вовсе не требуется предоставлять данные по всем имеющимся ОС, достаточно лишь выписки о том, что ОС находится на балансе предприятия.

Например, вот такой:

Для сведения:

• как вести учет основных средств бюджетной организации;
• какие проводки использовать бюджетникам для учета ОС.

Выписка пригодится, например, при заключении договора купли-продажи ОС. Она подтверждает, что приобретаемое имущество учтено на балансе продавца в составе основных средств, а значит, является его собственностью.

Это самый простой образец выписки из основных средств, числящихся на балансе организации. Выписку можно заменить обычной справкой, если это устраивает получателя информации.

Согласитесь, вряд ли целесообразно передавать информацию по всем ОС, числящимся на балансе, если информация нужна лишь по одной-двум позициям.

Так, подтвердить, что транспортное средство находится на балансе учреждения, удобно именно справкой.

Наиболее развернутая ведомость потребует от составителя больше внимания и времени. Ее формируют на основании ОСВ по счету 01 на нужную дату. При необходимости надо указать остаточную стоимость на дату или выделить сумму начисленной амортизации, к данным ОСВ счета 01 добавляют сведения из ОСВ по счету 02.

Удобно выгружать оборотки в Exel и готовить ведомость там, убирая или добавляя необходимые графы. Word тоже используется, но подсчитывать длинные столбцы цифр удобнее в Exel.

Образец справки об основных фондах организации

Вот так выглядит актуальная форма сведений о балансовой стоимости основных средств.

По такой форме допустимо подготовить расшифровку балансовой статьи 1150 «Основные средства» для подачи в банк в составе пакета документов для кредитования.

Читайте также: как заполнить инвентарную карточку учета ОС