Какую отчетность по заработной плате нужно сдавать в 2026 году

Какие отчеты сдаются по заработной плате в 2026 году

Отчитываться о начислениях, удержаниях и зарплате работников обязаны все работодатели. Это касается не только организаций, но и индивидуальных предпринимателей, которые нанимают персонал. За отчетность по зарплате обычно отвечает бухгалтер, сведения о сотрудниках ему предоставляет кадровик.

Всю отчетность бухгалтера по заработной плате в 2026 году разделяют на четыре основные категории. Состав и периодичность предоставления напрямую зависят от количества работников в фирме. Вот так выглядят категории:

• фискальная отчетность — перечень форм, представляемых работодателями в ИФНС;
• отчетность в Социальный фонд России — отчетность страхователя по застрахованным лицам и по взносам на травматизм;
• статистические сведения — периодичность и сроки сдачи статформ зависят от количества работников в штате;
• иные сведения — формируются по индивидуальному запросу со стороны контролирующих министерств и ведомств.

Актуальная таблица сроков сдачи отчетности по заработной плате в 2026 году для работодателей:

Особенности предоставления информации по каждой категории отчетности разберем подробнее.

Полезная статья: как проверить по ИНН, какие отчеты сдавать в статистику

Какие отчеты по зарплате сдавать в ИФНС

В налоговую инспекцию придется подготовить информацию о доходах работников, об исчисленном подоходном налоге и взносах на страховое обеспечение. В нормативах ФНС определено, что предоставить в налоговую по начислению зарплаты, — перечень отчетности зависит от категории работодателя.

6-НДФЛ

Бланк и порядок заполнения расчета 6-НДФЛ утверждены Приказом ФНС № ЕД-7-11/649@ от 19.09.2023.

Платить НДФЛ и подавать уведомления необходимо два раза в месяц. Сроки учета заработной платы и отчетности (уведомлений) по НДФЛ такие (ст. 58, 226 НК РФ):

• по НДФЛ, удержанному с 1 по 22-е число, уведомление подают 25-го числа, налог платят 28-го числа текущего месяца;
• по НДФЛ, удержанному с 23-го по последнее число месяца, уведомление подают 3-го числа, налог платят 5-го числа следующего месяца;
• по налогу, удержанному с 23 по 31 декабря, уведомления подают и налог платят в последний рабочий день декабря.

С сентября 2026 года работодатели смогут сдавать уведомления по НДФЛ и страховым взносам авансом — на несколько периодов вперед. Уточнения потребуются, только если фактические суммы превысят плановые (ст. 58, п. 7, 9 ст. 78 НК РФ в ред. Федерального закона 425-ФЗ).

Сдавать расчет 6-НДФЛ надо до 25-го числа следующего месяца после отчетного квартала. Годовой расчет необходимо отправить до 25 февраля. Сроки в 2026-м:

• 2025 г. — 25.02.2026;
• I квартал 2026 г. — 27.04.2026 (25.04.2026 выпадает на субботу);
• полугодие 2026 г. — 27.07.2026 (25.07.2026 выпадает на субботу);
• 9 месяцев 2026 г. — 26.10.2026 (25.10.2026 выпадает на воскресенье);
• 2026 г. — 25.02.2027.

За каждый полный и неполный месяцы просрочки представления 6-НДФЛ компанию оштрафуют на 1000 рублей.

К тому же ФНС вправе заблокировать расчетные счета налогоплательщика, если расчет 6-НДФЛ задержан на срок более 20 дней.

Расчет по страховым взносам

РСВ за 4-й квартал 2025 года сдаем на бланке из Приказа № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022 в редакции Приказа № ЕД-7-11/739@ от 13.09.2024. Но в связи с оптимизацией льготных тарифов налоговики планируют обновить расчет в 2026 году:

1. В приложении 3.1 будем приводить расчет соответствия условиям применения льготных тарифов субъектами МСП, которые ведут деятельность в приоритетных отраслях. Для таких плательщиков вводят код 32 в приложение 5 к порядку заполнения с РСВ, а код 20 исключают.
2. Меняют коды категорий застрахованного лица. Исключают код ‭«МС» и добавляют ‭«ПВ» для физлиц, взносы которых рассчитывают представители МСП из приоритетных отраслей. С 1-го квартала 2026 года новый код надо указывать для взносов, которые начислили с части ежемесячных выплат, превышающих 1,5 МРОТ.

В приказах Федеральной налоговой службы приведено точное название отчетности в ИФНС по НДФЛ и страховым взносам: по подоходному налогу сдают расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (6-НДФЛ, КНД 1151100), а по страховым взносам — расчет по страховым взносам (КНД 1151111) и персонифицированные сведения о физлицах (КНД 1151162).

Сдать квартальный РСВ необходимо до 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом:

• 2025 г. — 26.01.2026 (25.01.2026 выпадает на воскресенье);
• I квартал 2026 г. — 27.04.2026 (25.04.2026 выпадает на субботу);
• полугодие 2026 г. — 27.07.2026 (25.07.2026 выпадает на субботу);
• 9 месяцев 2026 г. — 26.10.2026 (25.10.2026 выпадает на воскресенье);
• 2026 г. — 25.01.2027.

Электронный формат зарплатной отчетности предусмотрен для страхователей, среднесписочная численность работников у которых 10 и более. Остальные вправе отчитываться как на бумаге, так и в электронном виде.

Напоминаем, что сведения о численности работников теперь включены в РСВ.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Забывчивым бухгалтерам, пропустившим сроки сдачи отчетов, грозит минимальный штраф — 1000 рублей за каждый полный и неполный месяцы просрочки. Либо 5 % от суммы страховых взносов к уплате за отчетный период, за каждый месяц, но не более 30 %.

Персонифицированные сведения о физлицах

Бланк ежемесячного отчета в ИФНС закреплен в приложении № 2 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022. Форма КНД 1151162 фактически заменила отмененную СЗВ-М. В ежемесячном отчете отражают персональные сведения о застрахованных лицах и информацию о их доходах.

Отчитывайтесь до 25-го числа месяца, следующего за отчетным. За последний месяц в квартале подавать персональные сведения не надо, поскольку вся необходимая информация есть в квартальном РСВ. В таблице показаны сроки отчета по заработной плате в 2026 году с учетом переносов из-за праздников и выходных:

Если в организации работают до 10 застрахованных лиц, то страхователь вправе выбрать формат отчетности — электронный или на бумаге. Если у страхователя числится более 10 человек, то он сможет отчитаться только в электронной форме.

Какие отчеты по зарплате сдавать в СФР

В Социальный фонд России придется подать информацию о трудовой деятельности, страховом стаже и исчисленных взносах на травматизм. Всю информацию отправляем в составе отчета ЕФС-1.

Сведения о трудовой деятельности

Информацию подают в разделе 1.1 отчета ЕФС-1. По сути, это и есть электронная трудовая книжка. Отчитываются не все страхователи, а только те, в штате которых произошли кадровые изменения:

• заключение нового трудового договора или договора ГПХ;
• расторжение трудового договора, договора ГПХ;
• приостановление, возобновление трудового договора с мобилизованным сотрудником;
• присвоение квалификации, перевод на другую работу, иное изменение по кадрам, требующее отражения в трудовой книжке;
• подача сотрудником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

В случае перевода на другую постоянную работу, подачи сотрудником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности подайте сведения для формирования электронных трудовых книжек до 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Если сотрудника уволили или приняли на работу, заключили или расторгли договор ГПХ, приостановили или возобновили договор с мобилизованным, то отчитайтесь не позднее следующего рабочего дня после кадрового мероприятия.

Сведения о страховом стаже

Чтобы отправить информацию о стаже, страхователи заполняют подраздел 1.2 отчета ЕФС-1 и обязательно прикладывают к нему заполненный подраздел 2 раздела 1.

Отправляйте сведения ежегодно, до 25 января года, следующего за отчетным. Если дата сдачи выпадает на праздники или выходные, то отчетность подают в первый рабочий день. За 2025 год надо отчитаться до 26.01.2026 (25.01 выпадает на воскресенье).

Ответственность за несдачу сведений по застрахованным лицам — по 500 рублей за каждого работника. Штраф должностным лицам аналогичен — от 300 до 500 рублей (ст. 15.33 КоАП РФ).

Сведения о взносах на травматизм

Информацию подают по форме из раздела 2 отчета ЕФС-1.

Читайте: как заполнить ЕФС-1 по взносам на травматизм

Специалисты по зарплате разъясняют, кто подает данные в ФСС о среднемесячной зарплате за 2 года, — такие сведения не сдавали в Соцстрах и не предоставляют в СФР. Раньше справку о средней зарплате № 182н выдавали работнику в день прекращения работы. Но с 01.01.2023 эту обязанность отменили. Сведения о выплатах работника у предыдущего работодателя теперь сообщает СФР (ст. 9 237-ФЗ от 14.07.2022, ст. 14.1 255-ФЗ от 29.12.2006). Для этого используется форма СТД-СФР (Приказ Минтруда № 713н от 10.11.2022).

В таблице мы представили сроки сдачи раздела 2 ЕФС-1:

Штрафы: 5 % от суммы страхового обеспечения к уплате за каждый полный или неполный месяц просрочки. Не более 30 %, но и не менее 1000 рублей. Должностным лицам грозит штраф по ст. 15.33 КоАП РФ — от 300 до 500 рублей.

Какие отчеты по зарплате сдавать в Росстат

Помимо ФНС и СФР, отчетность по труду предоставляется в Росстат. Причем за срыв сроков предоставления статистической информации предусмотрены крупные штрафы.

П-4 (НЗ)

Работодатели сдают квартальные отчеты по труду и заработной плате в Росстат по форме П-4 (НЗ):

• IV квартал 2025 г. — 12.01.2026;
• I квартал 2026 г. — с 01.04.2026 по 08.04.2026;
• II квартал 2026 г. — с 01.07.2026 по 08.07.2026;
• III квартал 2026 г. — с 01.10.2026 по 08.10.2026;
• IV квартал 2026 г. — с 09.01.2027 по 11.01.2027.

За IV квартал 2025 г. отчитываемся на бланке из Приказа Росстата № 338 от 31.07.2024 и используем Указания по заполнению из Приказа Росстата № 394 от 04.09.2024. А с отчета за I квартал 2026 г. действует новая форма и указания по заполнению П-4 (НЗ) из Приказа Росстата № 348 от 22.07.2025.

П-4 (с численностью 15 человек и менее)

Ежеквартально, до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. В 2026 году сроки таковы:

• IV квартал 2025 г. — с 12.01.2026 по 15.01.2026;
• I квартал 2026 г. — с 01.04.2026 по 15.04.2026;
• II квартал 2026 г. — с 01.07.2026 по 15.07.2026;
• III квартал 2026 г. — с 01.10.2026 по 15.10.2026;
• IV квартал 2026 г. — с 08.01.2027 по 15.01.2027.

Форма П-4 утверждена Приказом № 338 от 31.07.2024. Указания по заполнению формы П-4 за IV квартал 2025 г. приведены в Приказе № 647 от 16.12.2024. А с 01.02.2026 действуют новые Указания по заполнению П-4 из Приказа Росстата № 638 от 17.11.2025.

П-4 (с численностью 16 человек и более)

Ежемесячно. Отчитывайтесь с 1-го рабочего дня по 15-е число после отчетного периода.

Подробнее: какие отчеты нужно сдавать в статистику

Отчеты по зарплате: ответы на частые вопросы