Как организовать расчеты с подотчетными лицами

Порядок работы с подотчетными лицами

На законодательном уровне расчеты с подотчетными лицами регламентированы нормативными актами:

1. Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014 о порядке ведения кассовых операций.
2. Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000, которым утвержден план счетов для организаций и ИП.
3. Приказ Минфина № 157н от 01.12.2010, которым утвержден план счетов для бюджетников.

В организациях положение о работе с подотчетными лицами прописывается во внутренних документах: учетная политика, утвержденная на финансовый год, и локальные акты организации (приказы и распоряжения руководителя) о сроках выдачи денег под отчет, о сроках предоставления отчетности и пр.

Подотчетные лица — это работники, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах компании (п. 6.3 указания № 3210-У).

Подотчетными лицами могут быть любые сотрудники компании, в том числе:

• директор (руководитель);
• работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использование денежных средств в качестве средства платежа;
• работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в указании № 3210-У.

Основанием для выдачи денежных средств под отчет являются приказ руководителя на выдачу денежных средств или заявление подотчетного лица за подписью руководителя.

Руководителем устанавливаются не только срок и максимальный размер подотчетных сумм, но и перечень лиц, которым разрешено выдавать средства.

Вам будет интересно узнать: какую максимальную сумму можно взять под отчет

Средства выдаются на определенные цели — например, на хозяйственные нужды компании, командировочные расходы или представительские расходы. Сроки выдачи подотчетных суммы зависят от цели выдачи. Разрешено заранее установить специальные сроки для различных целей, закрепив их в локальном нормативном акте (например, в инструкции по порядку расчетов с подотчетными лицами).

По истечении срока сотрудник обязан отчитаться: предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы, а при необходимости вернуть остаток неизрасходованных сумм в кассу в установленный срок (п. 6.3 указания № 3210-У).

Подробнее: как выдать деньги под отчет

Вот пример, как прописать порядок выдачи денежных средств под отчет и их возврата в положении о расчетах с подотчетными лицами:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Подробнее: как составить положение о подотчетных лицах

Бухгалтерские проводки по расчетам с подотчетными лицами оформляются с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача денежных средств отражается по дебету, а поступление неизрасходованных остатков и списание сумм, по которым предоставлен отчет, — по кредиту.

Например, Дт 71 Кт 50 (51) — отражена выдача денежных средств из кассы (перечисление денежных средств на банковскую карту работника) под отчет.

На дату утверждения авансового отчета делается запись: Дт 60 Кт 71 — отражена оплата, произведенная подотчетным лицом за товары, работы, услуги.

Авансовый отчет работнику необходимо сдать в срок, не превышающий 3 рабочих дней по возвращении из командировки (п. 6.3 указания № 3210-У, п. 26 Положения о служебных командировках, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Рекомендованная форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001, но организация имеет возможность утвердить форму документа самостоятельно.

Заполняются авансовые отчеты в 2024 году в 1C в применяемой организацией конфигурации или в другой бухгалтерской программе. Изначальные сведения вводит работник, после отчет проверяет ответственный бухгалтер, затем главбух, а затем его утверждает руководитель. Только после этого производятся окончательные подсчеты.

Может пригодиться: как возмещать расходы по авансовому отчету

Особенности учета в бюджетных организациях

Учет расчетов с подотчетниками осуществляется в разрезе каждого лица. Отражение ведется на счете 208 в бюджетном учете в 2024 году, это прописано в плане счетов бюджетных учреждений, утвержденном Приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н.

Если работники учреждения совершали платежи без предварительного получения денег под отчет, то такие операции должны учитываться по выбору бухгалтера или на счете 0 208 00 000, или на счете 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам» на основании порядка, утвержденного в учетной политике учреждения (Письмо Минфина РФ от 30.09.2011 № 02-06-05/4406).

Бухгалтерские проводки по расчетам с подотчетниками в бюджетных организациях:

• Дт 0 208 00 560 Кт 0 201 34 610 — проводка, если выданы деньги из кассы в подотчет в бюджетной организации на соответствующие нужды;
• Дт 0 105 00 000, 0 302 00 000, 0 106 00 000, Кт 0 208 00 660 — приняты расходы подотчетного лица на соответствующие счета бухучета на основании авансового отчета и подтверждающих документов;
• Дт 0 201 34 510, Кт 0 208 00 660 — возвращен неиспользованный остаток.

Законодатель не запрещает выдавать деньги из кассы в бюджетной организации при условии оформления соответствующего приказа руководителя или заявления подотчетного лица. В бухучете проводят покупки товаров в бюджете по авансовому расчету, утвержденному специально для бюджетников (ОКУД 0310002), форма утверждена Приказом Минфина № 52н от 30.03.2015. Учреждение вправе использовать собственный бланк на основании закона № 402-ФЗ.

По опыту работы консультантом по бухгалтерскому и налоговому учету могу сказать, что самые частые вопросы бухгалтеров при расчетах с подотчётными лицами — это вопрос о необходимости применения ККТ и вопрос о необходимости соблюдения лимита расчетов наличными. При выдаче и возврате подотчетных денег ККТ не применяют, и это прописано в Письме Минфина № 03-01-15/70143 от 01.10.2018.

Что касается лимита расчетов наличными, то на выдачу под отчет это не распространяется, но подотчетному лицу необходимо соблюдать это ограничение при расчетах с организациями и ИП.

По теме: возврат подотчетной суммы

Особенности бухучета подотчетных сумм для НКО

НКО наравне с прочими организациями вправе выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, установленные руководством организаций, а на расходы, связанные со служебными командировками, — в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Порядок формирования авансового отчета в НКО аналогичен порядку в коммерческих компаниях. Исключение составляют случаи, когда деньги выдаются не под отчет, а с целью осуществления операций в рамках основной деятельности.

В некоммерческих организациях для учета применяется счет 71 для расчетов с подотчетными лицами, а взаиморасчеты производятся в разрезе каждого лица. На основании сданного отчета бухгалтер НКО осуществляет проводки по расчетам с подотчетниками:

• дебет 20, 25, 26, 44 (счета затрат), кредит 71 — расходы учтены на соответствующих счетах бухучета;
• дебет 19 «НДС», кредит 71 — выделенный налог на добавленную стоимость отнесен на правильный счет учета;
• дебет 50 «Касса», кредит 71 — возврат неизрасходованного остатка в кассу учреждения.

Подробнее: как вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Налоговый учет подотчетных сумм

В первую очередь определите, на что потрачены деньги. Если на хозяйственные нужды фирмы (приобретение МЗ, ОС, ГСМ) или оплату командировочных расходов (суточные, проезд, проживание), то такие затраты принимаются к расчету налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме. Исключение: траты на питание сотрудников в служебных поездках.

Представительские расходы разрешено отнести на затраты. По статье 264 НК РФ к таковым затратам относят: расходы на организацию официальных мероприятий, услуги переводчика, буфетное обслуживание. Прочие траты принимать в расчеты базы не следует.

Как провести инвентаризацию расчетов с подотчетниками

Контроль за правильностью и своевременностью проведения подотчетных операций проводится систематически. При проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами создается специальная комиссия, которая обязана проверить:

1. Соответствуют ли данные первичной документации данным бухгалтерского учета.
2. Использование средств строго по целевому назначению.
3. Наличие всех подтверждающих документов (квитанций, чеков, выписок, товарных накладных) для списания затрат.
4. Ревизия задолженностей по невозвращенным авансам.
5. Наличие локальных актов учреждения, регламентирующих расчеты с подотчетниками.

На проведение инвентаризации издается соответствующее распоряжение руководителя, в котором указываются сроки проведения, состав комиссии и прочая информация. По результатам проведенной проверки составляют акт, в котором указываются выявленные нарушения.

Еще по теме: отчет о расходах подотчетного лица по форме 0504520

Часто задаваемые вопросы по теме «Организация расчетов с подотчетными лицами»