Программа для подготовки документов для иностранных работников «Оптим-Мигрант»: подробный обзор от ppt.ru

Работа с иностранцами в организации сопряжена с большим количеством документов, в том числе отчетных, которые необходимо представлять в контролирующие органы. Среди них:

• уведомления о прибытии и выбытии иностранцев;
• уведомления о приеме и увольнении мигрантов;
• уведомления об осуществлении трудовой деятельности по патенту. Конечно, его заполняет и предоставляет сам иностранец, но нередко просит помощи у кадровиков.

Отдельного внимания заслуживают трудовые договоры с мигрантами. Да, ТД необходим каждому работнику. Но договоры, заключаемые иностранными работниками, несколько отличаются по структуре и содержанию. В частности, в них отражают дополнительные данные, такие, как:

• информация о разрешении на работу или патенте;
• особенности условий работы для иностранного гражданина.

Это обуславливает необходимость более тщательного подхода к подготовке таких документов, чтобы они соответствовали требованиям законодательства. Использовать тот же шаблон, что и для российских работников, не всегда целесообразно.

Если организация работает с небольшим числом иностранных работников (1–5 человек), то подготовка всех необходимых документов вручную не слишком обременяет, и время на нее тратится не так много. Однако, когда количество мигрантов в компании возрастает, объём работы существенно увеличивается, и без специализированных программных решений обойтись сложно, хотя и реально.

Я долгое время успешно использовала программы «Лайтик ФМС» и «Лайтик Гастрабайтер» для автоматизации процессов миграционного учёта. Но мне всегда хотелось объединить функциональные возможности этих программ в одном решении, где удобно собирать и оформлять все необходимые документы для работы с иностранными сотрудниками.

Меня и других специалистов, высказывающих подобные мнения, услышал производитель. Корс-Софт выпустил программу «Оптим-Мигрант», объединившую в себе функционал «ФМС» и «Гастрабайтера», что сделало работу с документами значительно эффективнее.

Преимущества использования программы «Оптим-Мигрант»

Конечно, госуслуги значительно облегчили нам, миграционным специалистам, жизнь, но все-таки работают они не очень стабильно. А некоторые уведомления подать через них и вовсе нельзя. Хотя ручная работа с ними занимает массу времени, и велика вероятность ошибки. Вот тут поможет «Оптим-Мигрант». С ее помощью оптимизируются подготовка документов для иностранцев, заполнение уведомлений, учет мигрантов в организации. Подобные решения есть и в 1С, но они требовательны к ресурсам компьютера, наличию базовой версии «эски» (ЗУП, УПП и пр.), навыкам персонала. В итоге дороговизна и сложность внедрения таких решений превышают эффект от их внедрения, что нерационально.

Главные плюсы программы «Оптим-Мигрант»

Минимальные системные требования. Необходим только пакет Microsoft Office;

Интуитивно понятный интерфейс. Он хотя и посложнее «Лайтика», но осваивается довольно быстро даже специалистами начального уровня;

Возможность подготовки как унифицированных форм (например, уведомления), так и произвольных документов для миграционного учёта и кадрового делопроизводства (КДП);

Использование шаблонов. Есть предустановленные, есть и создаваемые пользователем;

Наличие пользовательских справочников (сотрудников, профессий и пр.);

Возможность подставлять реквизиты организации в документ на этапе его создания. Так удобнее готовить бумаги по миграционному учету для разных организаций;

Своевременные обновления;

Низкая цена.

Функциональные возможности программы «Оптим-Мигрант»

Справочники

Прежде чем начать работу с документами в программе, необходимо заполнить справочники. Впоследствии данные в них редактируются и дополняются в процессе работы. В «Оптим-Мигрант» предусмотрено несколько справочников, каждый из которых играет важную роль в автоматизации работы с мигрантами.

Справочников в «Оптим-Мигрант» несколько:

• «Сотрудники»: этот справочник содержит информацию о сотрудниках, работающих в программе. Здесь предусмотрено разграничение ролей пользователей;
• «Иностранцы»: в справочник вносятся данные о мигрантах и других иностранных гражданах, принимаемых на работу;
• «Страны»: этот справочник содержит список стран, из которых прибыли иностранцы;
• «Профессии»: в справочнике профессий перечисляются должности и специальности, которые используются при оформлении документов для мигрантов;
• «Печатные формы»: здесь хранятся шаблоны документов, создаваемых пользователем. Это унифицированные формы (например, уведомление о выплате заработной платы ВКС) и произвольные (например, трудовой договор).

Покажу пример внесения записи в справочник «Сотрудники»:

И «Иностранцы»:

Внесение записи в справочник сотрудников и иностранцев выглядит достаточно просто: вы заполняете необходимые данные, и они автоматически подставляются в нужные места в документах.

С остальными справочниками все еще проще: они формируются в виде списков. Одна запись — одно слово.

Особого внимания заслуживает справочник печатных форм.

Текст формы готовится в Ворде с использованием списка полей, которые предлагаются производителем и которые потом становятся заполняемыми.

Они ставятся в документ там, где предполагаются личные данные и другая меняющаяся информация (даты, профессии, должности, оклады и пр.).

Вот так выглядит готовый файл:

Подготовленный файл подгружается в справочник печатных форм.

Шаблоны

Теперь поговорим о заполнении шаблонов в меню «Основное-Шаблоны». Они нужны, чтобы не вводить каждый раз при подготовке документов повторяющиеся данные, такие, как реквизиты организации.

Кликом по кнопке «Добавить» создадим новый шаблон.

Вначале необходимо выбрать тип документа, для которого он создается. Наиболее частые типы уведомлений перечислены. От типа документа зависит набор заполняемых полей шаблона.

Вот пример.

Создадим шаблон заполнения данных принимающей стороны (организации — ООО «Ppt») для уведомления о прибытии:

Создание документов

После заполнения справочников оформление документа сводится к нескольким кликам. Покажу на примере уведомления о прибытии.

Кликаем на вкладку документы и выбираем «Добавить»:

Выбираем тип документа:

Выбираем иностранца:

Выбираем шаблон или заполняем данные уведомления о постановке на миграционный учет вручную:

Документ готов. Кликом по кнопке «Печать» открываем его в Ворде, откуда посылаем на принтер.

Попробуем создать универсальный документ — уведомление об окончании патента:

Выбираем иностранца:

Выбираем печатную форму:

Вот так выглядит готовое уведомление об окончании патента, созданное из печатной формы:

Другие возможности

Настройка вида окна. В «Оптим-Мигрант» реализована удобная функция настройки колонок в таблицах документов, иностранцев и пр. Для настройки заходим в меню «Настройка» (пиктограмма шестеренка) в окне документов (сотрудников, иностранцев) и выбираем нужные колонки.

Также доступна:

• печать реестра документов;
• фильтрация по нескольким параметрам;
• отображение документов за определенный период (необходимо кликнуть на пиктограмму календаря и выбрать период).

Настройка «Оптим-Мигрант» происходит из меню «Администратор». Доступны опции:

• выбор окна, выводимого при запуске программы;
• выбор периода, за который выводятся документы в окно документов;
• печати. Предусмотрен выбор действия при нажатии на кнопку печать:
  • печать документа (вывод непосредственно на принтер);
  • открытие в Ворде для последующей печати,
• настройка фона и инструментальной линейки главного окна;
• работа с базой данных (архивация, импорт, экспорт). Это важно при обновлении программы.

Интересной выглядит возможность присваивать документам и иностранцам различные типы как в момент создания, так и в дальнейшем. Это своего рода цветовая маркировка в зависимости от статуса. Доступны варианты:

• для документов:
  • стандарт;
  • закрыт;
  • с вопросами;
  • отложенные;
  • срочные,
• для иностранцев:
  • стандарт;
  • отказники.

Доступны изменение цвета маркировки и добавление пользовательских типов из меню «Администратор».

Сравнение версий в виде таблицы

«Оптим-Мигрант» — очень молодая программа и постоянно дополняется путем выпуска новых версий. Рекомендую следить за обновлениями на сайте производителя.
На сегодня она доступна в двух вариантах: демо и коммерческом.

Чего не хватает в «Оптим-Мигрант»? Что бы хотелось добавить?

Так как программа «Оптим-Мигрант» вышла менее года назад, местами она еще сыровата. Среди недостатков я отметила:

• неполную инструкцию. О том, что она дорабатывается, заявляет и производитель;
• неудобное обновление. Просто обновить «Оптим-Мигрант» на лету не получится, необходимо несколько действий:
  • заархивировать и экспортировать базу;
  • удалить старую версию программы;
  • поставить более новую;
  • импортировать базу,
• нет выгрузки в 1С и облачные сервисы, операторы ЭДО;
• одна база для всех организаций. Отчасти проблему решают фильтры, но все равно, на мой взгляд, не очень удобно.

Как начать пользоваться программой «Оптим-Мигрант»

Для покупки необходимо зайти на страницу программы на сайте производителя и сформировать платежные документы. После оплаты на вашу электронную почту придет уникальный код. Он понадобится для регистрации.

При запуске «Оптим-Мигрант» необходимо либо зарегистрироваться, либо выбрать работу в деморежиме. По длительности деморежим неограничен. Но есть ограничения по числу создаваемых документов и надпись «Демо» при печати.

Для регистрации необходимо ввести полученный при оплате код и нажать клавишу «Регистрация».

Тарифы и версии «Оптим-Мигрант»

Сейчас существует несколько вариантов покупки «Оптим-Мигрант»:

Часто задаваемые вопросы о программе «Оптим-Мигрант»