Как оформить акт приема-передачи топливных карт
Акт передачи топливных карт — это внутренний документ компании, который помогает контролировать приобретение и расход ГСМ как самим предприятием, так и водителями, использующими этот платежный инструмент.
В чем преимущество смарт-карт АЗС
Использование топливных смарт-карт при покупке топлива очень удобно для организации. Это позволяет избежать выдачи подотчетных сумм водителям. Компания может быть уверена в том, что заправляется автомобиль только на определенных станциях и только качественным бензином. Кроме того, многие сети АЗС, предоставляя организациям такой сервис, дают клиентам и доступ к личному кабинету для получения оперативной информации в электронном виде, что упрощает контроль и учет. Если организовать правильный документооборот и использовать образец акта передачи топливных карт водителю, будет удобно контролировать количество израсходованных ответственным сотрудником ГСМ.
Топливные карты могут быть денежными и литровыми. Литровые носители предусматривают, что по ним можно приобрести определенное количество бензина. На денежные зачисляется определенная сумма, которую можно использовать для покупки топлива. Большее распространение получили именно денежные смарт-карты сетей АЗС. Для контроля использования этих электронных носителей необходимо организовать правильный учет. А при их выдаче оформлять передаточный документ, используя образец акта передачи топливных карт сотрудникам.
Составляем акты приемки-передачи
Правила оформления документов при обороте электронных платежных средств АЗС организация вправе установить сама. Этот порядок необходимо отразить в ЛНА и утвердить у руководителя.
Приемка и передача «пластика» может проходить на двух уровнях:
- От поставщика ГСМ — предприятию (подтверждение приема-передачи является приложением к договору поставки).
- От предприятия — работнику (например, водителю).
И в том, и в другом случае оформляется передаточный документ.
Образец акта приема-передачи топливных карт от поставщика
Образец акта приема передачи топливной карты сотруднику
Чтобы документ был юридически значимым, в документе необходимо прописать:
- наименование организации;
- наименование документа, его номер и дату;
- Ф.И.О. и должность сотрудника — получателя смарт-карты АЗС;
- данные транспортного средства, для заправки которого будет использоваться карточка;
- наименование и номер выдаваемого электронного носителя;
- подписи и Ф.И.О. лица, которое выдало электронный носитель, и получателя.
Документ целесообразно составлять в двух экземплярах. Один из них остается в организации, а второй выдается материально ответственному лицу.
Акты при прекращении использования карт
Если сотрудник более не будет использовать карточку, он должен вернуть его организации. Для этого необходимо оформить акт возврата топливных карт. Специальную форму можно не разрабатывать, а использовать уже созданную. Нужно только поменять местами получателя и отдающего электронный носитель.
Если организация решает больше не использовать карточки: поменялись условия работы, или носители пришли в негодность, или принято решение расторгнуть договор с поставщиком — составляется новый передаточный документ.
Образец акта возврата карт поставщику
Бухгалтерский учет смарт-носителей
Электронные носители могут передаваться сетью АЗС:
- бесплатно;
- с платой за выпуск;
- с возвратом после окончания срока договора.
В зависимости от этого строится бухгалтерский учет данного платежного средства.
Так как смарт-карты для приобретения ГСМ являются платежным средством, важно обеспечить их сохранность и контроль их использования. Для учета можно использовать забалансовый счет, открытый организацией самостоятельно для их учета. Так как утвержденный Приказом Минфина № 94н План счетов не содержит отдельного забалансового счета для этих целей, организация может открыть дополнительный забалансовый счет, присвоив ему, например, номер 012. Это решение необходимо утвердить в учетной политике компании.
Вам будет интересно: штраф за отсутствие карты предприятия для тахографа