Обособленное подразделение юридического лица: отчетность и налогообложение

Что собой представляет обособленное подразделение

Специалисты контролирующих ведомств разъясняют все про обособленное подразделение: что это — помещение или другой объект по адресу, который отличается от адреса организации в ЕГРЮЛ. Еще одно важное условие для ОП — в нем создано хотя бы одно рабочее место на срок больше месяца (письма Минфина № 03-02-07/1/41780 от 31.05.2019, № 03-03-06/1/56159 от 26.07.2019).

Право открытия ОП есть у всех российских предприятий. Законодательство регламентирует признаки и все аспекты их деятельности. Разберем подробно правовые нормы, регулирующие деятельность отдельных структурных единиц компаний.

Одно из определений, что значит обособленное подразделение компании, дается в статье 55 Гражданского кодекса РФ — это представительство или филиал, которые находятся вне места расположения главного офиса, представляющего и защищающего интересы юридического лица. Но в Налоговом кодексе понятие ОП раскрывается шире — это любое территориально обособленное подразделение компании, в котором оборудованы стационарные рабочие места (ст. 11 НК РФ).

В чем специфика филиала и представительства

Из определений, данных в Гражданском и Налоговом кодексах, в ст. 5 Федерального закона № 14-ФЗ от 08.02.1998, следует, что существуют виды обособленных подразделений юридического лица — филиалы, представительства, другие объекты. Они обладают следующими признаками:

• являются территориально обособленными от юридического лица;
• имеют оборудованные рабочие места;
• факт создания филиала или представительства предприятие должно указывать в учредительных и других документах;
• действие руководства ОП осуществляется на основании доверенности от имени организации.

И хотя или филиал, или представительство — это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее отдельные функции, между ними есть отличия. Главное — в разных функциях:

• представительство (п. 1 ст. 55 ГК РФ) представляет интересы юридического лица;
• филиал (п. 2 ст. 55 ГК РФ) не только представляет интересы, но и осуществляет функции головной организации — полностью или частично.

НК РФ указывает только на обособленность и наличие стационарных рабочих мест, как признак обособленности, без перечисления конкретных форм. В налоговом законодательстве не указано, чем отличается филиал от обособленного подразделения юридического лица, и никаких нюансов по их отчетам не предусмотрено.

Но сведения о создании нового филиала или представительства вносят в учредительные документы. Информацию необходимо сообщить ИФНС для включения в ЕГРЮЛ. Условие территориальной обособленности соблюдено, если подразделение компании географически находится отдельно от главного офиса и они подконтрольны разным налоговым инспекциям. Таким образом, ОП необязательно располагается в другом городе — это просто обособленный адрес фирмы на другой территории.

Как открыть обособленное подразделение

Поскольку обособленное подразделение организации — это новая структурная единица, то необходимо решение участников и внесение изменений в ЕГРЮЛ. Но это касается только филиалов и представительств. Другие ОП компания сможет открыть по приказу руководителя (ст. 5 129-ФЗ от 08.08.2001).

Вот общая инструкция, как открыть обособку:

1. Принять решение или издать приказ о создании ОП. И хотя обязанность принимать решение о создании обособки законом не установлена и такое решение не надо подавать в налоговую инспекцию при постановке на учет, рекомендуем его принять (п. 2.1 письма ФНС № МН-37-6/10623@ от 03.09.2010). Решение позволит контролировать работу по созданию ОП и определить дату его создания. Кроме того, так вы сможете отсчитать срок постановки обособки на учет — момент создания ОП законом не регулируется.
2. Заполнить сообщение о создании ОП. Сообщение подают в налоговую по форме С-09-3-1 (Приказ ФНС № ЕД-7-14/632@ от 04.09.2020). Необходимо заполнить стр. 1 о юрлице и стр. 2 о территориально обособленном структурном подразделении юридического лица — это обязательные требования. Если создаете несколько обособок, на каждое из них заполните отдельную страницу формы С-09-3-1.
3. Внести изменения в устав. Учредительные документы меняют, подавая заявление по форме Р13014 (Приказ ФНС № ЕД-7-14/617@ от 31.08.2020). Изменить устав надо, если открываете филиал или представительство. Для остальных ОП достаточно приказа.
4. Зарегистрировать ОП. По правилам, его регистрируют на основании сообщения С-09-3-1. Форму подают в инспекцию по месту учета юрлица (пп. 3 п. 2 ст. 23, п. 4 ст. 83 НК РФ, п. 5 порядка из Приказа Минфина № 329н от 29.12.2020). К сообщению прикладывают только доверенность — если в ИФНС обращается представитель организации (п. 3 ст. 29 НК РФ).
5. Получить документы о постановке на учет ОП. Уведомление о постановке обособки на учет инспекция выдаст в течение 5 рабочих дней (п. 6 ст. 6.1, п. 2 ст. 84 НК РФ). В уведомлении отражают КПП, который присвоили ОП. Этот код надо использовать при заполнении документов, в том числе и счетов-фактур (письмо ФНС № СД-4-3/21730@ от 16.11.2016). Отказать в постановке обособки на учет налоговики не вправе — в НК РФ нет оснований для отказа.
6. Зарегистрировать обособку в ПФР и ФСС. Но только если у ОП есть отдельный счет в банке и планируется начисление выплат работникам.

Подробнее:

• как открыть обособленное подразделение;
• как узнать КПП обособленного подразделения.

Надо ли регистрировать ОП

Если создаете ОП, подайте сообщение С-09-3-1 в ИФНС в течение месяца со дня его создания. Каждое обособленное подразделение ставится на учет в налоговой по месту его нахождения. Если их несколько и они созданы на территории одного муниципального образования, то организация вправе выбрать одно ОП для постановки на учет на свое усмотрение.

Если в обособке планируются начисления и выплаты работникам с собственного банковского счета, зарегистрируйте его в ПФР — подайте сообщение по форме КНД 1112536 (Приказ ФНС № ЕД-7-14/632@ от 04.09.2020). После обработки формы фонд сам поставит ОП на учет (ст. 23 НК РФ, ст. 11 167-ФЗ от 15.12.2001).

В Соцстрахе тоже регистрируют только ОП с отдельным банковским счетом, если там начисляют выплаты физлицам. Зарегистрировать обособку необходимо в течение 30 дней после создания — подать заявление в фонд по месту регистрации (Приказ ФСС № 217 от 22.04.2019). Вместе с заявлением необходимо предоставить справку из банка об открытии счета и документ о зарплатных полномочиях ОП. Таким документом является копия положения об ОП или приказ руководителя (порядок из Приказа Минтруда № 202н от 29.04.2016).

Если меняется адрес филиала или представительства, необходимо внести изменения в ЕГРЮЛ. Налоговики сами поставят такую обособку на учет по новому адресу. А при изменении адреса у других ОП надо подать сообщение С-09-3-1 в ИФНС головной организации в течение 3 рабочих дней. Если ставили обособку на учет в социальном фонде, подайте в Соцстрах заявление о регистрации по новому адресу в течение 15 рабочих дней.

Как штрафуют, если не зарегистрировать ОП

За уклонение от постановки на учет предусмотрены штрафные санкции. Например, за нарушение срока постановки грозит штраф 200 рублей (ст. 126 НК РФ). За ведение деятельности без постановки на учет предусмотрено более суровое наказание — 10% от суммы доходов, но не менее 40 000 рублей (п. 2 ст. 116 НК РФ).

Если не вовремя подали сведения о создании ОП, организацию оштрафуют на 100-300 рублей, а должностное лицо — на 300-500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ). А если нарушить сроки подачи заявления на регистрацию в Соцстрахе, придется заплатить (ст. 26.28 125-ФЗ от 24.07.1998):

• если просрочили не больше 90 дней (включительно) — 5000 рублей;
• если просрочили больше 90 дней — 10 000 рублей.

За несданную отчетность по незарегистрированной обособке тоже штрафуют. Налоговые штрафы такие — 5% от не уплаченной суммы по декларации или расчету, но не меньше 1000 рублей и не больше 30% (п. 1 ст. 119 НК РФ).

Подробнее о штрафах за обособленные подразделения

Обособленное подразделение при УСН

Упрощенцы часто отказываются от обособок, поскольку их пугает возможность утраты УСН. По нормам пп. 1 п. 3 статьи 346.12 НК РФ, не вправе применять УСН организации с филиалами. До 1 января 2016 года пп. 1 п. 3 ст. 346.12 НК РФ запрещал применение УСН для представительств. В настоящее время такое ограничение снято, и юрлица с представительствами вправе применять эту систему налогообложения.

Организация на УСН при создании обособленного подразделения (кроме филиала) обязана встать на учет в налоговый орган по месту нахождения этого территориального отделения (п. 1 ст. 83 НК РФ). Для этого необходимо направить в налоговый орган сообщение С-09-3-1 в течение одного месяца со дня создания ОП. После того как представительство поставят на учет, налог обособленного подразделения на УСН включается в общий налог юрлица.

Как отчитываются ОП

Юридические лица на УСН с обособками исчисляют налоговую базу и сумму налога по организации с учетом всех доходов и расходов. Но уплата налога производится в налоговом органе по месту нахождения главного офиса вне зависимости от того, где находится подразделение.

При открытии представительства компания на УСН становится налоговым агентом по НДФЛ не только в своем основном офисе, но и в подразделении. Отчетность и уплата подоходного налога производятся по месту регистрации ОП. Если организация имеет несколько ОП, то отчетность и налоги обособленного подразделения юридического лица без открытия расчетного счета и сотрудников должны производиться по месту регистрации каждого из них, поскольку глава 23 НК РФ не дает права налоговым агентам самостоятельно выбирать подразделение для исчисления и уплаты налогов (письмо Минфина № 03-04-06/77778 от 23.12.2016).

Обособки платят налоги и сдают отчетность по месту своего нахождения.

Чтобы налоговики знали о решении головной организации и не подозревали в уклонении от уплаты налогов, юридическое лицо уведомляет каждую из ИФНС, где числятся ОП, о том, в какую инспекцию будут передавать данные в следующем году. Менять ИФНС разрешено раз в год, уведомляя о принятых решениях до 1 января следующего года.

Если в течение календарного года юрлицо откроет еще одно ОП, то уплачивать и отчитываться по НДФЛ обособка сможет либо в выбранную головным офисом ИФНС, либо в инспекцию по месту своего нахождения.

Подробнее: какую отчетность сдает обособленное подразделение

Доля прибыли обособленного подразделения юрлица

Уплата налогов и авансовых платежей производится, исходя из доли прибыли. Для ее расчета за основу принимается один из двух показателей:

• среднесписочная численность работников ОП (СЧОП);
• расходы на оплату труда работников ОП (ОТОП).

Выбранный показатель отражают в учетной налоговой политике (ст. 288 НК РФ). Решение о внесении изменений в налоговую политику принимается с начала налогового года или с даты, когда нужно открывать обособленное подразделение по решению владельцев организации (ст. 313 НК РФ).

Расчет доли прибыли по ОП производится в соответствии с определенным алгоритмом:

Расчет удельного веса, выбранного показателя — СЧОП или ОТОП.

Удельный вес СЧОП = СЧОП / СЧОРГ × 100%.

Или

Удельный вес ОТОП = ОТОП / ОТОРГ × 100%,

где СЧОРГ и ОТОРГ — показатели по организации в целом.

Расчет удельного веса остаточной стоимости амортизируемого имущества ОП (ОСОП):

Удельный вес ОСОП = ОСОП / ОСОРГ × 100%,

где ОСОРГ — остаточная стоимость амортизируемого имущества организации.

Расчет доли прибыли ОП (ДПОП):

ДПОП = (удельный вес СЧОП + удельный вес ОСОП) / 2

или

ДПОП = (удельный вес ОТОП + удельный вес ОСОП) / 2.

Каким образом производится расчет доли прибыли по филиалу или представительству — пример желательно привести в налоговой политике или в иной документации организации.

Отметим, что при выборе показателя расходов на оплату труда для расчета доли прибыли необходимо учитывать расходы на зарплату сотрудников, не входящих в штат предприятия и работающих на основании гражданско-правовых договоров и договоров подряда.

Кто несет ответственность за работу ОП

Ответственность за деятельность филиалов и представительств несет организация, которая определила условия открытия обособленного подразделения юридического лица и уведомила о нем уполномоченные органы. В Гражданском кодексе не установлена отдельная ответственность для обособок.

Как закрыть ОП

Для закрытия филиала или представительства необходимо решение участников и внесение изменений в ЕГРЮЛ. Чтобы закрыть другие ОП, достаточно приказа руководителя организации (ст. 5 129-ФЗ).

Подробнее: как закрыть обособленное подразделение

Как снять с учета обособку

После принятия решения или издания приказа о закрытии ОП необходимо подать сообщение по форме С-09-3-2 в налоговую инспекцию (ст. 23 НК РФ). Сделайте это в течение 3 дней. Если регистрировались в ФСС, то подайте заявление о закрытии и в Соцстрах — до конца текущего отчетного периода. Вместе с заявлением передайте справку из банка о закрытии счета.

После снятия ОП с учета сдайте за него всю отчетность и перечислите все обязательные налоги и взносы по месту учета организации. Расчет 6-НДФЛ надо сдать за тот квартал, в котором закрытую обособку сняли с учета, — в обычный срок сдачи расчета. В поле «По месту нахождения (учета)» поставьте код 223, в поле «Форма реорганизации» — 9. В расчете необходимо показать только те доходы, с которых удержали налог до закрытия ОП.

Декларацию по налогу на прибыль по закрывшемуся подразделению (для компаний на ОСНО) надо заполнить и за период закрытия, и за следующие периоды до конца года. То есть если вы закрыли ОП в 1 квартале, отчитайтесь по прибыли и за 1 квартал, и за полугодие, 9 месяцев и год. Направить декларацию необходимо в инспекцию головной организации.