Как заполнить форму СЗВ-К: воспользуйтесь образцом

В Постановлении правления ПФ РФ № 243п от 31.10.2022 разъясняется все про СЗВ-К: что это и кто сдает, в каких случаях ее заполняют. Это одна из форм персонифицированного учета. В СЗВ-К отражают сведения о трудовом стаже застрахованного лица за периоды до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.

Так как форма относится к персотчетности, то предоставлять ее надо в отношении физлиц, с которыми заключены трудовые договоры и договоры ГПХ, по которым начисляются страховые взносы (п. 1 ст. 8 27-ФЗ от 01.04.1996).

В СФР определили, что отчет СЗВ-К — это форма о стаже застрахованных лиц. Но страхователи подают ее только в особых случаях:

• если из Социального фонда поступил запрос на предоставление сведений о стаже застрахованного лица. Сведения запрашивают, если в системе СФР отсутствует нужная информация за периоды до 01.01.2002;
• если страхователь ведет деятельность на территории Республики Крым или г. Севастополя. Необходимо отправить сведения о стаже работающих российских граждан, которые по состоянию на 18.03.2014 постоянно проживали в Крыму или Севастополе (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 6.1 208-ФЗ от 21.07.2014).

Для сведения: когда и как предоставлять персонифицированные сведения о физлицах

Где брать сведения для заполнения

По правилам, сведения о страховом стаже в СЗВ-К до регистрации в ОПС заполняются на основании трудовой книжки и других документов, например (п. 11 правил из ПП РФ № 1015 от 02.10.2014):

• трудовые договоры;
• трудовые книжки колхозников;
• справки, выдаваемые работодателями или соответствующими госорганами;
• выписки из приказов;
• лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты.

Как и когда отправить СЗВ-К

Заполненную форму о трудовом стаже подают в территориальный отдел СФР. Единых сроков сдачи не установлено. Срок, когда надо сдать СЗВ-К, сотрудник Социального фонда прописывает в запросе, и его необходимо соблюдать.

Учтите, что заполнить онлайн форму СЗВ-К не получится. Отчет направляют в электронном виде: формат для предоставления утвержден в ПП ПФР № 243п. Электронный отчет подписывают УКЭП работодателя и отправляют в территориальный Соцфонд по ТКС.

Но по правилам, если в прошлом отчетном периоде у страхователя работали не больше 10 человек, он вправе подать СЗВ-К в любом виде — и в бумажном, и в электронном. Если численность сотрудников в прошлом отчетном периоде превысила 10 человек, то отчитывайтесь только электронно. Поскольку СЗВ-К сдают не по итогам отчетного периода, к ней эти правила не применяются. Но специалисты СФР рекомендуют направлять СЗВ-К в электронном виде. Электронные сведения быстрее обрабатываются и попадают на индивидуальный лицевой счет работника.

Надо знать: как учитывать стаж в персонифицированном учете при отсутствии сведений в СФР

Как заполнять СЗВ-К

Пошаговая инструкция по заполнению формы СЗВ-К для страхователей:

Шаг 1. Заполняем данные о застрахованном лице в соответствующих полях формы:

• СНИЛС;
• Ф.И.О.;
• дату рождения;
• поле «Территориальные условия проживания на 31.12.2001» заполняется для проживавших до указанного периода на Крайнем Севере.

Шаг 2. Выбираем тип формы:

• исходная — заполняется на работника впервые;
• корректирующая — заполняется, если в исходной допущены ошибки, отражены не все данные, а СФР уже принял данные с ошибками. Корректирующий отчет полностью заменит исходный;
• отменяющая — заполняется при необходимости полностью отменить ранее поданный СЗВ-К.

Шаг 3. Вносим записи о периодах трудовой деятельности. Информацию указываем в хронологической последовательности: от первого места работы до 01.01.2002. Для каждого места работы заполняем отдельный раздел.

Подписываем СЗВ-К у руководителя организации и у застрахованного лица. Ставим дату заполнения.

Как заполнить сведения для Крыма и Севастополя

Если страхователь работает в Крыму или Севастополе, он включает в СЗВ-К сведения о трудовом стаже застрахованного лица за определенные периоды (ст. 4 208-ФЗ, п. 21 порядка заполнения из ПП ПФР № 243п):

• до 31.12.2014 включительно — если привели учредительные документы в соответствие с российскими законами и подали заявление о внесении сведений в ЕГРЮЛ;
• до 31.12.2015 включительно — в других случаях.

Заполнение для Крыма и Севастополя отличается только одним — надо поставить отметку Х в строке «Факт проживания на территории Республики Крым или города федерального значения Севастополь по состоянию на 18 марта 2014 года».

Как заполнить форму, если у сотрудника нет стажа

В Постановлении № 243п указано, как заполнить СЗВ-К, если нет стажа: если из СФР поступил запрос о СЗВ-К на сотрудников, которые до 2002 г. не работали, направьте в ответ письмо о том, что по таким сотрудникам сведения для предоставления отсутствуют, и укажите причину. Если запрос пришел на людей, которые уже не работают в вашей компании, тоже подготовьте разъяснительное письмо.

Какую опись приложить к СЗВ-К

Отчет отправляют в СФР с описью документов АДВ-6-1. Это обязательное условие, иначе в приеме документов откажут. Если подаете несколько СЗВ-К, сгруппируйте их отдельными пакетами по типу формы и к каждому пакету приложите опись АДВ-6-1 (п. 8, 12 порядка из ПП ПФР № 243п).

Как накажут за ошибки

От подачи сведений по запросу СФР зависит размер пенсии застрахованного лица. Не пренебрегайте заполнением информации о трудовом стаже работников. Если по вине страхователя сотруднику назначат пенсию в размере больше, чем следовало, ему придется возмещать ущерб СФР (ст. 25 173-ФЗ от 17.12.2001). Кроме того, по нормам ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ, за непредоставление СЗВ-К по требованию Социального фонда должностному лицу грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей.