Перечень основных складских документов
Складские документы — это комплекс бумаг, фиксирующих приход, передвижение и выбытие ТМЦ, который необходим для строгой организации учета на предприятии.
Если в организации (особенно производственной или торговой) используется большое количество товарно-материальных ценностей, их необходимо упорядоченно хранить. Правильная организация складского учета на предприятии — залог беспроблемной работы и прозрачного ведения бухгалтерии.
Зачем нужно
Когда выделено помещение для целей хранения и назначены ответственные лица, пора переходить к самому сложному — документообороту. Если первые два действия, скорее, организационные, то последнее — учетное. Очевидно, что бухгалтерский учет, складской учет и другие виды всегда тесно связаны.
Рассмотрим такие вопросы:
- что относится к складским документам;
- в каких ситуациях используется каждый из них;
- где взять шаблон.
Сразу начнем с последнего пункта. Список основных складских документов и их формы содержатся в Приложении 2 к Приказу Минфина России № 52н от 30.03.2015. Но они обязательны только для бюджетных организаций. Частные фирмы имеют право разрабатывать собственные бланки, хотя обращение к готовым не возбраняется. Скачайте их в таблице.
Этапы учета и их документирование
Работнику склада предстоит иметь дело со множеством форм. Выстроим логическую последовательность на основе этапов учета.
Таблица. Перечень складских документов.
|
Компонент учета |
Что это |
Образцы складских документов |
Зачем нужны |
Количество экземпляров |
|---|---|---|---|---|
|
Поступление |
Товарная накладная |
Узнать полную информацию о поступающих ТМЦ |
Два: один — у продавца, второй — у покупателя |
|
|
Накладная на отпуск материалов на сторону |
Получить ТМЦ с другого адреса |
|||
|
Приходный ордер |
Зафиксировать прибытие |
Один с подписями кладовщика и экспедитора |
||
|
Акт о расхождении |
Задокументировать несоответствие по количеству и качеству |
Четыре: для продавца, покупателя, транспортной компании и в приложение к претензии |
||
|
Чек из кассового аппарата |
Фискальный чек |
Подтвердить факт покупки |
Два: один — для покупателя, второй — для ФНС |
|
|
Складская ведомость, акт, справка |
Прочие |
Доказать факт прибытия ТМЦ в случае поступления иным способом |
||
|
Фактический учет |
Партионная карта |
Учесть товары одного наименования или прибывшие одной машиной |
Два: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию |
|
|
Карточка учета материалов |
Учесть материалы по сортам и видам |
Один |
||
|
Внутреннее перемещение |
Требование-накладная |
Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами) |
Два: один остается в отпускающем отделе, другой идет на склад |
|
|
Инвентаризация |
Приказ о проведении инвентаризации |
Инициировать проверку с указанием причины |
Один — для председателя инвентаризационной комиссии |
|
|
Инвентаризационная опись |
Отразить фактическое наличие ТМЦ |
Два: один — для МОЛ, другой идет в бухгалтерию |
||
|
Сличительная ведомость |
Зафиксировать отклонение от учетных показателей |
|||
|
Ведомость учета результатов инвентаризации |
Оформить результаты |
Два: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию |
||
|
Хранение |
Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение |
Оформить принятие по договору хранения |
В соответствии с договором |
|
|
Журнал учета ТМЦ, сданных на хранение |
Подтвердить отсутствие претензий у поклажедателя |
Один |
||
|
Выбытие |
Лимитно-заборная карта |
Отразить отпуск материалов при наличии лимитов |
Два: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел |
|
|
Накладная на отпуск материалов на сторону |
Передать ТМЦ по другому адресу |
Два: один — у продавца, второй — у покупателя |
||
|
Требование-накладная |
Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами) |
Два: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел |
||
|
Товарная накладная |
Предоставить полную информацию о поступающих ТМЦ |
Два: один — у продавца, второй — у покупателя |
Пригодится: составляем акт по форме ТОРГ-2
Почему некоторые формы совпадают
Из таблицы видно, что при поступлении и выбытии используются одни и те же формы. Разница состоит в том, что складская накладная ТОРГ-12 и накладная на отпуск материалов на сторону М-15 заполняются разными сторонами. При поступлении эта функция возлагается на отправляющую сторону, при выбытии — на сотрудников склада.
То же самое касается требования-накладной М-11. При внутреннем перемещении ее оформляют в подразделении, при выбытии — на складе.
Что значит «ценная бумага» в учете склада
Обратимся к статье 912 Гражданского кодекса. Из нее понятно, какие складские документы являются ценными бумагами. К ним относятся:
- двойное складское свидетельство;
- каждая из его частей в отдельности;
- простое складское свидетельство.
Все они являются доказательствами принятия товаров на хранение, выдаваемыми на руки владельцу этих ТМЦ. В дальнейшем обладатель может брать под них кредиты или давать товары в залог.