Оформляем журнал регистрации трудовых договоров

Зачем нужен журнал

Журнал (книга, реестр) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений не входит в пакет обязательной кадровой документации. Ответ на вопрос: обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров, — не обязательно, в законодательстве такого требования нет, унифицированная форма не утверждена. Но работодателям рекомендуется его оформлять в целях упорядочения документооборота. Это инструмент, позволяющий быстро найти документ, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников. Решение о введении учета трудового договора, утверждении формы документа принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом.

В законодательстве нет конкретных указаний, должен ли журнал регистрации трудовых договоров быть прошит и скреплен печатью, так как этот документ не является обязательным для работодателей. Но есть общие требования по делопроизводству, утвержденные ГОСТами и документами Росархива (Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016 и Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009), в соответствии с которыми документ, в котором больше трех листов, нумеруется, и перед сдачей в архив сшивается и заверяется. В целях обеспечения достоверности вносимых данных, сохранности реестра соглашений рекомендуется его прошивать и заверять, предварительно пронумеровав листы.

Надо знать: в каких случаях можно не оформлять трудовую книжку

Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации продается в магазинах канцтоваров. Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:

• наименование организации;
• наименование документа (журнал, книга, реестр);
• даты заполнения — начало и окончание;
• данные лиц, ответственных за ведение.

По теме: как правильно нумеровать трудовые договоры

Какую форму журнала учета выбрать: бумажную или электронную

На практике ведение учета договоров осуществляется как в бумажном, так и в электронном виде. Чтобы выбрать правильную форму, важно определить цель ведения документа. Если он применяется в информативных целях, для контроля за сроком действия трудового договора, например, то достаточно электронного варианта.

Если его планируется использовать для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения аргументации во время спора или в ходе проверок, — ведите учет в бумажной форме. В этом случае необходимо, чтобы его оформление отвечало стандартам делопроизводства: журнал прошивают, нумеруют страницы, заверяют подписью руководителя.

У обоих вариантов есть плюсы и минусы. Бумажная форма удобна для хранения, предоставления для подписи (руководству, сотрудникам и др.). Но есть и минус — в необходимости его прошивать, нумеровать, заполнять.

У электронного варианта много преимуществ:

• возможность оперативного поиска информации;
• быстрое копирование необходимых сведений;
• простота в оформлении;
• конфиденциальность.

Но не все кадровые работники хорошо обучены навыкам учета в цифровом виде. Если компания еще не освоила электронный документооборот, то у некоторых кадровиков возникают проблемы с ведением таблиц, например, в формате Excel, в котором обычно ведут такую книгу.

Работодатель вправе самостоятельно выбрать, какую форму использовать, в зависимости от удобства и специфики деятельности. Закрепить выбранный вариант необходимо в локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ).

Может пригодиться: как прописать сдельную оплату труда в трудовом договоре

Какие еще книги учета вести кадровикам

В компании ведут множество разных книг учета для фиксирования фактов (например, ознакомление работников с распоряжениями, выдача выписок и справок) или документов (личных дел, трудовых книжек, соглашений).

Среди книг, которые обычно ведут кадровики:

• регистрация распоряжений по основной деятельности и личному составу;
• учет заявлений от работников;
• регистрация уведомлений, отправляемых работникам;
• регистрация несчастных случаев на производстве;
• ознакомление с приказами, должностными инструкциями, правилами внутреннего распорядка и иными ЛНА;
• учет командировочных удостоверений;
• учет медицинских обследований;
• ознакомление с правилами по охране труда и пожарной безопасности;
• учет проверок контролирующими органами и др.

Кто заполняет журнал регистрации трудовых договоров

Если предприятие небольшое и отдела кадров нет, вести учет поручают секретарю, бухгалтерии — тому, кто по служебным обязанностям чаще сталкивается с кадровым делопроизводством. Руководитель учреждения, издавая приказ о введении подобного регистра, в нем же определяет того, кто регистрирует трудовые договоры, — ответственного за их оформление. Иногда этим занимается юридический отдел, но обычно регистрацию ведет работник кадровой службы.

Порядок заполнения журнала

Утвержденного порядка заполнения учетных данных нет. Каждая организация сама разрабатывает правила ведения книги учета в соответствии с потребностями и утверждает их локальным актом. Есть стандартные графы и столбцы:

• наименование, период ведения (если предприятие большое, реестр заводится на каждый год);
• номер п/п;
• номер договора;
• дата его заключения;
• фамилия работника;
• подразделение или отдел, где работает;
• характер соглашения — срочный или бессрочный.

Добавление столбцов зависит от того, какие цели вы преследуете ведением подобного документа. Например, решается проблема, как регистрировать допсоглашения к трудовым договорам, — информация об их заключении вносится в отдельный столбик. Дополнительные графы и столбцы:

• изменения в соглашении;
• наличие или отсутствие дополнительных соглашений;
• основная должность или совместитель;
• подпись о вручении трудового договора;
• другие.

Несмотря на то, что количество и содержание граф книги учета утверждается в самой организации, заполнять ее надо аккуратно и корректно. Не допускаются исправления, неточности. Рекомендуется в инструкции по кадровому делопроизводству, положении о делопроизводстве, иных внутренних документах, кроме утверждения формы, указать конкретно, как вести реестр регистрации контрактов и заполнять графы.

В ТК нет требования об обязательной нумерации контрактов с работниками и допсоглашений к ним. Но поскольку аббревиатура б/н неудобна для быстрого поиска, предприятия разрабатывают собственную систему присвоения номеров. Нумерацию вправе вести как в хронологическом порядке, так и обнулять в начале года. Допсоглашение — неотъемлемая часть базового трудового договора. Поскольку нормативных указаний, как регистрировать дополнительные соглашения к ТД, нет, целесообразно в качестве уникального номера указывать ссылку на основной договор и вписывать ее в журнал. Допускается ведение отдельного реестра для допсоглашений, но рациональнее вести один документ, где отражаются все допники для каждого соглашения.

Как действовать, когда надо внести изменения в журнал

Вести реестры важно аккуратно, по установленным правилам и не допускать ошибок. Если ответственный сотрудник обнаружил неточность, то зачеркивать, замазывать или исправлять иным способом нельзя. В этой ситуации решение одно — закрыть книгу и завести новую, для этого издают специальное распоряжение.

Вносить изменения есть возможность только в нескольких ситуациях, если:

• сотрудника переводят в другой отдел или назначают на другую должность;
• отстраняют от должности;
• меняют условия труда.

Сроки хранения в организации

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден новый перечень документов со сроком хранения. По этому нормативному документу, срок хранения журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашений не изменился — книги, журналы учета трудовых договоров хранятся 75 лет (если их делопроизводство завершено до 1 января 2003 года) или 50 лет (если после 2003 года).

Отдельно рассмотрим, насколько законно взимание платы за регистрацию трудовых договоров и кто ее осуществляет. В соответствии со ст. 303 ТК, регистрации подлежат соглашения о труде между работодателем и работниками-физлицами в органе местного самоуправления. Требование оплаты регистрации незаконно, так как местные власти не вправе вводить налоги и сборы, не предусмотренные налоговым законодательством.