Челозерцева Александра Юрист по корпоративным вопросам
327

Должностная инструкция офис-менеджера

У офис-менеджера в организации есть разнообразные задачи: от заказа канцелярии до ведения договоров с контрагентами. Конкретизировать обязанности необходимо в должностной инструкции. Рассказываю, как ее правильно составить.

Содержание

Требования к должностной инструкции офис-менеджера

Офис-менеджер — это ключевая фигура в каждой организации, ответственная за эффективное функционирование офиса. Должностная инструкция (ДИ) офис-менеджера играет важную роль в определении обязанностей и ответственности данной должности, в том числе помогает установить четкие стандарты работы для сотрудников.

Документ определяет функциональные обязанности и требования к работнику данной должности. Для того чтобы стать полноценным звеном в офисе, работник обязан обладать определенными навыками, знаниями и качествами.

При приеме нового работника на работу специалист, отвечающий за кадровый учет в организации, распечатывает два экземпляра соответствующего нормативного акта (в них проставляется ФИО нового сотрудника). Один из них передается работнику (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6), а второй остается в его личном деле (на этом экземпляре должна стоять роспись сотрудника об ознакомлении с документом).

ВАЖНО!
Должностная инструкция является важным инструментом управления персоналом, который определяет обязанности, права и ответственность. Она обеспечивает единое понимание основных задач и функций, которые должен выполнять сотрудник на данной должности.

Важным требованием к документу является его понятность и доступность. Документ должен быть структурирован таким образом, чтобы каждая функция и задача были ясно описаны. Важно в том числе указать на необходимые качества и навыки, которыми обязан обладать сотрудник для успешного выполнения своих задач.

Структура должностной инструкции офис-менеджера

Документ содержит разделы:

  1. Общие положения: вводная часть, в которой указывается название должности, подразделение и структура организации, в том числе цели и задачи, стоящие перед сотрудником.
  2. Основные обязанности: перечень основных функций, которые выполняет офис-менеджер — например, организация работы офиса, управление деловой документацией, решение текущих организационных вопросов.
  3. Квалификационные требования: указание на необходимые профессиональные навыки, знания и опыт работы, которыми должен обладать сотрудник, — например, уверенное владение компьютером, знание офисных программ, коммуникативные навыки и т.д.
  4. Права: перечень полномочий и ответственность офис-менеджера — например, представление организации во внешних контактах, осуществление контроля за выполнением обязанностей подчиненных сотрудников.
  5. Порядок взаимодействия с другими отделами: описание коммуникационных процессов и отношений с другими отделами организации — например, с бухгалтерией, отделом кадров, руководством.
  6. Критерии оценки работы: установление критериев и методов оценки эффективности работы офис-менеджера, например, выполнение плановых показателей работы, время реакции на запросы и проблемы и т.д.
  7. Заключительные положения: указание на порядок изменения и дополнения должностной инструкции, а также ответственность сотрудника за ненадлежащее выполнение своих обязанностей.

Такая структура позволит работнику лучше ориентироваться в своих обязанностях и делать свою работу более эффективной. Правильное составление еще способствует устранению неоднозначностей и конфликтов, а также повышает профессиональную ответственность и мотивацию сотрудника.

В организации, которую я сопровождаю, используют такую структуру:

  • наименование должности и квалификационные требования;
  • обязанности;
  • права;
  • структурное взаимодействие;
  • критерии оценки.
Подробнее: как разработать должностную инструкцию

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, правомерно ли в качестве должностных обязанностей работника (например, офис-менеджера) указать, в частности, уборку рабочего места. Используйте эти инструкции бесплатно.

Получить бесплатный доступ к материалам КонсультантПлюс

Пример должностной инструкции офис-менеджера

Поскольку форма документа не является унифицированной и положение о порядке ее составления на законодательном уровне не утверждалось, бланк этого локального акта разрабатывается каждой организацией самостоятельно.

Поскольку права и обязанности офис-менеджеров в большинстве компаний мало чем отличаются, допустимо использовать уже готовый бланк:

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов и подчиняется руководителю административно-хозяйственного отдела (далее — АХО), назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.

1.2. Для работы офис-менеджером нужно среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена.

1.3. Офис-менеджер должен знать:

  • локальные нормативные акты общего характера и по функциональному направлению деятельности, трудовое и гражданское законодательство РФ;
  • правила деловой переписки и этикета;
  • правила защиты конфиденциальной служебной информации;
  • структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
  • основы договорной работы, порядок заключения договоров;
  • принципы организации снабжения офиса;
  • правила организации встреч в офисе;
  • правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;
  • основы психологии, конфликтологии, медиации;
  • структуру и принципы организации документооборота;
  • правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
  • правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов.

1.4. Офис-менеджер должен уметь:

  • вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
  • оценивать техническое состояние мебели, офисного и бытового оборудования;
  • формировать заказы на техническое и сервисное обслуживание офиса и офисного оборудования;
  • помогать в проведении корпоративных, деловых и торжественных мероприятий;
  • поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
  • предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;
  • организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства РФ и локальными нормативными актами компании.

2. Трудовые функции

2.1. Организация работы офиса.

2.2. Контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов обслуживания клиентов.

3. Должностные обязанности

3.1. Офис-менеджер обязан:

  • следить за функционированием офиса — например, заказывать канцтовары и расходные материалы;
  • контролировать работу курьерской службы, технического персонала;
  • принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию;
  • следить за исправностью офисного и хозяйственного оборудования;
  • организовывать поездки и командировки, встречи, совещания и переговоры;
  • участвовать в организации корпоративных мероприятий;
  • разрабатывать и вести бюджет расходов на офисные нужды;
  • выполнять поручения руководства.

4. Права

4.1. Офис-менеджер вправе:

  • запрашивать у руководителя АХО информацию и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
  • запрашивать у руководителя АХО и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;
  • разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя АХО предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению функционирования офиса;
  • знакомиться с решениями генерального директора, касающимися его должностных обязанностей, и документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.

5. Заключительные положения

5.1. Офис-менеджер знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.

5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у офис-менеджера.

5.3. Офис-менеджер знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.

С должностной инструкцией ознакомлен(а): ________ /

(подпись) / (расшифровка подписи)

Дата: ______________________

Вам будет интересно узнать:

Заполненный образец:

Может пригодиться:

Часто задаваемые вопросы по теме

  • Зачем нужна должностная инструкция офис-менеджера?
    Она необходима, чтобы зафиксировать документально трудовые функции сотрудника.
  • Какие требования предъявляют к должностной инструкции офис-менеджера?
    В документе необходимо четко обозначить обязанности сотрудника, его права и правила взаимодействия с другими подразделениями.
  • Какую структуру документа использовать?
    Ограничений нет, рекомендованная структура: введение, обязанности, права, критерии оценки работы.
  • По какой форме составлять должностную инструкцию офис-менеджера?
    Законодательно закрепленной формы нет. Документ составляют в свободной форме.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать шаблон должностной инструкции офис-менеджера в WordСкачать образец должностной инструкции офис-менеджера
Правовые документы

Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности "юриспруденция". Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.