Инструкция: вносим экономию по закупкам в план-график

Экономия на госзакупках — реализуем остаток

На практике плановые показатели затрат не совпадают с фактическим исполнением. Зачастую образуется экономия по результатам конкурсных процедур — конечная цена контракта, подписанного с исполнителем, меньше, чем это предполагалось в начале торгов. Не всегда и подрядчики выполняют намеченный план работ. В результате у заказчика остаются неиспользованные денежные средства на счетах.

Остаток от госзакупок не всегда возвращают в бюджет. Полностью вернуть в бюджет придется только сэкономленные целевые субсидии. Остальную экономию организация оставляет и расходует на собственные нужды.

Варианты, как потратить сэкономленные средства после торгов по 44-ФЗ заказчику:

• приобрести товары, работы или услуги по идентичным характеристикам, то есть провести новые государственные и муниципальные закупки. Например, если поставщик не смог исполнить необходимый объем заказа, то компании придется восполнить недостающую часть. Госзакупку проводите конкурентным способом либо оформите заказ у единственного поставщика, если это допустимо по 44-ФЗ;
• приобрести иные товары, работы или услуги по собственным потребностям организации, но с учетом кодов бюджетной классификации, на которых сформировался неизрасходованный остаток. Например, ремонт основного здания учреждения обошелся на 15% дешевле, чем планировалось. На сэкономленные деньги организация решила отремонтировать складские помещения и гараж. Затраты произведены в рамках одного КБК, КОСГУ и КВР;
• перераспределить остатки по другим кодам бюджетной классификации с учетом ключевых потребностей организации. На отдельные операции с распределением денежных средств требуется дополнительное разрешение учредителя. Заранее согласуйте использование остатка с распорядителем бюджетных средств: напишите письмо по экономии по контракту и укажите коды бюджетной классификации и цели, на которые планируете перевести оставшиеся средства.

Как действовать заказчику, если образовалась экономия

Определившись, на что потратить средства, заказчику важно все правильно оформить. Напишите пояснительную записку об экономии от закупок, иначе контролирующие ведомства сочтут расходы нецелевыми и заставят возвращать бюджетные деньги. Вот что еще надо сделать:

1. Проанализируйте нормативные положения и акты, которые приняты в конкретном регионе. Учтите рекомендации профильных министерств и ведомств. Изучите индивидуальные правила и рекомендации от учредителя в решении этого вопроса.
2. Изучите потребности организации, выделите приоритетные направления затрат. Получите оперативную информацию у заведующего хозяйством и начальников структурных подразделений. Необходимо выбрать наиболее важные цели для использования экономии по торгам бюджетного учреждения, чтобы эффективно потратить средства бюджета.
3. Определите способ использования резерва. При необходимости согласуйте назначенные траты с учредителем, контролирующим финансовым органом и распорядителем бюджетных средств.
4. Внесите корректировки в плановую документацию. По правилам, если по результатам закупки получена экономия, то план-график необходимо изменить. Придется скорректировать сразу несколько документов:
   • план финансово-хозяйственной деятельности — для бюджетного или автономного учреждения или бюджетную смету — для казенного. Но только при условии, что затраты будут направлены на другой КБК, КВР и КОСГУ;
   • план-график измените в соответствии с новыми показателями. Внесите в документ новую позицию, обновите сведения о новых платежах и расчетах;
   • расчеты (обоснования) к новым видам закупок.

Краткая инструкция, как внести изменения в план-график, если заказчик планирует использовать экономию, которую получил при закупке:

1. Провести расчет средств, оставшихся после тендера.
2. Скорректировать первоначальные показатели и платежи в плановых документах.
3. Изменить один из запланированных или ввести новый заказ.

В 44-ФЗ разъясняется, можно ли изменять план закупок для использования экономии бюджетных средств, — нет, план закупок в рамках Федеральной контрактной системы больше не составляют. Заказчики вносят изменения только в план-график, и образовавшаяся экономия — одна из причин для внесения изменений (ч. 8 ст. 16 44-ФЗ, ПП РФ № 1279 от 30.09.2019).

Меняем план-график

Измените плановый документ, но не сразу после выявления экономии. У заказчика есть время на корректировку. Но однозначно утвердите изменения до того момента, как эту экономию используете. То есть скорректируйте план-график до того, как заключите контракт с единственным поставщиком, или до того, как начнутся конкурентные закупки.

Подробнее: как заполнить план-график

Единые правила по размещению информации и ведению плана-графика закреплены в ПП РФ № 1279 от 30.09.2019. Вот как отражается экономия в плане-графике по 44-ФЗ:

1. Высчитываем размер сэкономленных денег. Для этого от начальной цены контракта отнимаем фактический результат исполнения (итоговая цена контракта).
2. Сверяем итоговую цену с документами на оплату. Например, это товарные накладные, акты выполненных работ, справка о стоимости выполненных работ, акт об оказании услуг, универсальный передаточный документ и прочие. Устраняем любые расхождения. Вся итоговая сумма закрывается документально.
3. Находим в плане-графике нужную позицию. Вносим изменения и уменьшаем сумму закупки до итоговой цены контракта. Регистрируем данные о состоявшихся и планируемых платежах по закупочной позиции.
4. Добавляем новую строку в план-график. Вносим информацию о госзакупке, которая производится за счет сэкономленных денег, — аналогичные товары или иную продукцию. Выбираем способ проведения госзакупки. Все сведения регистрируем в документе.
5. Утверждаем документ и регистрируем все изменения в ЕИС. Это обязательный этап. Если не обновить старый документ в электронной системе, то проводить закупки по обновленному графику нельзя.

Обновляем план-график в ЕИС и в электронном бюджете

Отдельный этап корректировки — обновление плана-графика в Единой информационной системе. До внесения изменений в электронную документацию реализация сэкономленных средств незаконна. Следуйте инструкции, как отобразить экономию в плане-графике в ЕИС:

Шаг 1. Выбираем текущий план-график для корректировки.

Шаг 2. Находим нужную позицию и нажимаем «Изменить».

Шаг 3. Обосновываем изменения позиции ПГ.

Шаг 4. Меняем планируемые платежи по закупке.

Шаг 5. Сохраняем изменения и планируем новую закупку — добавляем в ПГ еще одну позицию.

При необходимости проводите новый заказ уже на следующий день. 44-ФЗ позволяет публиковать извещение, приглашать участников на закрытые процедуры и заключать контракт с единственным поставщиком спустя один день после внесения изменений в план-график (ч. 9 ст. 16 44-ФЗ).

Федеральные заказчики формируют и изменяют план-график через государственную интегрированную информационную систему «Электронный бюджет». Приводим пошаговую инструкцию для бюджетных учреждений, как внести изменения в план-график в «Электронном бюджете» 2024 по 44-ФЗ, — для заказчиков федерального подчинения:

1. Заходим в раздел с планами-графиками.
2. Выбираем вкладку «Версии плана-графика».
3. Формируем новую версию плана-графика.
4. Заполняем необходимые сведения и сохраняем черновик.
5. Отправляем документ на согласование и утверждение.

Создаем новую версию.

Отправляем черновик на согласование.

Разъяснения и комментарии чиновников по экономии

Для уменьшения количества ошибок в работе с плановой закупочной документацией чиновники разработали несколько памяток. Основные разъяснения по работе:

Еще по теме: как удалить из ЕИС план закупок или план-график