Как отразить возмещение затрат сотруднику
Возмещение расходов работникам — частая практика в большинстве компаний. Однако многие работодатели сталкиваются с вопросами: какие затраты можно возмещать, как правильно установить порядок и какие проводки использовать в бухгалтерском учете.
Правила учёта возмещения затрат сотруднику
Работодатель обязан возместить затраты работнику, если они были одобрены и связаны с выполнением определенных поручений компании.
В таблице разберем примеры ситуаций, когда компания возмещает расходы сотруднику.
| Пример ситуации | Пример затрат, подлежащих возмещению |
|---|---|
| Командировка | Работодатель компенсирует проезд, жилье, выдает суточные и иные согласованные расходы |
| Использование личного автомобиля для рабочих целей | Траты на топливо, ремонт и пр. |
| Дистанционная работа | Связь, коммунальные расходы, программные продукты, техника и т.д. |
Может пригодиться:
На самом деле видов трат, которые работодатель вправе возместить работнику, гораздо больше. Если в компании подобное происходит на регулярной основе, то разработайте локальную документацию, в которой перечислите виды затрат и порядок их компенсации.
Разберемся, как установить порядок возмещения сотруднику расходов на уровне компании.
Шаг 1
Разработайте локальные документы. Форму создайте самостоятельно. Например, в таком положении отразите:
- должности работников, кто вправе тратить денежные средства на нужды компании;
- на какие цели вправе расходоваться деньги, подлежащие в будущем компенсации;
- как сотрудник оповещает работодателя о предстоящих тратах;
- как работодатель одобряет такие расходы;
- какие документы представляет работник для подтверждения трат и в какие сроки;
- в какие даты происходит выплата и т.д.
Шаг 2
Перечень сотрудников, порядок согласования и компенсации денег, лимиты расходования закрепите приказом.
Как составить приказ о возмещении затрат сотруднику
Шаг 3
Разработайте форму отчета о потраченных суммах и в каком виде работник прилагает подтверждающие документы.
Шаг 4
Денежные средства перечислите в безналичной форме или выдайте наличными после одобрения таких трат и получения подтверждающих документов.
Узнайте, облагается ли НДС компенсация расходов
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы оформить суммы, возмещаемые работнику, которые он потратил из собственных средств на нужды компании.
Проводки по возмещению затрат сотруднику
Законодательно установлены правила оформления компенсации расходов сотруднику, если он берет деньги под отчет. В рассматриваемом вопросе работодатель вправе самостоятельно установить способ учета таких компенсируемых сумм и закрепить их в учетной политике. Например, используйте счет 73.
Возможные проводки по возмещению затрат:
- Дебет 10 Кредит 73 — Пэпэтэшин П.П. привез материал в компанию и его приняли к учету.
- Дебет 19 Кредит 73 — выделен НДС с суммы приобретения руководителем отдела снабжения.
- Дебет 73 Кредит 50 или 51 — Пэпэтэшин П.П. получил компенсацию после представления отчета и получения разрешения директора.
Часто задаваемые вопросы по теме отражения возмещения затрат сотруднику
-
Какие расходы компания вправе возместить работнику?
Расходы производятся в интересах компании с разрешения директора и после представления подтверждающих документов.
-
Чем закрепить порядок возмещения затрат сотруднику?
Разработайте локальный акт — например, положение о возмещении затрат. Оформите приказ с составом лиц, кому разрешено тратить деньги в интересах компании с последующей компенсацией таких расходов и по согласованию.
-
Какой документ представляет работник?
Форму установите на уровне организации: например, отчет о потраченных суммах. Предусмотрите, чтобы работник документально подтвердил траты.
-
Какой счет использовать в проводках по возмещению?
Установите порядок в учетной политике. Например, подойдет счет 73.