Как уволить работника по КЭДО: правила и нюансы

Увольнение работника по КЭДО: что можно, а что нельзя

Когда я впервые столкнулась с увольнением через систему электронного документооборота, признаюсь честно, было страшно. Казалось, что один неверный клик — и судебный иск обеспечен. Но на практике всё оказалось логичнее, чем в бумажной эпохе.

Что можно делать при увольнении через КЭДО:

• получать заявление работника в электронной форме с квалифицированной электронной подписью (ч. 1 ст. 80 ТК РФ);
• направлять уведомление о расторжении договора по инициативе работодателя через систему;
• подписывать приказ об увольнении усиленной квалифицированной электронной подписью;
• выдавать электронные копии документов работнику;
• вести переписку с работником через защищённые каналы связи КЭДО.

Что нельзя делать при увольнении через КЭДО:

• принимать заявление, подписанное простой электронной подписью или вовсе без неё;
• увольнять работника без его согласия на использование КЭДО (ст. 22.2 ТК РФ);
• игнорировать сроки ознакомления с документами;
• отправлять документы на личную почту работника, не защищённую паролем;
• уничтожать электронные документы до истечения сроков хранения.

Согласно ст. 22.2 Трудового кодекса РФ, взаимодействие работодателя и работника через КЭДО возможно только при наличии технической возможности у обеих сторон и добровольного согласия работника. Например, работник дал согласие на бумаге, но технические возможности его мобильного телефона не позволяют установить специальное приложение для обмена документами. С такими работниками необходимо продолжать работу на бумажных носителях.

Пошаговый алгоритм увольнения по КЭДО

За годы работы с электронным документооборотом я вывела для себя чёткую последовательность действий. Делюсь ей, потому что нарушение порядка — самая частая причина проблем.

Шаг 1

Проверьте наличие оснований для увольнения. Это могут быть:

• собственное желание работника (ст. 80 ТК РФ);
• соглашение сторон (ст. 78 ТК РФ);
• инициатива работодателя (ст. 81 ТК РФ);
• истечение срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ).

Шаг 2

Получите документы от работника. При увольнении по собственному желанию работник направляет заявление через КЭДО, подписанное квалифицированной электронной подписью. Заявление можно сформировать и подписать в личном кабинете сотрудника на стационарном компьютере, но для удобства пользователей большинство популярных сервисов (1С, Контур и прочие) предлагает совершать все действия в приложении, которое устанавливается на смартфон. Срок предупреждения работодателя о запланированном увольнении — 14 календарных дней (ч. 1 ст. 80 ТК РФ), на испытательном сроке — 3 календарных дня (ч.1 ст.71 ТК РФ), для руководителей — один месяц (ст.280 ТК РФ).

Может пригодиться: как написать заявление об увольнении

Шаг 3

Убедитесь, что документ зарегистрирован в КЭДО (система автоматически присваивает документу дату и номер).

Шаг 4

Составьте проект приказа и направьте на подпись руководителю. Обычно приказ формируется в привычном программном комплексе (1С:ЗУП, СБИС и т.д.) по унифицированной форме Т-8. Но у кадровика есть право сформировать приказ вручную по самостоятельно разработанной форме.

Шаг 5

Подпишите приказ у руководителя. Готовый проект приказа направляется на подпись руководителю по КЭДО в его личный кабинет. Я рекомендую сообщать руководителю о поступлении приказа на подпись, так как нередко руководители забывают своевременно отслеживать поступление электронных документов. Работодатель подписывает приказ усиленной квалифицированной электронной подписью и возвращает его кадровику. Это делается автоматически, в соответствии со схемой движения документов, настроенной при установке КЭДО.

Шаг 6

Ознакомьте работника с приказом. Работник получает приказ в личный кабинет через КЭДО и знакомится с ним под электронную подпись. Срок — 3 рабочих дня (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). После того, как работник нажмет кнопку «Ознакомлен», у кадровика отобразится новый статус документа и на этом движение приказа об увольнении в системе КЭДО закончится.

Шаг 7

Выдайте работнику документы и произведите окончательный расчет.

В последний день работы работник получает:

• трудовую книжку (если ведётся в бумажном виде);
• справку о сумме заработка;
• справку 2-НДФЛ;
• форму СТД-Р (если сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде);
• копию приказа об увольнении.

Все документы, кроме бумажной трудовой книжки и копии приказа об увольнении, могут быть выданы в электронной форме через КЭДО. Копию приказа об увольнении необходимо выдать на бумаге, однако работодатель может дополнительно направить её электронную копию, подписанную ЭП.

Еще об этом: можно ли выдать работнику справки при увольнении только в электронной форме

Шаг 8

Отправьте в СФР подраздел 1–1 формы ЕФС-1.

Что нужно знать про приказ об увольнении

Приказ об увольнении входит в число документов, которые необходимо оформлять на бумаге (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Это означает, что работника надо ознакомить с приказом под подпись и по его требованию выдать копию документа. Для удобства кадровика можно дублировать этот приказ и в КЭДО, чтобы весь документооборот по увольнению был и в электронном виде.

Пример формулировки в приказе:

«Уволить Пэпэтэшина Петра Петровича, менеджера отдела продаж, по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) 15 июня 2026 года».

Нюансы отзыва заявления на увольнение по КЭДО

Здесь чаще всего возникают споры. Работник передумал, но как оформить отзыв через электронную систему?

Согласно ч. 4 ст. 80 ТК РФ, работник имеет право отозвать своё заявление до истечения срока предупреждения об увольнении. Данное правило не применяется, если на его место приглашён другой работник.

Как отозвать заявление через КЭДО:

• работник направляет отзыв заявления, подписанный квалифицированной электронной подписью, через систему КЭДО;
• работодатель получает отзыв и регистрирует его;
• если приказ ещё не издан — увольнение отменяется: руководитель проставляет в КЭДО резолюцию об отмене;
• если приказ издан, но работник не ознакомлен — приказ удаляется или его проведение отменяется. Если увольнение уже повлияло на расчёты или отчётность, потребуется внести корректировки и перепровести документы.

На случай, если приказ подписан и работник ознакомлен — однозначного решения нет. Например, Роструд высказал мнение о том, что увольнение сотрудника при отзыве заявления незаконно, даже если работник уже ознакомлен с приказом об увольнении (письмо от 08.04.2021 № ПГ/07684-6-1). Но есть судебные решения, которые признают увольнение законным, если отзыв состоялся в день увольнения после ознакомления с приказом (комментарий определению Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 13.07.2020 № 88-11703/2020, комментарий к определению Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 16.01.2020 по делу № 88-488/2020).

Сроки отзыва

Отзыв возможен до 24:00 последнего дня срока предупреждения. Если заявление подано 1 июня, отозвать его можно до 23:59 14 июня.

Уведомление о расторжении трудового договора по инициативе работодателя через КЭДО

Уведомление о прекращении трудовых отношений по инициативе работодателя требуется в следующих случаях:

• при сокращении численности или штата (ст. 81 ТК РФ) за 2 месяца;
• при несоответствии работника занимаемой должности (ст. 81 ТК РФ) после аттестации;
• при смене собственника имущества организации (ст. 75 ТК РФ);
• при отказе работника от перевода (ст. 73 ТК РФ).

Уведомление для передачи по системе КЭДО составляется в произвольной форме, но обязательно должно содержать:

• наименование организации;
• ФИО работника;
• основание расторжения договора;
• дату расторжения;
• подпись руководителя.

Подписанное уведомление направляется заблаговременно через КЭДО. После отправки убедитесь, что сотрудник ознакомился с документом, то есть подписал его своей электронной подписью.

Поскольку интерфейсы систем КЭДО (кадрового электронного документооборота) различаются в зависимости от провайдера (1С:ЗУП, VK HR Textum, Контур.Персонал, СберУслуги и др.), я покажу усредненный макет экрана, который отражает стандартную логику и юридически значимые элементы при работе с уведомлением, согласно ФЗ № 377 и ТК РФ. Данная логическая последовательность применима к любому документу, формируемому в КЭДО.

Чаще всего под «уведомлением об увольнении по инициативе работодателя» подразумевается уведомление о сокращении численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), так как именно оно требует обязательного предварительного ознакомления работника под роспись.

Узнайте, должен ли работник указывать дату получения уведомления об увольнении по электронной почте

Как выдать работнику документы при увольнении по КЭДО

Финальный этап, который нельзя игнорировать во избежание последующих споров, в том числе судебных.

Какие документы выдаются:

• трудовая книжка (если ведётся в бумажном виде) в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ);
• справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году увольнения (приказ Минтруда России от 30.04.2013 № 182н);
• справка 2-НДФЛ за текущий год (ст. 230 НК РФ);
• выписка из СЗВ-СТАЖ (форма СТД-Р) за период работы в текущем году;
• копия приказа об увольнении (по запросу работника);
• иные документы, связанные с работой (по письменному заявлению работника).

Документы, выдаваемые в электронной форме в формате PDF, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью и направляются работнику через систему КЭДО. Работник подтверждает получение электронной подписью.

Бумажные формы выдаются под подпись. Например, факт получения бумажной трудовой книжки работник подтверждает собственноручной подписью в журнале учета и движения трудовых книжек.

Обратите внимание, что с 2020 года для работников, впервые поступающих на работу, трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде. При увольнении таким работникам выдаётся выписка из СЗВ-СТАЖ (форма СТД-Р).

Читайте также: должен ли работодатель предоставлять работнику доступ к кадровым электронным документам после увольнения