Правила ведения миграционного кадрового учета

Кто в организации занимается миграционным учетом

Миграционный учет в организации подразумевает сбор, фиксацию и передачу в органы по вопросам миграции сведений о работниках-иностранцах. Гостиницам, базам отдыха и санаториям дополнительно приходится собирать данные о постояльцах; больницам, домам инвалидов и престарелых — о пациентах; интернатам и детским домам — о воспитанниках; учреждениям уголовно-исполнительной системы — об осужденных , т.к. в такой ситуации они выполняют функции принимающей стороны.

Строго говоря, миграционному учету в таких местах подлежат и граждане РФ, но состав сведений и порядок там не такой, как у иностранцев. О них поговорим в следующий раз.

Но кто же отвечает за миграционный учет в организации? В крупных компаниях обычно нанимают отдельного специалиста, который отвечает за весь фронт работ, или пользуются услугами фрилансеров-экспертов. Но мелкие фирмы не всегда в состоянии позволить себе это и нередко «вешают» миграционный учет на кадровиков или (значительно реже) на других сотрудников. Вопросы оплаты дополнительной работы оговариваются не всегда.

Удобно разделить миграционный учет по нескольким специалистам в зависимости от их профессиональных компетенций. Примерно так:

Как организовать миграционный учет для кадров

Организация любого процесса, в том числе и миграционного учета, состоит из нескольких шагов:

Шаг 1. Назначение ответственных лиц. Я рекомендую издать приказ, в котором четко прописать, кто и за какие аспекты отвечает.

Шаг 2. Обучение сотрудников. Несправедливо ожидать, что работники разберутся сами. Кроме того, такой подход влечет за собой множество ошибок на первых порах. А ошибки в миграционном учете обычно стоят дорого.

Шаг 3. Выстраивание и по возможности автоматизация работы.

В области миграционного учета кадровикам приходится:

• собирать документы иностранцев;
• проверять актуальность и годность разрешений на работу, виз, патентов;
• вести базу данных мигрантов;
• ставить иностранцев на миграционный учет и снимать с него путем подачи уведомлений в ОВМ.

Кроме этого, кадровики обязаны сообщать в ОВМ о приеме и увольнении любых мигрантов, даже тех, для которых фирма не является принимающей стороной.

Частично автоматизировать эти процессы удобно с помощью использования специализированного софта и сервисов, таких, как:

• 1С миграционный учет;
• 1С камин;
• Мини/Лайтик/Оптимум ФМС и другие;
• для ведения баз данных — лучшее решение Эксель или Аксес;
• для подачи уведомлений оптимальнее всего использовать Госуслуги.

Порядок миграционного учета для организации

Основные этапы миграционного учета в организации:

Этап 1. Изучение нормативной базы.

И кадровики, и юристы организации просто обязаны держать руку на пульсе, т. к. изменения в законах происходят регулярно. Особенно часто МВД любит менять формы уведомлений.

Этап 2. Сбор документов иностранцев и подготовка бумаг организации.

Обычно кадровикам требуются следующие документы:

• паспорт мигранта;
• миграционная карта;
• виза, РВП или ВНЖ;
• патент (с чеками о его оплате) или разрешение на работу;
• ИНН и СНИЛС;
• отрывная часть уведомления о регистрации по месту пребывания.

А вот готовить макет трудового договора и других соглашений с работниками-иностранцами рекомендую юристам.

Узнайте: нужно ли вставать на миграционный учет гражданам Беларуси

Этап 3. Создание и ведение внутренней базы данных.

Тут каждый кадровик сам для себя решает, какие сведения фиксировать. У меня это будут:

• ФИО;
• дата и место рождения;
• гражданство;
• дата въезда и срок пребывания;
• срок действия визы, разрешения на работу — для визовых мигрантов;
• дата выдачи, номер и сроки действия патентов — для безвиза;
• контактные данные.

Современные технические средства позволяют настроить уведомления на телефон или компьютер об истечении срока действия разрешения на работу или регистрации. Рекомендую ими пользоваться.

Этап 4. Взаимодействие с миграционными органами.

Главная задача кадровика в этой области — вовремя уведомлять о:

• приеме мигрантов;
• увольнении мигрантов;
• прибытии и выбытии иностранцев с адреса организации (в том случае, если она является принимающей стороной).

Все уведомления заполняются по одинаковым правилам:

• бланки унифицированы и утверждаются приказами МВД. На сегодня актуальны следующие:
  • уведомление о приеме и увольнении — приложение № 7 и 8 к Приказу МВД России от 30.07.2020 № 536;
  • уведомление о прибытии — приложение № 4 к Приказу МВД России от 10.12.2020 № 856;
  • уведомление о выбытии — приложение № 1 к Приказу МВД России от 14.09.2020 № 641.
• на каждого иностранца — отдельное уведомление;
• ошибки, исправления и помарки недопустимы;
• при нехватке знакомест, используются доплисты;
• уведомление подписывает ответственное лицо организации (чаще всего директор). При наличии печати она ставится в специально отведенное поле.

Подают уведомление несколькими способами:

• лично, в ОВМ;
• через Госуслуги;
• почтой.

На сегодня самым удобным способом подачи уведомлений становятся Госуслуги . Их преимущества:

• быстрота;
• дистанционность;
• удобство заполнения. Не надо мучиться с вписыванием букв в клеточки.

Чтобы найти нужную услугу, удобно использовать функционал электронного помощника Макса. Необходимо лишь вписать вопрос в поисковую строку и запустить поиск. А потом пройти по нужной ссылке:

Если же вы по старинке заполняете и распечатываете бланки уведомлений, то рекомендую внимательно проверять их на предмет ошибок, особенно при отправке почтой. После отправки уведомление исправить нельзя и легко попасть на штраф.

Этап 5. Внутренний аудит.

Рекомендую время от времени его проводить. Это поможет выявить ошибки и неудобства и исправить их раньше, чем это приведет к штрафам.

Полезные материалы по теме миграционного учета:

1. Сроки постановки на миграционный учет иностранных граждан.
2. Инициативы властей в области миграционной политики: к чему готовиться и чего ждать.
3. Что грозит за фиктивную постановку на учет иностранного гражданина.
4. Как составить трудовой договор с иностранным работником.

Часто задаваемые вопросы о миграционном учете