Чеки, накладные, УПД, акты: как подтверждать расходы по бизнес-карте
Бизнес-карты — удобный инструмент для расчетов. Но расходование средств по нему требует постоянного контроля. Расскажу, как подтверждаются расходы по бизнес-карте, какими документами, для чего это нужно и что делать, если нужные документы работник не представил.
Зачем нужно отчитываться о тратах по бизнес-карте
Начну с того, что представлять отчеты по бизнес-карте обязаны сотрудники, которым она выдана. Если предприниматель работает в одиночку, то он сам отчитывается перед собой, перед налоговой и банком.
Читайте:
Когда вопрос касается подотчетного лица, то, представляя отчетность по бизнес-картам, он списывает с себя долг перед компанией. Для этой цели предусмотрен авансовый отчет. К нему прилагаются первичные документы, подтверждающие расходы по бизнес-карте. Они фиксируют не только факт расходования средств, но и указывают на характер трат. Если подотчетное лицо к отчету приложит чек на посещение салона красоты, то документ не будет принят бухгалтерией, так как не соответствует производственному назначению расходов.
Компания (ИП) заботится о представлении отчетности по бизнес-картам по трем причинам:
- Контроль за расходованием средств по бизнес-карте.
- Возможность учесть в расходах произведенные затраты при расчете налогов.
- Соблюдение положений 115-ФЗ от 07.08.2001 (ч. 1 ст. 6).
За какие расходы по карте сотрудник должен отчитаться
Деньги на бизнес-карте — это собственность компании. Сотруднику дано право распоряжаться ими в рамках своих должностных обязанностей и отчитываться за произведенные расходы. То есть «подотчетник» представляет авансовый отчет по бизнес-карте в пределах сумм, потраченных с нее. Бухгалтер проверяет документ и исключает из отчета суммы, которые не соответствуют интересам бизнеса. Сотрудник не вправе совершать покупки в свою пользу. Если такие расходы имеют место, то подотчетное лицо возвращает деньги на карту через банкомат.
Ознакомьтесь с правилами работы с подотчетными лицами
Сотрудник должен отчитаться за все траты, связанные с расходами для нужд компании при:
- совершении покупок;
- оплате представительских и командировочных расходов;
- снятии наличных в банкомате;
- оплате работ и услуг.
Для каждого вида расходов с бизнес-карты предусмотрены отдельные виды документов.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы отразить в налоговом учете оформление корпоративной карты.
Какие документы нужны по тратам по бизнес-карте
Изначально составьте внутренний локальный акт, в котором закрепите положение, что средства на корпоративной карте приравниваются к подотчетным суммам, и утвердите порядок использования бизнес-карт. На основании локального акта принимаются авансовые отчеты с приложенными документами о произведенных тратах.
На оборотной стороне авансового отчета построчно перечисляются документы, подтверждающие расходы по бизнес-карте, приложенные к отчету
При оплате покупок
Если сотрудник совершает покупку с бизнес-карты у оптового продавца, то менеджер либо бухгалтер оформляет накладную и прилагает кассовый чек. Товарная накладная — первичный документ, подтверждающий факт приобретения товара. Она составляется по унифицированной форме ТОРГ-12 либо в виде первичного документа, разработанного продавцом на ее основании. Важно, чтобы в документе присутствовали необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Федерального закона 402-ФЗ от 06.12.2011.
Может пригодиться: как заполнить товарную накладную ТОРГ-12 и универсальный передаточный документ
Если продавец — плательщик НДС, то дополнительно представляет счет-фактуру либо составляет единый документ — УПД, заменяющий накладную и счет-фактуру.
При приобретении товара в розничном магазине продавец формирует кассовый чек и прилагает товарный. Продавцы при расчете банковской картой обязаны выдавать кассовый чек (абз. 4 п. 2 статьи 5 Федерального закона 54-ФЗ от 22.05.2003)
При снятии наличных
Сам факт снятия наличных средств через банкомат подтверждается чеком, который автоматически выдает банкомат. Но для «подотчетника» остается обязанность подтвердить, куда он эти средства потратил. Например:
- внес оплату поставщику;
- приобрел товар или услугу за наличный расчет.
Если расчет производится с юридическим лицом, то выдается приходный кассовый ордер и кассовый чек. Когда наличными оплачены услуги — представляются акт об оказании услуг и кассовый чек.
Подробнее: какой чек можно использовать для подтверждения расходов
Что делать, если сотрудник документы не представил
Документальное подтверждение доходов требуется как в бухгалтерском, так и налоговом учете. Вы не сможете принять в расходы траты, произведенные с бизнес-карты и не подтвержденные первичными документами. Такой подход исказит данные учета, увеличит размер налогов. Но это еще не все. Налоговики все потраченные сотрудником деньги включат в его личный доход, доначислят НДФЛ и страховые взносы с пенями и штрафами.
Чтобы этого избежать:
- контролируйте сроки сдачи авансовых отчетов;
- потребуйте, чтобы «подотчетник» вернул бизнес-карту вместе с авансовым отчетом;
- произведите удержание из зарплаты, руководствуясь статьей 137 ТК РФ, если часть расходов не признали в учете.