Как продавцу регистрировать авансовые счета-фактуры в книгах покупок и продаж

Исчисление НДС с авансов: главное

Продавец чаще всего работает с авансовыми счетами-фактурами в двух ситуациях:

• при получении аванса;
• при оформлении продажи либо возврате средств покупателю.

Может пригодиться: как заполнить счет-фактуру на аванс

Получение аванса

Если компания применяет НДС и получает предоплату, то она обязана оформить счет-фактуру на дату поступления денег (п. 1 ст. 167 НК РФ). Дата будущей отгрузки значения не имеет. Даже если продажа будет через несколько месяцев, то НДС с аванса нужно начислить сразу.

После того как продавец получает аванс, он должен:

• рассчитать НДС с поступившей суммы;
• отразить налог в счете-фактуре;
• передать счет-фактуру покупателю;
• зарегистрировать его в книге продаж.

В фактуре отражают полную сумму аванса, из которой выделяют НДС по расчетной ставке. Например, если получили 351 805 руб., а применяете ставку НДС 22 %, то сумма налога составит 63 440,25 руб. (351 805 × 22 / 122).

Если аванс поступает частями, то НДС рассчитывают по каждому платежу. Соответственно, каждый аванс необходимо отражать отдельным счетом-фактурой и отдельно регистрировать.

Когда счет-фактура на аванс не нужен:

• операция не признается объектом обложения или освобождена от НДС (п. 2 ст. 146, ст. 149 НК РФ);
• место реализации не относится к РФ (ст. 147, 148 НК РФ);
• операция облагается по ставке 0 % — например, экспорт (ст. 154 НК РФ);
• производство длится более шести месяцев при соблюдении условий п. 13 ст. 167 НК РФ;
• продавец применяет спецрежим и не платит НДС;
• деньги получены ошибочно и не связаны с реализацией.

Также допустимо не отражать аванс в счете-фактуре:

• если отгрузка происходит в том же квартале, что и получение оплаты (Письмо ФНС от 17.10.2024 № СД-4-3/11815);
• если расчеты ведутся по долгосрочному договору с регулярной отгрузкой — тогда документ можно оформлять на остаток аванса по итогам периода (письма Минфина и ФНС).

Отгрузка

Когда продажа состоялась — продавец получает право на вычет НДС, ранее начисленного с аванса. Для этого документ регистрируют в книге покупок (п. 8 ст. 171, п. 6 ст. 172 НК РФ). В итоге один и тот же документ участвует в учете дважды:

• сначала его отражают в продажах при начислении НДС;
• затем регистрируют в покупках, когда возникает право на вычет.

Порядок регистрации авансового счета-фактуры в книге продаж

Авансовый счет-фактуру регистрируют в продажах того периода, когда он выставлен. Правила ведения книги установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

В регистре продаж отражают данные счета-фактуры и документы, подтверждающие получение аванса:

• гр. 1 — номер записи;
• гр. 2 — код вида операции «02»;
• гр. 3 — номер и дата счета-фактуры;
• гр. 7, 8 — покупатель и его ИНН/КПП;
• гр. 11 — платежный документ;
• гр. 13б — сумма аванса;
• гр. 17–18 — сумма НДС.

Не заполняем графы 3а, 4–6, 14–16, 19 и иные, поскольку данных нет. При регистрации дополнительно проверяю коды операций и суммы авансов. Если их отразить неверно, то учетная программа сформирует некорректные данные для декларации. Аудиторы рекомендуют обращать внимание на следующие нюансы:

• если оплата неденежная — графу 11 не заполняют;
• если есть посредник — его данные необходимо отражать в книге. Об этом часто забывают, а вспоминают, когда приходит требование о пояснении расхождений с отчетностью контрагентов.

Порядок регистрации авансового счета-фактуры в книге покупок

После того как продажа состоялась, продавец принимает НДС к вычету. Основание — тот же документ, оформленный при получении аванса. Его нужно зарегистрировать в книге покупок.

Что отражать в книге покупок:

• гр. 1 — номер записи;
• гр. 2 — код «22»;
• гр. 3 — счет-фактуру;
• гр. 7а — документ на отгрузку;
• гр. 9–10 — данные продавца;
• гр. 14 — сумму оплаты;
• гр. 15 — сумму НДС к вычету.

Если аванс закрывается частично, то вычет принимают пропорционально. В итоге один документ можно регистрировать в покупках несколько раз.

После заполнения дополнительно сверяем НДС с данными отгрузочного документа. Если показатели не совпадают, то при формировании декларации обязательно возникнут расхождения разделов 8 и 9.

Читайте: как вести книги покупок и продаж

В каком периоде регистрировать фактуру

Документ включают в покупки того периода, в котором аванс фактически зачтен (п. 6 ст. 172 НК РФ):

• при отгрузке товара;
• при сдаче работ;
• при оказании услуг.

Пример 1

10 марта 2026 года получен аванс 241 316 руб. и оформлен авансовый документ. Отгрузка — 18 апреля. Регистрация в книгах:

• продаж — в I квартале;
• покупок — во II квартале.

Если продажа идет партиями, то вычет применяют по мере отгрузки. Тогда один документ может попадать в покупки несколько раз.

Пример 2

В феврале получили аванс в счет будущей поставки — 363 816 руб. Произвели отгрузки в адрес клиента:

• 28 марта — 201 803 руб.;
• 15 апреля — 162 013 руб.

Как регистрировать счет-фактуру на аванс в книгах:

• продажи — за I квартал. Необходимо отражать всю предоплату с начислением НДС 65 606,16 руб. (363 816 × 22 : 122).
• покупки:
  • I квартал — НДС 36 390,70 руб., это часть вычета по первой продаже;
  • II квартал — НДС 29 215,46 руб., это остаток вычета, принятый после второй поставки.

Регистрация счета-фактуры в книгах покупок и продаж при возврате аванса

Если после получения аванса договор меняют или расторгают, а деньги возвращают, то продавец вправе заявить вычет НДС в книге покупок (абз. 2 п. 5 ст. 171 НК РФ). Используют тот же документ, новый оформлять не нужно. Счет-фактуру регистрируют в книге покупок. Условия:

• договор изменен или прекращен;
• деньги возвращены.

Что отражать в книге покупок:

• гр. 1 — номер записи;
• гр. 2 — код «22»;
• гр. 3 — счет-фактуру;
• гр. 7 — документ возврата;
• гр. 14 — сумму;
• гр. 15 — НДС к вычету.

Если возвращается часть аванса, то вычет рассчитывают пропорционально суммам возврата. Зарегистрировать счет-фактуру в покупках нужно в течение одного года с даты возврата (п. 4 ст. 172 НК РФ п. 21 правил, утв. постановлением № 1137).

Пример.

20 марта 2026 года получен аванс 181 312 руб., оформлен авансовый счет-фактура. В апреле деньги возвращены клиенту. Регистрация авансового документа в книгах:

• продаж — в I квартале;
• покупок — во II квартале.

На заметку: что делать, если ошибки при заполнении документов повлекли занижение налоговой базы по НДС