Составляем акт приема-передачи электронной подписи
Вам нужно срочно уехать, и вы хотите передать электронную подпись своему заму? Тогда составьте акт или соглашение о передаче на использование ключа ЭЦП. Но передача ЭП небезопасна: возможно, лучше воспользоваться другим способом подписания.
Можно ли передавать ЭЦП другому лицу, по закону
Электронная подпись нужна для идентификации того, кто подписал электронный документ. Участники электронного документооборота обязаны обеспечить конфиденциальность ключей ЭП и не допускать использования своих ключей без собственного согласия (п. 1 ч. 1 ст. 10 63-ФЗ от 06.04.2011).
Надо знать: что такое электронная подпись и как ее получить
По сути, 63-ФЗ не запрещает передавать материальный носитель по акту приема-передачи ключей рутокена, но специалисты не рекомендуют это делать. И вот почему:
- Квалифицированная ЭП — это электронный аналог собственноручной подписи. Если отдаете носитель с ЭЦП руководителя, это фактически то же самое, что передать чистые листы с подписью директора и печатью компании. На них можно отразить все, что угодно, и руководитель уже не сможет это проконтролировать — например, списать деньги со счета в банке. Более того, оспорить электронные документы, которые подписали неуполномоченные сотрудники, у руководителя тоже не получится. А если ЭП директора без его ведома подпишут контракт, его придется исполнить.
- Если передавать подпись руководителя то одному, то другому сотруднику, обеспечить ее конфиденциальность не получится. А 63-ФЗ прямо запрещает использовать ЭЦП, если нарушена ее конфиденциальность (п. 3 ч. 1 ст. 10 63-ФЗ).
У индивидуальных предпринимателей все по аналогии. Если предприниматель уполномочил действовать от собственного имени другого человека по доверенности, он не передает ему свою подпись ИП (п. 2 ст. 17.3 63-ФЗ). Доверенный представитель подписывает все документы своей ЭЦП физлица. А вместе с документами отправляет машиночитаемую доверенность, которую ему выдал ИП (ч. 1 ст. 17.5 63-ФЗ).
Дополнительно: как электронную подпись использовать на портале Госуслуг
Советуем ознакомиться: что такое машиночитаемая доверенность и как ее использовать
Как передать ключ ЭП
Права на подписание бумажных документов разрешают передавать другому сотруднику по доверенности. С ЭП все не так просто: если ее передать другому работнику, это приведет к потере конфиденциальности. А неконфиденциальную электронную подпись использовать нельзя. То есть акт приема-передачи электронной подписи директора главному бухгалтеру составлять не рекомендуется.
А вот что рекомендуют сделать, если директор не сможет сам подписать электронные документы:
- Подключить руководителю удаленный доступ к рабочему компьютеру. Благодаря этому, он сможет сам подписывать электродокументы, когда уедет в командировку или в отпуск. Но для крупных компаний это неприемлемый вариант, поскольку высок риск взломов, вскрытия информации и разглашения коммерческой тайны.
- Оформить электронную подпись работнику, которого уполномочили на подписание документов. До 31.08.2023 было два варианта: получить сертификат работника компании или сертификат физлица. После 01.09.2023 сертификаты работников не выдают.
Если от имени компании действует не руководитель, а доверенный представитель — уполномоченный работник, документы подписывают ЭП такого представителя. В пакет электронных документов включают машиночитаемую доверенность (Приказ Минцифры № 857 от 18.08.2021). Пока формат работы с электроподписью и МЧД обязателен только для ЭП физлиц, которые выдают без привязки к организации. Если у вас ЭЦП сотрудника, до 01.09.2024 сможете работать без МЧД.
Порядок работы с доверенностью утвержден ПП РФ № 224 от 21.02.2022. Электронную доверенность подписывают квалифицированной ЭЦП доверенного представителя. А если доверенность выдали в порядке передоверия, то документ подписывают УКЭП нотариуса.
И еще один важный нюанс: если руководитель наделил работника полномочиями по подписанию первичных документов, он обязан издать приказ и ознакомить с ним уполномоченного сотрудника. Обычно в таком распоряжении указывают:
- сотрудников, которых наделили полномочиями;
- ЭЦП, которую использует конкретный работник;
- перечень полномочий, который связан с конкретной ЭЦП;
- меры безопасности (или ссылку на них), которые связаны с применением и хранением ЭЦП.
Как оформить акт приема-передачи ЭП
Если все же владелец решил передать свою ЭП, он делает это под личную ответственность. Официальных санкций за передачу электронной подписи нет, но надо понимать возможные последствия. Передача ЭЦП даже собственным сотрудникам компрометирует подпись. Если ключ попадет не в те руки, злоумышленники смогут воспользоваться им в противоправных целях. Иногда это приводит не только к потере конфиденциальности, но и денег, имущества владельца ЭП.
Передачу оформите актом. Унифицированной формы акта приема-передачи ЭЦП для юридического лица не разработали, составьте его в произвольном виде. Укажите, какой ключ передаете и с какой целью. Поставьте дату и свою подпись, подпишите у получателя.
А вот образца акта приемки-передачи ЭЦП между организациями нет. Передавать ЭП компании в другую организацию нельзя — ее смогут скопировать и использовать без вашего ведома. Если забыли свою подпись в офисе контрагента, рекомендуется аннулировать действующую ЭЦП и перевыпустить новый сертификат.
Может пригодиться: как отозвать электронную подпись