Закрывающие документы в учете организации

Что такое закрывающие документы в бухгалтерии

Термин «закрывающие документы ООО и ИП» в законодательстве напрямую не используется. На практике так называют документы, которые подтверждают, что обязательства контрагента по договору исполнены, а сделка фактически завершена. Проще говоря, они показывают: работа выполнена, товар передан, услуга оказана, расчеты можно отразить в учете.

Что относится к закрывающим документам

Какие закрывающие документы нужны — зависит от вида сделки. Чаще всего к ним относят:

• акт выполненных работ (оказанных услуг);
• товарную накладную;
• универсальный передаточный (УПД);
• счет-фактуру (для целей НДС);
• акт приема-передачи;
• транспортную накладную;
• товарно-транспортную накладную;
• иные бумаги, подтверждающие исполнение договора.

В некоторых случаях для учета требуется не один, а два и более документов. Например, при поставке товаров, понадобятся:

• товарная накладная и счет-фактура или УПД — для учета товара и НДС;
• транспортная накладная, если поставка осуществлялась с привлечением стороннего перевозчика, — для учета затрат на услуги перевозки.

Зачем нужны закрывающие документы

Без закрывающих бумаг операция считается незавершенной в бухгалтерском учете и налогообложении. Необходимо выставлять и получать их, чтобы:

• подтвердить исполнение обязательств контрагента по договору;
• признать доходы и расходы в бухгалтерском учете;
• подтвердить расходы в налоговом учете;
• принять входящий НДС к учету и вычету;
• доказать реальность сделки при проверке.

Именно на дату подписания закрывающей документации в учете чаще всего признают доход или расход.

Читайте: как выбрать метод признания доходов и расходов

Предоставление закрывающих документов

Порядок предоставления закрывающих документов зависит от условий сделки, которую необходимо закрыть. Обычно обязанность выставить и предоставить закрывающие документы возлагается на исполнителя по договору. Контрагенты вправе в договоре закрепить, как будут оформлять, выставлять и получать итоговые бумаги.

Нередко необходимо закрыть внутреннюю операцию организации. Какие необходимы закрывающие документы, кто и в каком порядке будет готовить их, кто обязан выставлять и получать, отражать в учете — определяется локальными актами.

Подписание закрывающих документов

Документ приобретает юридическую силу только после подписания сторонами сделки. Кто ставит подпись:

• уполномоченный представитель исполнителя (продавца);
• уполномоченный представитель заказчика (покупателя).

Подпись может быть:

• собственноручной;
• электронной — при электронном документообороте (ЭДО).

Как сделать закрывающие документы

На практике не для каждой хозяйственной операции можно подобрать готовую типовую форму. И не всегда типовые формы подходят под условия конкретной сделки. При этом большинство унифицированных форм допускается изменять: дополнять реквизитами, убирать лишние показатели или адаптировать под особенности деятельности компании.

Обычно я стараюсь разрабатывать свои формы. Это требует времени, но в итоге получается идеальный индивидуальный бланк. Он позволяет безопасно закрыть конкретную сделку с ее особенностями. Чтобы не встретить возражений контрагента, бланк я готовлю заранее и согласовываю как приложение к договору.

К обязательным реквизитам в бухгалтерском учете относятся (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• наименование;
• дата закрывающих документов;
• наименование организации или ФИО ИП;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения операции с указанием единиц измерения;
• наименование должности лиц, совершивших операцию и ответственных за ее оформление;
• подписи указанных лиц либо иные реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

Какие есть виды закрывающих документов

Открывающие и закрывающие документы зависят от содержания сделки и условий контракта. Один и тот же результат хозяйственной операции может подтверждаться разными бумагами в учете. Контрагенты должны выбрать правильный закрывающий документ.

Акт выполненных работ (оказанных услуг)

Суть: закрывающий документ на работы или услуги. Подтверждает выполнение работ или оказание услуг и их приемку контрагентом.

Форма: произвольная (законодательно не утверждена).

Особенности:

• фиксирует объем и стоимость работ (услуг);
• подтверждает принятие результата контрагентом без претензий;
• служит основанием для признания доходов и расходов.

Когда выставлять/получать: при оказании и учете услуг и выполнении работ по договорам подряда и услуг.

Акт приема-передачи

Суть: закрывающий документ по договору купли-продажи, аренды. Подтверждает передачу имущества, результатов работ или объектов между контрагентами.

Форма:

• унифицированная, например, ОС-1 — акт приема передачи основных средств;
• произвольная — если нет унифицированной.

Особенности:

• фиксирует сам факт передачи имущества контрагенту;
• часто используется при передаче основных средств, имущества, результатов работ;
• может оформляться как отдельно, так и в качестве приложения к контракту.

Когда выставлять/получать: при передаче контрагенту имущества, оборудования, объектов строительства, аренды, результатов работ.

Товарная накладная

Суть: подтверждает передачу товара контрагенту.

Форма: унифицированная № ТОРГ-12 или самостоятельно разработанная.

Особенности:

• отражает количество и стоимость товара;
• подтверждает отпуск и приемку ТМЦ;
• является первичной учетной формой.

Когда выставлять/получать: при поставке и реализации товаров контрагенту.

Счет-фактура

Суть: подтверждает сумму предъявленного НДС.

Форма: установленная законодательством.

Особенности:

• используется исключительно для целей НДС;
• не подтверждает исполнение сделки самостоятельно;
• оформляется продавцом.

Когда выставлять/получать: при операциях, облагаемых НДС.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Суть: объединяет первичный акт или накладную и счет-фактуру.

Форма: рекомендована ФНС России (Письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Особенности:

• заменяет накладную или акт;
• может одновременно подтверждать передачу и НДС;
• снижает объем документооборота.

Когда выставлять/получать: при реализации товаров, работ и услуг, включая операции с НДС.

Транспортная накладная

Суть: подтверждает заключение договора перевозки груза и факт его транспортировки.

Форма: утверждена постановлением правительства от 21.12.2020 № 2200.

Особенности:

• оформляется грузоотправителем;
• подтверждает услуги перевозки;
• используется для расчетов с перевозчиком.

Когда выставлять/получать: при перевозке грузов автомобильным транспортом.

Товарно-транспортная накладная (ТТН)

Суть: подтверждает одновременно передачу товара и его перевозку.

Форма: унифицированная № 1-Т, утверждена постановлением Госкомстата от 01.12.1997 № 78.

Особенности:

• содержит товарный и транспортный разделы;
• подтверждает движение ТМЦ и транспортные расходы;
• применяется при доставке собственным или привлеченным транспортом.

Когда выставлять/получать: обязательно — при перевозке этилового спирта, спиртосодержащей и алкогольной продукции. Добровольно — в остальных случаях при перевозке товаров автомобильным транспортом.

Подробнее:

• как заполнить счет-фактуру;
• как заполнить УПД;
• как оформить товарно-транспортную накладную (ТТН).

Как отличаются закрывающие документы у ООО, ИП и физлица на НПД

Состав закрывающих бумаг зависит не столько от формы бизнеса, сколько от применяемого налогового режима.

ООО и ИП

Индивидуальные предприниматели используют в работе те же закрывающие бумаги, что и организации. Разницы фактически нет, предприниматели могут выставлять и получать:

• акты выполненных работ;
• накладные;
• УПД;
• счета-фактуры (при работе с НДС);
• иные формы в зависимости от сделки.

Отличие только в реквизитах контрагента: вместо наименования организации указывается ФИО предпринимателя и статус ИП.

Физлицо на НПД (самозанятый)

У самозанятых появляется дополнительная обязательная закрывающая форма — чек из приложения «Мой налог». Например, если самозанятый выполнил ремонтные работы:

• контрагенту может выставлять акт выполненных работ;
• обязательно формирует чек в приложении «Мой налог».

Способ расчетов значения не имеет. Чек необходимо выставлять:

• при наличной оплате;
• при безналичных расчетах.

Именно чек из приложения подтверждает доход самозанятого и заменяет кассовый чек, поэтому без него расчеты считаются оформленными в учете неправильно.

Некоторые заказчики считают, что от самозанятых достаточно получать расчетные чеки. Но по рекомендации аудитора всегда прошу выставлять акты или накладные, чтобы закрыть сделку. И эта тактика работает, она уже дважды помогла мне отбиться от претензий налоговиков.

Узнайте, как выглядит акт выполненных работ от самозанятого

Как грамотно организовать работу по сбору закрывающих документов у контрагентов

Даже правильно оформленная сделка создает проблемы в учете, если важные бумаги вовремя не получены. Значит, сбор, обработку и учет желательно выстроить как регулярный рабочий процесс, а не решать вопрос в конце отчетного периода.

Работу с документацией можете организовать так:

1. Закрепите порядок обмена документами в сделке. Укажите сроки подписания, формат передачи (бумажный или ЭДО) и ответственность сторон за задержку.
2. Используйте электронный документооборот (ЭДО). Это снижает риск потери документации, ускоряет подписание и учет.
3. Назначьте ответственного сотрудника. Когда документация «у всех понемногу», часть из нее неизбежно теряется.
4. Ведите реестр ожидаемых закрывающих бумаг. В нем удобно фиксировать:
   • контрагента;
   • номер договора;
   • период;
   • дату получения.
5. Проверяйте первичку сразу после получения. Ошибки проще исправить в текущем учете, чем спустя квартал или перед сдачей отчетности.
6. Проводите ежемесячную сверку с контрагентами. Это позволяет вовремя выявить отсутствующие акты или накладные.