Когда и как заполнять универсальный корректировочный документ (УКД)

Что такое УКД — универсальный корректировочный документ

УКД — универсальный документ, которым оформляют изменения после отгрузки. Его надо заполнять, когда стороны договорились изменить условия сделки, и это необходимо зафиксировать документально.

Универсальный корректировочный документ подтверждает, что:

• стороны согласовали изменения;
• изменения относятся к конкретной отгрузке;
• корректировка отражена в учете.

Как связан УКД со счетом-фактурой

УКД изначально задуман как универсальный документ. Он совмещает в себе корректировочный счет-фактуру и соглашение или уведомление, которыми подтверждается изменение условий сделки. Часть, которая выполняет функцию счета-фактуры, выделена в форме — это блок в «жирной рамке». Конкретно по нему определяют показатели для расчета НДС. По сути, у продавца есть выбор: заполнить один универсальный бланк либо использовать корректировочный счет-фактуру и отдельное соглашение или уведомление.

Может пригодиться: как заполнить корректировочный счет-фактуру

Оба варианта равнозначны. УКД просто позволяет сократить документооборот и не дублировать информацию в разных формах.

Как именно используется универсальный бланк — ясно из его статуса документа:

1. Статус 1 — форма используется как корректировочный счет-фактура и соглашение. В этом случае он обязан содержать все обязательные реквизиты в жирной рамке, а отдельную фактуру не оформляют.
2. Статус 2 — форма применяется только как соглашение/уведомление, без целей НДС. Тогда корректировочный счет-фактуру надо выставить отдельно.

В каких случаях оформляют УКД

Корректировочный документ оформляют для изменения цены, количества и как итог — общей стоимости товаров, работ или услуг.

В своей работе я использую такую шпаргалку:

По какой форме его заполняют и отправляют

Печатный бланк УКД имеет только рекомендованную форму, ФНС привела ее в Письме от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@. Налоговики не поддерживают актуальность рекомендованной печатной формы. Бланк необходимо дорабатывать самостоятельно при каждом обновлении законодательства. Проще всего пользоваться формой учетной программы, главное — регулярно подкачивать обновления.

Если решили доработать бланк самостоятельно, то сохраните обязательные реквизиты:

• корректировочного счета-фактуры — по правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137;
• первичного документа — по статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Универсальный корректировочный документ можно составить:

• на бумаге и передать клиенту лично, почтой, курьером;
• в электронном виде и переслать через ЭДО.

С 19 апреля 2026 года действует новый электронный формат, утвержденный Приказом ФНС от 19.01.2026 № ЕД-1-26/29@. Чтобы правильно оформлять УКД, обновите учетную программу, если еще этого не сделали.

Полезно: как оформить возврат товара поставщику в 1С

Как заполнять УКД

Оформлять корректировку обязан продавец, но покупатель тоже заполняет свою часть.

Покупателю

Как покупателю оформлять свою часть — зависит от основания корректировки, а оно зависит от текста договора:

Ситуация 1

В соответствии с договором поставщик обязан оформлять строку «Предлагаю изменить стоимость», тогда покупатель должен оформлять согласование. Для этого он:

• подтверждает согласие в строке «С изменением стоимости согласен»;
• указывает ответственных лиц;
• подписывает документ.

Ситуация 2

Продавец обязан оформлять строку «Уведомляю об изменении стоимости». Поскольку от клиента согласия не требуется, ему не надо оформлять согласование, достаточно поставить дату, подпись и свои реквизиты.

Кроме того, клиент обязан оформлять изменения в учете:

• оформлять записи в книге:
  • покупок (увеличение стоимости);
  • продаж (уменьшение стоимости);
• корректировать вычет по НДС:
  • принимать к вычету разницу — при увеличении входного НДС;
  • восстанавливать налог — при уменьшении входного налога.

Читайте: как вести книги покупок и продаж

Продавцу

Продавец заполняет УКД на основании первичного документа по отгрузке и тех изменений, которые стороны согласовали после нее. Что оформлять в строках:

• о самом УКД:
  • статус – 1 (корректировочный счет-фактура + первичный документ) или 2 (только соглашение/уведомление);
  • стр. 1 – номер самого УКД;
  • стр. 1б – номер исходной фактуры, по которой проводили отгрузку;
  • стр. 4 – наименование и код валюты;
  • стр. 5 – номер госконтракта (при наличии);
• о поставщике:
  • стр. 2 – название юрлица или ФИО предпринимателя;
  • стр. 2а – адрес;
  • стр. 2б – ИНН, КПП;
• о покупателе:
  • стр. 3 – наименование/ФИО;
  • стр. 3а – адрес;
  • стр. 3б – ИНН, КПП.

Что оформлять в графах таблицы:

• о товаре:
  • гр. А – код (при наличии);
  • гр. 1 – порядковый номер;
  • гр. 2 – наименование (так же, как в фактуре на отгрузку);
  • гр. 1в – код вида (при наличии);
  • гр. 2, 2а – код и название единицы измерения;
• о количестве — гр. 3:
  • первая строка – исходный показатель;
  • вторая – новый показатель;
• о цене – гр. 4:
  • первая строка – исходный показатель;
  • вторая – новый показатель;
• о стоимости – гр. 5 и 9:
  • первая строка – исходный показатель;
  • вторая – новый показатель;
• о налогах – гр. 6 и 7:
  • первая строка – исходный показатель;
  • вторая – новый показатель.

Далее надо определить результат налога и стоимости. Корректировочный документ может их снизить или повысить, в зависимости от этого выбираем одну из двух итоговых строк.

По опыту знаю, что на первый взгляд документ выглядит слишком громоздко и пугает обилием строк. Более того, когда речь идет о корректировке прослеживаемых товаров — в документе добавляются еще и графы 12–14. Но поскольку для непрослеживаемых товаров в корректировочных счетах-фактурах эти графы разрешено не формировать, то и в УКД по непрослеживаемым товарам без них можете обойтись. Чтобы было проще разобраться в заполнении, покажу два примера из практики:

Пример: как оформлять УКД при изменении количества товара

Пример: как оформлять УКД при изменении цены товара

Универсальный корректировочный документ: частые вопросы