Разъяснение последствий отказа предоставить свои персональные данные работником

Разъяснения работнику последствий отказа предоставления персональных данных: что это

С сентября 2022 г. вступили в силу изменения в ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных». У работодателя появилась новая обязанность, связанная с порядком действий при получении, использовании и обработке персданных сотрудников: разъяснять работнику, какие последствия наступают, если он отказывается предоставлять необходимые персональные сведения.

Для информации: какая информация относится к персональным данным

По 152-ФЗ каждый гражданин имеет право отказаться от предоставления своих персональных данных даже в тех случаях, когда это необходимо. Вместо согласия на обработку перс. данных любой человек вправе написать отказ от их предоставления. Но в определенных ситуациях такой отказ влечет невозможность предоставления услуг или соблюдения прав такого гражданина. Это касается и трудовых отношений.

Например, при устройстве на работу будущий сотрудник отказывается представить паспорт, СНИЛС и ИНН, полагая, что эти данные работодатель вправе передать третьим лицам или использовать не по назначению. Однако без получения таких сведений работодатель не сможет заключить трудовой договор, подать необходимые уведомления в СФР и налоговый орган, и, как следствие, будут нарушены права работника.

Надо знать: какие документы нужны для трудоустройства

Работодатель обязан в простой, понятной форме разъяснить наступление юридических или правовых последствий, которые неизбежно связаны с отказом человека предоставить персональные данные, чтобы субъект перс. данных смог принять обдуманное, взвешенное решение. Разъяснение не должно становиться формой скрытой угрозы или понуждения к совершению действий, необходимых работодателю.

Форма разъяснения нормативно не закреплена. Я рекомендую заранее разработать письменный образец, чтобы он находился под рукой, когда возникнет такая необходимость.

Такое разъяснение необходимо не только работнику, но и работодателю, т. к. в спорных ситуациях помогает доказать правомерность действий компании.

В каких случаях предусмотрены разъяснения о последствиях отказа предоставить персональные данные

Разъяснение о последствиях отказа предоставить персональные данные оформляется в следующих ситуациях:

1. От работника необходимо получить определенные персональные данные, которые требуются впервые или ранее сотрудником не предоставлялись. Это возможно и при первичном оформлении на работу в компанию, и в процессе трудовых отношений, когда обработка персональных данных возможна без получения согласия на это. Например, для заключения трудового договора сотрудник обязан представить паспорт, но он отказывается это делать. Работодателю необходимо письменно разъяснить последствия такого отказа и сообщить о невозможности заключить трудовой договор по этой причине.
2. Сотрудник должен дать согласие на обработку или использование уже предоставленных им персональных данных, в том числе когда эти сведения планируется использовать новым способом. Например, компания собирается разместить на сайте фотографии своих лучших сотрудников и сведения об их профессиональных качествах и достижениях для увеличения уровня доверия клиентов и проведения видеовстреч.

От сотрудника необходимо получить согласие на такие действия. Если же он откажется написать согласие, то компания обязана разъяснить, как такой отказ скажется на правах работника (например, сотрудник не сможет участвовать в видеовстречах с клиентами, и это повлияет на размер премии). Если же отказ никак на правах сотрудника не отразится, то и разъяснение делать не требуется, т. к. негативные последствия для него не наступают.

Может быть полезно: как составить согласие на обработку персональных данных

Кто проводит разъяснение последствий отказа предоставить персональные данные

В 152-ФЗ обязанность разъяснять последствия отказа от предоставления персональных данных закреплена за оператором персданных.

Любая организация, обрабатывающая такие данные в отношении работников, практически любым способом становится оператором ПДН. В компании назначается сотрудник, ответственный за проведение всех действий с персональными данными. В крупных компаниях для этих целей даже формируется специальный отдел. В небольших компаниях рекомендуется наделить такими обязанностями отдельного сотрудника. Чаще всего это кадровый работник, который получает персданные от сотрудников. В его обязанности необходимо включить и обязанность по разъяснению последствий в случае отказа работника предоставить необходимые персданные.

Если кадровика по штатному расписанию фактически нет, то такие обязанности выполняют юрист, бухгалтер, директор или иной сотрудник. Важно закрепить их в должностной инструкции или в трудовом договоре специалиста.

Допускается разделить обязанности по действиям с персональными данными между несколькими специалистами. Например, кадровик получает сведения от работника при приеме или в процессе трудовых отношений, но в случае отказа работника предоставить персональные данные последствия ему разъясняет юрист. Законодательно такие процедуры не установлены, поэтому я рекомендую прописать их в НПА, который регламентирует порядок работы с перс. данными в организации: например, в политике по обработке персональных данных сотрудников.

Может пригодиться: как разработать положение об обработке персональных данных сотрудников

Обязательно ли разъяснять работникам последствия отказа предоставить персональные данные

После внесения изменений в ч. 2 ст. 18 152-ФЗ разъяснение последствий отказа предоставить персональные данные стало относиться к обязанностям работодателя. В том случае, если сотрудник обратится с жалобой на нарушение его трудовых прав и выяснится, что такое нарушение связано с тем, что ему не разъяснили последствия отказа предоставить необходимые перс. данные, к организации могут быть применены меры административной ответственности. Отдельной статьи в КоАП или иных НПА за это нет, но уполномоченный гос. орган в зависимости от ситуации и степени нарушения прав работника вправе применить, например:

• ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ — обработка перс. данных без получения согласия, если его получение необходимо (штраф на должностных лиц — от 100 000 до 300 000 руб., на юр. лиц — от 300 000 до 700 000 руб.);
• или ч. 4 ст. 13.1 КоАП РФ — невыполнение оператором обязанности предоставить субъекту перс. данных информацию, которая касается обработки таких данных (штраф на должностных лиц — от 8000 до 12 000 руб., на ИП — от 20 000 до 30 000 руб., на юр. лиц — от 40 000 до 80 000 руб.).

Читайте также: как оштрафуют за разглашение персональных данных

Последствия отказа предоставить персональные данные

Последствия отказа от предоставления необходимых персональных данных для работника зависят от вида таких данных. Чаще всего такие последствия касаются:

• порядка осуществления трудовых или имущественных прав. Например, права на получение вычета по НДФЛ в связи с наличием детей, если работник отказывается предоставить свидетельство о рождении на ребенка;
• невозможности предоставить компенсации или отдельные услуги. Например, сотрудник отказывается сообщить сведения о проведенном медосмотре или мед. заключении, без которого невозможно назначить компенсационные выплаты.

Составляя разъяснение, указывайте не абстрактные, а реальные последствия, которые наступают, если сотрудник отказывается предоставить персональные данные.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Часто задаваемые вопросы по теме