Бланки строгой отчетности: полное руководство для бухгалтера

Что является бланком строгой отчетности

Когда исполнитель получает оплату за свои услуги, он выдает клиенту кассовый чек или бланк строгой отчетности. БСО — это фактическое подтверждение прошедшей оплаты: его печатают на бумаге, отправляют по СМС или на электронную почту покупателю (п. 2 ст. 1.2 54-ФЗ от 22.05.2003).

Из фискального документа четко видно, что исполнитель оказал, а клиент оплатил услуги. Ни в коем случае нельзя выдавать бланки строгой отчетности, если продали покупателю товар. Только услуги!

Для сведения: все о кассовой дисциплине для ИП

Какие бланки относятся к бланкам строгой отчетности

Их делают в трех вариациях:

1. В ККТ. Это аналог кассового чека. Указывают дополнительные реквизиты, учитывая особенности сферы деятельности продавца (п. 7 ст. 4.7 54-ФЗ).
2. В типографии. Но для типографского документа понадобится одновременная выдача кассового чека или фискального строгого бланка.
3. В виде утвержденного документа. Используют, если рекомендовали на ведомственном или отраслевом уровне. Это аналог типографского БСО, но с нанесением сформированного QR-кода из ККТ. На нем указывают дату и время расчета, порядковый номер, признак и сумму расчета, заводской номер накопителя и фискальный признак документа.

Вот несколько строгих форм утвержденных документов:

• бланк для платной парковки;
• бланк бумажного, электронного билета в музей;
• бумажный, электронный абонемент на зрелищные мероприятия;
• бумажная, электронная путевки для экскурсий.

Квитанция является бланком строгой отчетности

Квитанция — это БСО. Общего для всех списка бланков строгой отчетности нет, но в разных сферах и отраслях используют такие: билеты, абонементы, талоны и квитанции.

Может пригодиться: как оплатить квитанцию онлайн

Требования к бланкам строгой отчетности

Общих требований к типографским бланкам нет. В них надо включать те реквизиты, которые утверждены для конкретной отрасли или конкретного случая. А вот к фискальным бланкам применяют те же требованиям, что и к кассовым чекам. Они закреплены в ст. 4.7 54-ФЗ.

Порядок использования бланков строгой отчетности

Бланки строгой отчетности приравняли к кассовым чекам: их печатают при расчете с клиентом через онлайн-кассы или автоматизированную системы (абз. 6 ст. 1.1 54-ФЗ). Автоматизированная система — ККТ для формирования и печати электронных БСО (абз. 2 ст. 1.1 54-ФЗ).

Где должны храниться бланки строгой отчетности

Сформированные бланки хранятся в памяти фискального накопителя: запись не корректируется. Считать фискальные данные вы сможете в течение 5 лет после окончания эксплуатации накопителя (абз. 11, 24 п. 1 ст. 4.1 54-ФЗ).

Ведомственные строгие бланки, те, что выпущены в бумажной форме, хранят в сейфах. Надо сохранять все корешки и копии использованных и испорченных бланков. Минимальный срок хранения — 5 лет после окончания года, в котором использовали такие бланки. После окончания этого периода созывают комиссию, составляют акт и уничтожают бланки.

Подробнее: где и сколько хранить БСО

Оформление бланков строгой отчетности

В 2024 году фискальные документы оформляют только в электронном виде через ККТ (ст. 1.1 54-ФЗ). При необходимости бланк распечатывают или отправляют клиенту по ММС или электронной почте.

ОКПД2: бланки строгой отчетности

Исполнитель выдает БСО, только если оказывает услуги. Для товаров его оформить нельзя — только кассовый чек. Прежде чем выдать БСО, проверьте ОКВЭД и ОКПД2.

Обязательные реквизиты БСО

Для бланков строгой отчетности, которые напечатали через онлайн-кассу, есть список обязательных реквизитов. Он такой же, как и для кассовых чеков (ст. 4.7 54-ФЗ).

Обязательны реквизиты — в таблице.

Отдельный материал про обязательные реквизиты БСО

Еще в фискальном документе указывают номер телефона или электронку заказчика, если передают его таким способом. Там же пишут электронную почту продавца.

Подробнее: какие обязательные реквизиты должны быть в кассовом чеке

БСО в годовой отчетности

Все расчеты через ККТ учитывают при составлении годовой бухгалтерской отчетности. Обязательных отчетов по фискальным БСО для всех пользователей нет.

Но есть отраслевые и ведомственные отчеты по типографским бланкам строгой отчетности. К примеру, отчеты сдают:

• при ведении воинского учета. Организации подают сведения о наличии, расходовании бланков документов воинского учета строгой отчетности и потребности в БСО (Приказ министра обороны № 700 от 22.11.2021);
• при проведении ветеринарного и фитосанитарного надзора. До 31 марта надо предоставить отчет о планируемых закупках БСО (Приказ Россельхознадзора № 844 от 27.07.2021);
• при проведении экологического, технического и атомного надзора. Подают справку об использовании БСО (Приказ Ростехнадзора № 589 от 13.10.2011).

Учет бланков строгой отчетности

Важно различать учет типографских и фискальных документов.

Бухучет типографских бланков

В день получения из типографии их принимают к учету как запасы — по фактической стоимости. Ее определяют как сумму затрат на изготовления (стоимость типографских услуг) с учетом НДС, не принимаемого к вычету (пп. «а» п. 3, п. 9, 10 пп. «а» п. 11 ФСБУ 5/2019).

Когда БСО выдают под отчет для использования в работе, их стоимость включают в состав расходов по обычными видам деятельности и списывают со счета запасов на счет затрат (п. 5, 16, 18 ПБУ 10/99). Одновременно документы учитывают на забалансе 006 (Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000).

В таблице показали проводки по учету типографских бланков.

Бухучет фискальных бланков

В этом случае учитывают не сами бланки, а кассовые операции. Поступление наличных от заказчиков отражают проводкой Дт 50 Кт 62. Если надо вернуть деньги покупателю, делается обратная запись Дт 62 Кт 50. А оприходовать выручку по кассе надо бухгалтерской записью Дт 50 Кт 90.

По теме: на каком счете учитываются бланки строгой отчетности

Бланки строгой отчетности, КОСГУ

В бюджетном учете применяются другие счета учета, а еще надо правильно указывать бюджетные коды. Для бухучета в бюджетном учреждении обязателен КОСГУ — код операций сектора госуправления (Приказ Минфина № 209н от 29.11.2017). Расходы на изготовление и приобретение БСО бюджетники проводят по КОСГУ 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».

Бланки строгой отчетности, учет в бюджетном учреждении

Счет учета у бюджетников — забалансовый 03 «Бланки строгой отчетности» (Приказ Минфина № 162н от 06.12.2010). На нем учитывают трудовые книжки и вкладыши, дипломы и аттестаты, путевки и квитанции, свидетельства. Перечень строгих отчетных документов надо закрепить в учетной политике.

Операции со строгими бланками проводят через счет 0 105 06 000 «Материальные запасы». Документы списывают при выдаче ответственному сотруднику. Одновременно БСО отражают на забалансе по счету 03. Стоимость указывают в условной оценке — 1 рубль за бланк. В учетной политике надо закрепить случаи, когда отражают БСО по стоимости приобретения.

Подробнее: учет бланков строгой отчетности в бюджетных учреждениях

Учет БСО в 1С:8.3 Бухгалтерия

Это денежные документы. В 1С бланк строгой отчетности как денежный документ используют только в случаях, когда выдают вместо чека. А если к БСО необходим фискальный документ, учет ведут на счете 10 «Материалы».

Когда вводите сведения о денежном документе, укажите в карточке его стоимость. Теперь она начнет отражаться при регистрации поступления или выдаче БСО. А чтобы запустить операции с бланками, включите в 1С нужную функцию:

1. Зайдите в раздел «Главное».
2. Перейдите в «Функциональность».
3. На вкладке «Банк и касса» установите отметку «Денежные документы».

Теперь вы сможете регистрировать поступление и выбытие денежных документов и вести их журнал. А из журнала формируется отчет о движении денежных документов: по нему смотрят поступления и выбытия и проводят анализ по операциям.

Инвентаризация бланков строгой отчетности

Инвентаризация бумажных БСО обязательна. Ее проводят вместе со сверкой денег по кассе — смотрят фактическое наличие бланков и проверяют записи в учетных документах. Документы сверяют по сериям и номерам. Ревизию проводят и по каждому месту хранения, и по ответственным сотрудникам.

Списание бланков строгой отчетности

БСО списывают по акту о списании испорченных бланков. Организация или ИП вправе использовать и любой другой документ собственной разработки. Испорченный бланк списывают по кредиту забалансового счета 006.

Специальных правил для списания бланков нет. Обычно это делают так:

1. Руководитель выпускает приказ об уничтожении неиспользованных БСО.
2. Создается комиссия по уничтожению бланков. Она инвентаризирует, а затем уничтожает документы.
3. Комиссия составляет акт об уничтожении или списании БСО. Акт подписывают все члены комиссии и передают руководителю для утверждения.

БСО онлайн, в электронном виде

Фискальные БСО ведут в электронном виде. Денежные документы создают через автоматизированные системы расчета. Такие БСО передают заказчикам в электронной форме, но при необходимости их печатают и на бумаге — через функционал ККТ.

Где взять БСО

Раньше фискальные БСО печатали в типографии или создавали в ККТ, в том числе и с помощью автоматизированной системы. Сейчас типографские БСО для кассовых расчетов фактически не имеют силы: ООО или ИП сможет сформировать бланк только через ККТ (письмо ФНС № ЕД-4-20/11437@ от 13.06.2019).

Типографский БСО не запрещен. Но если используете его в работке, к нему надо обязательно прилагать кассовый чек или оформлять такой бланк по нормам п. 5.8 ст. 1.2 54-ФЗ.

Книга учета бланков строгой отчетности

Если работаете с БСО, вы обязаны вести и книгу их учета. Журнал периодически запрашивают налоговики для проверки.

Для бюджетников учетная книга утверждена Приказом Минфина № 52н от 30.03.2015.

Коммерческие организации и НКО вправе самостоятельно разработать форму учетной книги. Ее надо закрепить в учетной политике.

Многие вносят в книгу данные о поступлении и расходе денег в организации, указывая конкретные суммы. Но это ошибка. Сведения по поступлениям и выбытиям денежных средств отражают в КУДиР — книге учета доходов и расходов. А книгу учета бланков используют для регистрации и движения бумажных БСО — доставка из типографии, выдача ответственным сотрудникам под отчет и проч.

Подробнее: как вести книгу учета бланков строгой отчетности

БСО для такси

В работе такси тоже используются отчетные бланки — квитанции с номером по ОКУД 0504510. Водитель выдает (или формирует система агрегатора) эту форму, как только вы рассчитаетесь за заказ. Квитанция является подтверждением, что водитель оказал услугу, а заказчик внес нужную сумму для оплаты.

Бланк строгой отчетности для ИП

Фискальные бланки строгой отчетности приравняли к кассовым чекам. Если ИП оказывает услуги, он выдает клиентам чек или БСО после наличных или безналичных расчетов. Денежные документы формируют через онлайн-кассу.

Но для ИП есть исключения, когда они вправе работать без онлайн-кассы (ст. 2 54-ФЗ). Такие предприниматели обязаны выдавать клиентам аналог чека — документ с подтверждением фактического расчета (п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ). Еще ККТ не используют ИП на НПД — по доходам, которые облагаются налогом на профессиональный доход (п. 2.2 ст. 2 54-ФЗ).

Для предпринимателей на патенте сделали особое исключение (п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ), если ИП занимается деятельностью из пп. 1, 2, 4, 5, 7, 8, 12-17, 19-27, 29-31, 34-36, 39, 41-44, 49-52, 54, 55, 57-62, 64, 66-80 п. 2 ст. 346.43 НК РФ. К примеру, без онлайн-касс вправе работать ИП на ПСН, которые:

• делают ремонт в жилых и нежилых зданиях;
• занимаются допобразованием детей и взрослых;
• сдают в аренду жилье и участки, склады, выставочные залы.

Освобождение от ККТ для таких предпринимателей действует независимо от наличия у него работников или способа оплаты за сделку: налично или безналично.

Предприниматели, которые работают без онлайн-касс, оформляют документ с подтверждением расчета (п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ). К примеру, обычную квитанцию. Ее печатают на компьютере или пишут от руки — особых требований к форме нет. Но в расчетном документе надо указать порядковый номер и обязательные реквизиты из п. 1 ст. 4.7 54-ФЗ.

Подробнее: БСО для ИП

Бланк строгой отчетности для ООО

Для организаций действуют все те же правила и особенности применения, что и для предпринимателей. А вот исключений для ООО нет, поскольку компании не работают на ПСН.

Кассовый чек — БСО

БСО приравняли к кассовым чекам, но это не чек. Чеки оформляют при расчетах как за товары, так и за работы, услуги. А вот бланки строгой отчетности ООО и ИП выдают только для услуг.

В остальном правила одинаковы. Фискальные документы печатают через ККТ. Реквизиты у чеков и бланков тоже аналогичны. Но если исполнитель решил воспользоваться типографским БСО, ему понадобится кассовый чек или дополнительный бланк, которые сформировали по нормам 54-ФЗ о кассовой технике.