Проведение спецоценки в офисе: пошаговая инструкция

Что такое СОУТ

Спецоценка условий труда в офисе — это комплекс проверочных мероприятий, цель которых:

1. Определить наличие вредных и/или опасных производственных факторов.
2. Оценить уровень их воздействия на работников, трудящихся в таких условиях.
3. В случае негативного влияния производственных факторов на персонал у работодателя возникают новые обязанности, среди которых — реализация мероприятий по улучшению производственной среды, выдача средств индивидуальной и коллективной защиты, предоставление гарантий и компенсаций, предусмотренных законом, включая уплату повышенных тарифов на обязательное пенсионное страхование и страхование от несчастных случаев на производстве.

Такая проверка рабочих мест в офисе строго регламентирована законодательством, потому провести СОУТ своими силами, т.е. без привлечения сторонних специалистов (организаций), не получится. Именно эксперты, внесенные в специальный перечень Минтруда, уполномочены на основании проведенной оценки установить класс условий труда и готовить перечень мероприятий для улучшения условий на рабочих местах, где проводили проверку. Они же подают отчет о проведенной СОУТ в специализированную государственную информационную базу данных.

Подробнее: как накажут за непроведение СОУТ

Кто не проводит спецоценку условий труда в офисе

Некоторые работодатели считают, что проводить СОУТ для офисных работников необязательно. Эта позиция в корне неверная: СОУТ обязательна для всех. А перечень ситуаций, когда она не проводится, приведен в профильном Законе о СОУТ от 28.12.2013 № 426-ФЗ, и закон касается в основном не конкретных организаций, а рабочих мест, которые они организовали.

В частности, не проводят СОУТ ИП и ООО без работников. Но после заключения первого трудового договора с наемным работником у них тоже возникает обязанность провести СОУТ. Исключение будет только для религиозных организаций, зарегистрированных по всем правилам: они, даже при наличии заключенных трудовых договоров, спецоценку не обязаны проводить.

Помимо этого, спецоценка не нужна в отношении рабочих мест надомников и дистанционщиков. Во всех остальных случаях она проводится. Даже если организация (ИП) работает в офисе в арендуемом помещении.

Сроки проведения СОУТ в офисе

Когда только власти решили заменить аттестацию рабочих мест на спецоценку условий труда, многим, в том числе и мне, было непонятно, как часто предстоит проводить этот контроль и насколько дорого будет для компании. И до сих пор постоянно люди задают вопросы, как провести спецоценку условий труда в организации, которая только начала работать или, например, расширила штат и увеличила количество рабочих мест.

В законе на этот счет сказано: СОУТ в офисе проводят в течение 12 месяцев с даты ввода в эксплуатацию рабочего места. И не важно, компания только зарегистрировалась или давно работает, но расширяет штат, меняет технологический процесс или вводит в эксплуатацию новое оборудование.

Обратите внимание, что срок в 12 месяцев — для ранее не обследованных рабочих мест офиса. А если СОУТ уже проводилась, то в плановом порядке повторить ее придется через 5 лет. Но если эксперты не выявят в офисе негативных производственных факторов, подтвердят оптимальный или допустимый их уровень, то про СОУТ можно забыть. Поданная по итогам первой проверки декларация не имеет срока «годности», она бессрочная.

По теме: как часто проводят плановую спецоценку условий труда

Порядок действий при проведении СОУТ в офисе

Повторюсь, процедура проведения СОУТ в офисе строго регламентирована, и чиновники не устают ее подправлять. Потому важно соблюсти определенную последовательность действий.

Шаг № 1. Утверждаем приказ о проведении спецоценки

Первым делом необходимо подготовить приказ об организации спецоценки в офисе. В распоряжении обозначьте состав комиссии по СОУТ. Напомним, что количество ее членов нечетное, а председатель — это руководитель (ИП) или представитель работодателя (к примеру, специалист по охране труда).

С приказом знакомят всех членов комиссии под подпись.

Шаг № 2. Готовим график проведения работ по спецоценке

Либо отдельным документом, либо приложением к приказу следует оформить график проведения спецоценки в офисе с указанием сроков и этапов проведения процедуры.

Ниже представлен образец графика проведения СОУТ в 2024 году.

Учтите, что с этим графиком следует ознакомить всех членов комиссии.

Шаг № 3. Утверждаем перечень рабочих мест, подпадающих под спецоценку

До начала СОУТ работодатель определяет, на каких рабочих местах в офисе проводится проверка. Как и в случае с предыдущими двумя документами, строгой формы перечня нет, поэтому готовится он в произвольной форме.

В список разрешено включать сразу все рабочие места, которые имеются в офисе, в том числе те, на которых трудятся совместители. Объединять аналогичные должности и места работы самостоятельно не следует. Это сделают работники специализированной компании.

При подготовке обратите внимание на разъяснения Минтруда в Письме от 14.03.2016 № 15-1/ООГ-1041 и не включайте в перечень вакантные рабочие места.

Шаг № 4. Заключаем договор со специализированной компанией

Чтобы корректно провести СОУТ в организации, руководителю следует определиться с компанией, которая непосредственно займется спецоценкой в офисе. К выбору следует подойти основательно. В частности, компания обязана иметь соответствующую лицензию на оказание данного рода услуг, должна быть внесена в специальный реестр и иметь регистрационный номер.

Обратите внимание на существенные условия договора с компанией:

• сроки проведения СОУТ должны быть реальными: не слишком короткими и не очень растянутыми;
• стоимость услуг зависит от количества рабочих мест. Слишком низкая стоимость — это сомнительная выгода. Но и искусственно завышенные цены — не показатель отменного качества. Изучайте отзывы в интернете, посоветуйтесь с коллегами и партнерами;
• дополнительные услуги и сопровождение. Например, большинство компаний хорошо знает, как провести спецоценку рабочих мест, потому готово самостоятельно разработать шаблоны документов, приказов и правил.

Шаг № 5. Готовим необходимые документы

Подготовительный этап порядка, как провести спецоценку условий труда в офисе, включает не только оповещение работников о предстоящей проверке. Дополнительно следует проконтролировать техническое состояние помещений офиса: нет ли перегоревших ламп в светильниках, имеются ли настольные лампы в слабоосвещенных кабинетах.

Обязательно подготовьте документацию на компьютеры и прочую офисную технику (какие документы подготовить для СОУТ, рекомендуем уточнить в специализированной организации), поскольку именно компьютерное оборудование является объектом электромагнитного излучения, которое проверяют специалисты.

Шаг № 6. Участвуем в измерительных работах в офисе

Представитель работодателя обязательно присутствует при проведении измерений. Для удобства можно подготовить дополнительный экземпляр перечня рабочих мест, чтобы по ходу контрольных замеров делать соответствующие отметки.

При измерениях помещений в офисах эксперты обращают внимание, к примеру, на высоту потолков, рассадку персонала, освещенность (количество и мощность светильников).

Шаг № 7. Получаем, изучаем и утверждаем отчет

При завершении всех измерений и необходимых процедур, готовится отчет. Сведения, которые раскрываются в отчетности:

• данные о работодателе, компании и экспертах, которые проводили СОУТ;
• количество и перечень проверенных рабочих мест;
• протоколы проведенной спецоценки производственных факторов;
• карта СОУТ;
• сводные ведомости после проведения СОУТ;
• перечень рекомендуемых мероприятий по улучшению трудовых условий;
• заключение эксперта;
• замечания и возражения работника.

Отчет утверждает председатель комиссии, подписывают все члены. Форма документа сейчас утверждена Приказом Минтруда от 24.01.2014 № 33н. После 01.09.2024 действовует образец из Приказа ведомства от 21.11.2023 № 817н.

Шаг № 8. Знакомим работников с результатами

Этот этап нельзя пропускать, он обязательный! Работодатель обязан познакомить всех работников с результатами спецоценки в течение 30 календарных дней. Подчиненные расписываются в карте СОУТ.

Затем требуется внести соответствующую информацию в трудовые договоры, заключенные с работниками. Точных формулировок законодатели не предусмотрели. Так, допустимо указать в трудовом договоре либо в допсоглашении к нему следующие записи: «Условия труда на рабочем месте работника являются допустимыми (2 класс)» или «Соответствуют государственным нормативным требованиям».

Шаг № 9. Уведомляем об утверждении отчета и используем полученные данные

Работодатель обязан уведомить компанию-исполнителя в трехдневный срок об утверждении отчета. Также организация обязана разместить результаты СОУТ на собственном сайте в течение 30 дней.

Если по итогам СОУТ рабочим местам в офисе присвоены оптимальные (1-й класс) или допустимые (2-й класс) условия труда, то работодатель обязан подать декларацию соответствия в Трудовую инспекцию не позднее 30 дней с момента утверждения отчета. Порядок заполнения и форма декларации закреплены в Приказе Минтруда от 17.06.2021 № 406н.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Подробнее: как составить декларацию о спецоценке условий труда

Помимо этого, работодателю следует включить информацию о проведении спецоценки в отчетность, предоставляемую в Фонд пенсионного и социального страхования по форме ЕФС-1 (см. подраздел 2.3 бланка, утв. Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).

Часто задаваемые вопросы по спецоценке условий труда