Как заполнить форму 6-НДФЛ за 1-й квартал 2026 года: подробное руководство с примерами

Ключевая информация про 6-НДФЛ в 2026 году

6-НДФЛ — квартальный налоговый отчет работодателей. В нем раскрываются суммы начисленного дохода и удержанного налога с заработных плат сотрудников. Вспомним неизменные правила заполнения и разберемся, что нового появилось в 2026 г.

Что изменилось в 6-НДФЛ с 2026 года

Форма налогового отчета, утвержденная Приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@, в 2026 г. не изменилась. Новшества коснулись кодов дохода, вычетов и статусов плательщиков:

1. Приказ ФНС от 01.09.2025 № ЕД-7-11/757@ ввел дополнительные коды по доходам и вычетам, которые обязательно применять при заполнении годовой справки о доходах.
2. Письмом ФНС от 30.12.2025 № БС-4-11/11826@ введены рекомендованные статусы плательщиков для справки о доходах: 0 — для иноагентов, 9 — для резидентов ЕАЭС, получающих зарплату (доход) от труда в России.

Кто и как часто сдает отчет 6-НДФЛ

Обязанность сдавать 6-НДФЛ возникает у налоговых агентов. Это все юрлица, ИП, нотариусы и адвокаты, которые за отчетный период платили зарплаты физлицам (ст. 226, 230 НК РФ).

Периодичность подачи — ежеквартально, нарастающим итогом. Бухгалтеры формируют расчет за 1-й квартал, полугодие, 9 месяцев, год.

Как сдавать: электронно или на бумаге

Способ сдачи зависит от количества физлиц, получивших доход (ст. 230 НК РФ):

1. Электронно. Если число получателей дохода за отчетный период составило 11 чел. и более. Сдача осуществляется по ТКС в формате, утвержденном ФНС.
2. Бумага. Если число получателей дохода составляет 10 чел. и менее. Отчет можно распечатать и сдать лично в инспекцию, отправить по почте.

Сроки представления отчета 6-НДФЛ в 2026 году

Сроки сдачи в 2026 году сдвигаются из-за выходных дней. Обычный крайний срок — это 25-е число месяца, следующего за отчетным периодом. Если дата выпадает на выходной, то сдайте в первый рабочий день.

Я советую коллегам не откладывать сдачу на последний день. Заполните расчет за пару дней до срока. Во-первых, вы спокойно сверите контрольные соотношения. Во-вторых, если налоговая не примет файл по техническим причинам, то у вас будет время его исправить и отправить повторно.

Как заполнить 6-НДФЛ за 1-й квартал 2026 года

В 1-м квартале бухгалтер заполняет:

1. Титульник.
2. Разд. 1 (сводные показатели обязательств работодателя по срокам уплаты).
3. Разд. 2 (сводные показатели обязательств работодателя по исчислению и удержанию налога).

В структуру налогового отчета 6-НДФЛ включается справка о доходах из прил. № 1 только для годового расчета.

Условия примера. В организации ООО «PPT.ru» есть один сотрудник — Петров Петр Петрович. Он работает с января 2026 г. Вычетов нет. Аванс выплачивается 30-го числа, зарплата — 15-го числа следующего месяца. Оклад работника — 100 000 руб.

Какие начисления сделало ООО «PPT.ru» в 1-м квартале 2026 года:

Зарплата за март, выплаченная 15.04.2026, в налоговый отчет 6-НДФЛ за 1-й квартал 2026 г. не включается. Цифры отражаются в отчете за полугодие.

Разберемся построчно, как заполнить каждый раздел налогового отчета.

Заполняем титульный лист

Титульник заполняем по правилам раздела II порядка из Приказа ФНС № ЕД-7-11/649@.

Заполняем раздел 2

В разделе 2 формируются общие сведения по доходам, расчетным и удержанным суммам налога нарастающим итогом с 01.01.2026. Раздел формируется отдельно для разных ставок и КБК. В нашем примере сотрудник — налоговый резидент РФ, применяется ставка 13 %.

Остальные строки в нашем примере заполним нулями, т.к. не было нужных событий. В обычном порядке заполняется:

• стр. 170 — сумма НДФЛ, которую не удержали;
• стр. 180 — сумма НДФЛ, которую излишне удержали;
• стр. 190 — сумма НДФЛ, которую вернули;
• стр. 191–196 — из стр. 190 по периодам возврата.

Заполняем раздел 1

Раздел 1 заполняется отдельно по каждому КБК. Он показывает суммы налога, которые работодатель обязан перечислить в бюджет, с разбивкой по установленным срокам уплаты.

В стр. 030 указывается общий размер возвращенного НДФЛ. По стр. 031–036 — размер возвращенного налога по срокам.

Заполняем справку о доходах физического лица

За 1-й квартал 2026 г. справка не заполняется. Она включается в состав налогового отчета 6-НДФЛ за 2026 г. в целом.

Узнайте, как заполнить справку о доходах (2-НДФЛ)

Что нужно знать про сдачу нулевого отчета

Нулевой 6-НДФЛ не сдается.

Обязанность налогового агента возникает при выплате дохода физическим лицам (письма ФНС от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@, от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@). Если в 1-м квартале 2026 года не начислялась и не выплачивалась зарплата (оплата по ГПХ), то и статуса налогового агента нет.

Чтобы избежать блокировки расчетного счета по ст. 76 НК РФ и вопросов от налоговой, я рекомендую:

1. Налоговый отчет не сдавать, если нет выплат и деятельности.
2. Направить в ИФНС письмо в свободной форме с комментарием об отсутствии обязанности сдачи.

На практике часть компаний все же подает нулевой расчет 6-НДФЛ, чтобы избежать вопросов инспекции.

Пример письма в ИФНС:

Контрольные соотношения по отчету 6-НДФЛ

Перед отправкой проверьте налоговый расчет 6-НДФЛ по контрольным соотношениям. Это помогает избежать камералки и штрафов. Основные из них на 2026 год утверждены письмами ФНС от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@ и от 29.02.2024 № ЕД-7-3/164@.

Приведем пример контрольного соотношения.

Штрафы за неподачу отчета 6-НДФЛ в срок

Последствия несвоевременной сдачи серьезные:

Уточненный отчет: как заполнить и сдать

Если ошибка привела к занижению налога, то подача уточненного налогового отчета — это обязанность, а не право (ст. 81 НК РФ).

Правила заполнения уточненки 6-НДФЛ:

1. Номер корректировки на титульнике: укажите «1--», далее — плюс 1.
2. Используйте бланк, действующий в периоде для уточнения.
3. В уточненном налоговом отчете 6-НДФЛ приведите правильные цифры. Отчет заполните так, как будто ошибки не было.

Надо знать: в каких случаях налоговая может доначислить НДФЛ

Отчет 6-НДФЛ: частые вопросы