Как работать с электронными транспортными накладными с 2026 года

Электронная транспортная накладная обязательна с 1 сентября 2026 года

Если вы участвуете в грузоперевозках, то теперь вы должны работать с электронными транспортными накладными (140-ФЗ от 07.06.2025, Приказ Минтранса № 262 от 01.06.2026). Новый порядок касается перевозчиков, грузоотправителей, грузополучателей.

Бумажный формат сохранился только для особых случаев. Вы можете по-прежнему формировать накладные на бумаге, если:

1. Перевозите грузы военного назначения, а Минобороны выступает грузоотправителем или грузополучателем.
2. Перевозите драгоценные металлы и камни.
3. Ваш контрагент — иностранное юрлицо, не включенное в госреестр аккредитованных филиалов.
4. Иностранные перевозчики выполняют каботажные перевозки из стран ЕАЭС.
5. Нет доступа к Интернету.
6. Грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо.
7. Физлицо заказывает перевозку для личных нужд, не связанных с предпринимательством.
8. Произошел сбой ГИС ЭПД. Но его должна официально подтвердить государственной системой обнаружения компьютерных атак.

Как изменился процесс оформления транспортных накладных

А теперь опишу процесс подробнее. Вот как мы работали раньше:

Грузоотправитель готовил отправку. Получатель подписывал с транспортной компанией договор перевозки и оформлял заказ-заявку с указанием количества мест и веса. После этого грузоотправитель заполнял бумажную транспортную накладную, оставлял одну копию себе, а другую передавал для оплаты перевозки. Водитель забирал накладную и заказ-заявку, проверял документы на автомобиль и путевой лист, доставлял товар получателю. На месте менеджер сверял груз с накладной и подписывал ее. Водитель возвращал подписанные экземпляры в бухгалтерию перевозчика. Бухгалтер получал оригиналы, сверял их и проводил оплату. Весь цикл занимал от нескольких дней до недели.

Как работаем сейчас, с появлением электронных перевозочных документов, и в частности, ЭТрН:

Перевозку оформляют через оператора ИС ЭПД. Получатель подписывает договор перевозки и заказ-заявку усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Грузоотправитель формирует электронную транспортную накладную и подписывает ее УКЭП или усиленной неквалифицированной подписью (УНЭП). Водитель получает уведомление о перевозке и подписывает накладную простой электронной подписью, а менеджер перевозчика заверяет документ своей УКЭП или УНЭП. После погрузки водитель доставляет груз. На выгрузке менеджер получателя проверяет товар, подтверждает прием и подписывает накладную своей УКЭП или УНЭП. Водитель фиксирует сдачу груза своей подписью, а перевозчик заверяет это действие. Все подписанные экземпляры автоматически поступают в бухгалтерию для учета и оплаты. Все сведения передаются мгновенно, а бумажный оригинал больше не требуется.

Как выглядит и что содержит электронная транспортная накладная

Электронная форма документа будет вам знакома: по составу ЭТрН такая же, как и бумажная накладная, утв. Постановлением Правительства РФ № 2200 от 21.12.2020 в Приложении № 4.

Формат электронной накладной закрепили еще давно, Приказом ФНС № ЕД-7-26/1065@ от 09.12.2021. Он действовал до 01.09.2026, но новый формат ЭТрН для автоперевозок на момент написания статьи еще не опубликовали. Формат электронной грузовой накладной утвердили отдельным приказом ФНС № ЕД-1-26/276@ от 27.04.2026. Формат электронной транспортной железнодорожной накладной найдете в Приказе ФНС № КЧ-1-26/297@ от 07.05.2026.

А теперь остановимся на содержании. В интерфейсе своего оператора ИС ЭПД или учетной системы электронная накладная выглядит как привычная структура из заголовочной части и двенадцати разделов. Каждый участник перевозки заполняет свои поля. Разделы 1–5, 8, 11, 12 — зона ответственности грузоотправителя. Перевозчик со своей стороны заполняет разделы 6–12. А разделы 10 и 11 оформляет грузополучатель при приемке.

А вот как заполнить разделы ЭТрН:

1. «Грузоотправитель» — наименование, ИНН, адрес, телефон того, кто отправляет груз. Если в перевозке участвует экспедитор, который принимает груз, проставляется отметка «является экспедитором» и заполняется раздел 1а с реквизитами заказчика.
2. «Грузополучатель» — наименование, ИНН, адрес, телефон того, кто получает груз, и адрес доставки.
3. «Груз» — наименование, масса нетто и брутто, количество мест, габариты, объем, объявленная ценность. Для опасных грузов добавляется информация по ДОПОГ.
4. «Сопроводительные документы» — сертификаты, паспорта качества, декларации или их регистрационные номера из госсистем.
5. «Указания грузоотправителя» — маршрут, сроки доставки, температурный режим, сведения о пломбах, контакты для переадресовки.
6. «Перевозчик» — реквизиты компании, ФИО водителя, ИНН или реквизиты водительского удостоверения.
7. «Транспортное средство» — марка, госномер, грузоподъемность, код типа владения (собственность, аренда, лизинг), данные специальных разрешений для тяжеловесных или опасных грузов.
8. «Прием груза» — дата и время подачи под погрузку, реквизиты лица, осуществившего погрузку, подпись водителя.
9. «Переадресовка» — заполняется при изменении маршрута. Надо указать новый адрес и получателя.
10. «Выдача груза» — фактические дата и время прибытия, состояние груза, масса, количество мест, подписи получателя и водителя.
11. «Отметки сторон» — записи о составленных коммерческих актах или актах о нарушениях.
12. «Стоимость перевозки» — сумма платы за перевозку. Если этого раздела нет, документ не считается первичным учетным (письмо Минфина № 03-03-06/1/84992 от 01.09.2025). А значит, могут возникнуть споры с налоговиками о признании расходов и вычете НДС.

Кто и как ее оформляет

Электронная транспортная накладная заполняется последовательно. Каждый участник перевозки вносит свои данные.

Шаг 1. Грузоотправитель создает ЭТрН

Грузоотправитель формирует электронный документ в своей учетной системе или непосредственно в ИС ЭПД. Он заполняет разделы 1–5 и части разделов 8, 11, 12. В разделе 3 указывает массу груза. Определить ее можно взвешиванием или расчетным методом по геометрическому обмеру (п. 54 Правил перевозок № 2200). Для штучного груза обязательно указывают количество мест и габариты. Объявленная ценность не должна превышать действительную стоимость. При перевозке навалом, насыпью, наливом, опломбированного или опасного груза объявлять ценность запрещено (п. 78 Правил № 2200). После заполнения своей части грузоотправитель подписывает электронную накладную УКЭП и направляет перевозчику.

К примеру, компания отгружает кирпич покупателю. Менеджер создает заказ на перевозку в 1С, система автоматически формирует электронную транспортную накладную, подтягивая данные из ТОРГ-12. Директор подписывает документ УКЭП, и накладная отправляется перевозчику.

Узнайте, почему важна дата подписания товарной накладной ТОРГ-12

Шаг 2. Перевозчик подтверждает и дополняет накладную

Водитель или диспетчер перевозчика проверяет заявку и заполняет разделы 6 и 7. Вносит свои реквизиты, данные водителя, марку и номера машин. Если требуется специальное разрешение, указывает его номер и срок действия. При подаче транспорта под погрузку водитель сверяет груз с разделом 3, указывает все оговорки и подписывает раздел 8.

Если в пути меняется адрес доставки или водитель, эти сведения отражают в разделе 9 «Переадресовка». При выгрузке перевозчик заполняет свою часть разделов 10 и 11 и ставит завершающую подпись.

Шаг 3. Грузополучатель завершает цепочку

Получатель работает с разделом 10: проверяет дату и время прибытия, состояние тары и пломб, массу и количество мест. Если машина прибыла в исправном крытом кузове с неповрежденными пломбами отправителя, массу и число мест можно не проверять. Если все в порядке, получатель подписывает раздел 10, подтверждая передачу груза. При наличии претензий в разделе 11 вносят запись о составлении акта.

Обратите внимание, что после подписания раздела 10 ЭТрН считается закрытой.

Как перейти на электронные транспортные накладные в грузоперевозках

Поскольку процесс внедрения электронных перевозочных документов долгий и многоэтапный, рекомендую действовать так:

1. Организуйте внутренний аудит. Проанализируйте, каков объем транспортного документооборота (сколько накладных формируете в месяц) и кто будет подписывать документы. Составьте список контрагентов, проведите инвентаризацию маршрутов и распределите роли внутри компании. Сформируйте проектную команду из бухгалтера, логиста, юриста и ИТ-специалиста. Назначьте ответственного сотрудника.
2. Подключитесь к оператору ИС ЭПД. Реестр аккредитованных операторов опубликован на сайте Минтранса. Обратите внимание, что перечень регулярно обновляется: проверьте оператора непосредственно перед заключением договора. Оцените совместимость ИС ЭПД с вашей учетной системой, функциональность мобильного приложения для водителей, тарифы и качество поддержки. Заключите договор, получите доступ.
3. Проведите техническую подготовку. Интегрируйте свою учетную систему с ИС ЭПД, настройте шаблоны документов и маршруты согласования. Протестируйте выгрузку документов и назначьте администратора системы. Оформите УКЭП на сотрудников, ответственных за подписание. Для водителей можно получить УНЭП или настроить простые подписи, но в последнем случае надо предусмотреть подтверждение перевозчика. Выпустите машиночитаемые доверенности (МЧД) для водителей и кладовщиков. Разработайте внутренний регламент по всем типовым и нештатным ситуациям.
4. Обучите сотрудников. Бухгалтерам надо показать, как создавать и проверять электронные перевозочные документы, логистам — как работать с заявками, водителям — как подписывать накладные в мобильном приложении. И всем ответственным лицам необходимо объяснить, как действовать в нештатных ситуациях, к примеру, при замене машины, отказе от груза, отсутствии интернета.
5. Согласуйте переход на ЭТрН с контрагентами. Письменно уведомьте контрагентов о переходе на ЭПД. Заключите со всеми, кто связан с перевозками, дополнительные соглашения, пропишите порядок применения ЭТрН и укажите идентификаторы сторон в системе оператора ЭДО.

Какой примерно бюджет на это закладывать

Сколько стоит переход на электронные транспортные накладные? Давайте посчитаем.

Начнем с единовременных затрат. Во-первых, надо приобрести сертификаты электронной подписи для всех подписантов (средняя цена на услугу на дату выхода статьи):

• УКЭП для юридического лица — от 2 000 до 5 000 рублей на год;
• УКЭП для сотрудников — от 1 500 до 3 000 рублей на человека;
• сертифицированный токен (носитель ключа) — от 1 300 до 3 000 рублей.

За продление сертификатов действующих сертификатов придется заплатить от 2 000 до 15 000 рублей в год, в зависимости от количества подписантов.

Затем надо настроить интеграцию:

1. Доработка учетной системы стоит от 10 000 до 100 000 руб. Сумма зависит от конфигурации 1С или другой учетной системы.
2. Услуги ИТ-специалиста в среднем обойдутся от 5 000 до 20 000 рублей.

И не забывайте про обучение сотрудников:

• за внутреннее обучение платить не надо, его можно провести силами рабочей группы;
• тренинг с привлеченным специалистом стоит от 15 000 до 30 000 рублей, в зависимости от уровня эксперта и количества слушателей.

Ежегодно придется платить за обслуживание у оператора ЭДО. Базовый тариф в среднем стоит от 3 000 до 10 000 рублей в год. Отправка одной ЭТрН обойдется от 3 до 10 рублей за документ.

В затраты также могут лечь расходы на обеспечение сотрудников (водителей и прочих) планшетами и мобильными телефонами — ведь им же нужны устройства для работы с ЭРтН, если у них их еще нет.

Покажу на примере. Компания — МСП отправляет 50 грузов в месяц и 600 в год.

За подключение к ЭДО и интеграцию учетной системы с ИС ЭПД пришлось единовременно заплатить 25 000 рублей. Ежегодные расходы:

• абонентская плата за ЭДО — 6 000 руб./год;
• документы: 600 × 5 руб. = 3 000 руб./год;
• сертификаты: 8 000 руб./год.

В первый год компания потратила на ЭПД 42 000 рублей, дальше — 17 000 руб. в год.

Читайте также: как оформить закрывающие документы по перевозкам грузов

Электронные транспортные накладные: частые и важные вопросы