Порядок компенсации расходов сотрудников за проезд к месту работы
В крупных городах дорога на работу занимает, порой, не один час. А вахтовый метод и вовсе предполагает дорогостоящие поездки на дальние расстояния. Неудивительно, что короткая фраза «компенсация проезда к месту работы входит в соцпакет» сразу делает вакансию более привлекательной. Расскажем, как правильно оформить компенсацию проезда на общественном и личном транспорте.
НПА, регулирующие компенсацию транспортных расходов
До 2023 года Трудовой кодекс никак не регулировал возмещение транспортных расходов, связанных с проездом на работу. Статья 325 ТК РФ упоминает лишь право вахтовиков Крайнего Севера и приравненных территорий на оплачиваемый работодателем проезд один раз в год в отпуск и обратно.
За счет работодателя, то есть бюджета, также раз в году производится оплата дороги для социальных работников, сотрудников налоговой и таможенной службы, и прочих бесчисленных утомленных госслужащих, направляющихся в отпуск. Из мест отдыха их тоже возвращают за счет бюджетных средств.
Чтобы закончить речь о госслужащих, добавим, что оплата проезда к месту работы в ЗКГУ 2.0 (это продукт 1С — «Зарплата и кадровый учет в госучреждении») оформляется разовой выплатой.
Таким образом, при вахтовом характере деятельности оплата проезда работника до места работы от пункта сбора стала обязанностью работодателя. Компенсация дорожных расходов до места сбора по-прежнему является его правом и прописывается в локальных нормативных актах предприятия.
Здесь же, в ЛНА, закрепляются и прочие компенсации оплаты дороги до места работы, места отпуска и т. п., равно как и все прочие социальные «плюшки» для сотрудников.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как компенсировать стоимость (возместить расходы на оплату) проезда работника к месту работы. Используйте эти инструкции бесплатно.
Случаи, когда работодатель оплачивает дорогу
Помимо необходимости каким-то образом добраться до работы (если речь не идет об удаленке), у сотрудников есть и прочие служебные обязанности. В том числе связанные с разъездами. Это, например, командировки, разъездной характер работы или перевод сотрудника в другой город (другую местность). Эти расходы работодатель оплачивает в силу ст. 168 и 169 ТК РФ.
Порой приходится соглашаться на вакансию в соседнем (или не очень соседнем) городе, и расходы на транспорт становятся весьма ощутимыми. В таком случае закономерно возникает вопрос: а может ли работодатель доплачивать за транспорт иногородним сотрудникам?
Да, может. Законодательство разрешает это сделать и даже включить компенсацию расходов на проезд в расходы для целей налогообложения. Для этого порядок назначения и выплаты компенсации за проезд надо подробно описать в коллективном или трудовом договоре.
Возмещение расходов за использование личного автомобиля
Обязанности по компенсации работнику расходов за дорогу на личном транспорте к месту использования отпуска и даже к месту работы у работодателя нет. Это только его добрая воля, закрепленная в ЛНА и основанная на нормах ст.188 ТК РФ.
Полный актуальный текст этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
О размере возмещения проезда чуть позже.
Подробнее: о компенсации за использование личного автомобиля
Порядок выплаты возмещения расходов на проезд
Прежде чем говорить о выплате компенсации, необходимо определить, в каком документе указывается оплата проезда до работы и обратно, поскольку на различных предприятиях и порядки разные.
Это и коллективный договор, и положение о порядке возмещения расходов на проезд, и трудовой договор, и дополнительное соглашение к нему. В документе указывается сумма и порядок возмещения расходов на личный транспорт, используемый в служебных целях.
Выплата компенсации, как правило, осуществляется вместе с заработной платой за вторую половину месяца.
Для сведения: как работнику компенсировать расходы на бензин
Сумма компенсации затрат на дорогу
Соглашаясь занять вакансию, поинтересуйтесь, как оплачивается на предприятии дорога на работу и обратно, если преодолевается она на собственном авто. Дело в том, что размер компенсации для целей налогообложения нормирован и составляет от 1200 до 1500 рублей в месяц в зависимости от объема двигателя автомобиля. Для мотоцикла и вовсе 600 рублей. Нормы не пересматривались с 2002 года, что не мешает некоторым работодателям ориентироваться на эти цифры.
Документы для оформления компенсации за дорогу
Как и прочие, расходы на возмещение затрат сотрудников на проезд к месту работы (месту сбора) требуют документального подтверждения. На крупных предприятиях, как правило, существует положение о порядке компенсации расходов на проезд. Если такой необходимости нет, такой порядок прописывают в коллективном или трудовом договоре. Вот какие документы понадобятся, чтобы при налоговой проверке не возникало каверзных вопросов:
- заявление на компенсацию расходов на проезд к месту работы (отпуска) и обратно;
- проездные документы, чеки, квитанции и т. п.
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Заявление не обязательно подавать каждый месяц. По согласованию с руководством допустимо оформить его на продолжительный срок — квартал, полгода, год. Проездные документы сдаются в бухгалтерию ежемесячно в безусловном порядке.