Как составить приказ о направлении работника в командировку

Зачем и когда нужен приказ

На основании ст. 166 ТК РФ работодатель вправе отправить трудящегося на любой должности выполнять служебные задания в другую местность. Такая поездка считается служебной командировкой. В соответствии с постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 направление в служебную командировку оформляют приказом. В нем следует указать, кто, на какой срок и с какой целью уезжает и где обязан выполнять трудовые обязанности.

Напомним, что беспрепятственно командировать разрешено не каждого сотрудника. Трудовой кодекс дает некоторые преимущества определенным категориям трудящихся, а именно:

• беременным сотрудницам (ст. 259 ТК РФ);
• работникам до 18 лет, если они не являются спортсменами или артистами (ст. 268 ТК РФ, ст. 348.8 ТК РФ);
• женщинам, имеющим детей до 3 лет, если они не дали письменное согласие (ст. 259 ТК РФ);
• работникам-инвалидам, если это противоречит программе реабилитации (ст. 224 ТК РФ);
• сотрудникам, с которыми действует ученический договор (ст. 203 ТК РФ);
• подчиненным, зарегистрированным в качестве кандидатов, во время выборов (ст. 41 ТК РФ);
• родителям, воспитывающим детей до 5 лет в одиночку, без их письменного согласия (ст. 259, 264 ТК РФ);
• работникам, ухаживающим за больным членом семьи, без письменного согласия (ст. 259 ТК РФ);
• подчиненным, воспитывающим детей-инвалидов, без их согласия (ст. 259 ТК РФ).

Издание распоряжения на поездку таких сотрудников в суде рассмотрят как нарушение их прав. В этом случае работодателя накажут по статье 5.27 КоАП РФ, что обернется штрафом для должностных лиц и ИП от 1000 до 20 000 рублей (если допущено аналогичное повторное нарушение), для организаций — от 30 000 до 70 000 рублей.

Используйте для расчета командировочных онлайн-калькулятор:

Калькулятор командировочных

Если приказа о командировке не будет

Если не подготовить распоряжение, то возможны следующие проблемы:

1. Работник, который не ознакомился и не подписал распоряжение, вправе заявить, что не знал о необходимости куда-то ехать.
2. Даже если сотрудник отправится в служебную поездку, то ему не выдадут аванс, а в будущем работник не сможет подтвердить командировочные расходы.
3. Вытекает из второго пункта: компания выдаст аванс, компенсирует расходы, но в дальнейшем списать их не сможет.
4. Если все-таки бухгалтер спишет выплаченные деньги, то при налоговых проверках ему придется отвечать за это, поскольку оснований для списания нет, а значит, компанию смогут признать укрывающейся от уплаты налогов и страховых взносов или занижающей налоговую базу.

Как оформить приказ

При отправке в рабочую поездку работодатель издает приказ по форме, утвержденной в организации. После 2013 г. чиновники сделали необязательными унифицированные формы первичных документов, давая предпринимателям возможность самостоятельно разрабатывать и утверждать в локальных нормативных актах формы, образцы и бланки для приказов и распоряжений. В то же время каких-то четких требований нет, разрешено пользоваться бланками, представленными в постановлении Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.

Раньше документами для учета направленных в служебные поездки работников служили форма Т-9, а если отправляли сразу несколько сотрудников — Т-9а. Сейчас их тоже разрешено использовать — полностью или частично.

Может пригодиться:

• как заполнить командировочное удостоверение;
• как оформить документы для командировки;
• как оформить служебное задание для командировки;
• как указать цель командировки в документах.

Пример заполнения приказа

Шаг 1. В шапке бланка заполнить поля, предусмотренные для указания наименования работодателя и его ОКПО (указан в регистрационных документах: у юрлиц — восьмизначный, у ИП — десятизначный).

Шаг 2. Указать номер документа и дату составления.

Шаг 3. Указать, кто из сотрудников едет, какую должность он занимает и какой у него табельный номер.

Шаг 4. Написать, куда поедет сотрудник. Необходимо уточнить город и страну, наименование организации или ИП, которые выступают принимающей стороной.

Шаг 5. Уточнить длительность служебной поездки в календарных днях, указывая планируемые даты отъезда и прибытия.

Шаг 6. Указать основание для командировки в приказе — обосновать необходимость работы в другой местности, кратко и четко обозначая цель отъезда.

Шаг 7. Написать, кто оплачивает расходы на поездку. Очень важно, чтобы копия такого документа своевременно попала в бухгалтерский отдел, иначе сотрудник не получит деньги на предстоящие расходы.

Шаг 8. Указать сведения о документах, которые стали основой для издания распоряжения. Это, например, служебная или докладная записка, справка к приказу на командировку, служебное поручение, план служебных поездок или иной документ, предусмотренный в локальных нормативных актах.

Шаг 9. Заверить приказ у руководителя, а затем ознакомить с ним трудящегося, направляемого на выполнение работ в иной местности. Если подписи сотрудника не будет, то в суде он всегда сможет доказать, что не знал о необходимости поехать куда-то.

Так выглядит готовый документ.

Покажем еще образец направления в командировку для нескольких человек:

Ставят ли печать в приказе

Документы, подтверждающие расходы в командировке

В унифицированной форме отсутствует графа для указания способа проезда к месту командировки. Если готовится приказ о направлении работника в командировку по этому бланку, то по возвращении из поездки работник обязан предоставить информацию, служебную записку об использовании личного или рабочего транспорта, предъявить документы, которые докажут этот факт.

В зависимости от ситуации к документам, подтверждающим командировочные расходы, относят:

• распечатки электронных билетов и посадочные талоны (при авиаперелетах);
• чеки ККТ и билеты, подтверждающие использование городского общественного транспорта;
• договоры аренды авто и/или жилья;
• путевые листы, чеки на ГСМ, служебные записки;
• счета на оплату, любые платежные документы.

Все эти документы прикладываются к авансовому отчету и передаются в бухгалтерию, чтобы у компании имелась возможность компенсировать расходы работника в полном объеме.

Полезно знать:

• что входит в суточные расходы в командировке;
• как составить авансовый отчет по командировке.

Что изменилось в оформлении командировок во втором полугодии 2022 года

С 30 сентября вступило в силу постановление Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915, которым урегулированы вопросы командирования на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей.

Помимо этого, в Министерстве труда предлагают уточнить перечень документов, подтверждающих срок командировки. Чиновники предлагают прописать в законодательстве, что при проживании в гостинице срок командировки смогут подтвердить такие бумаги, как договор, кассовый чек или БСО.