Командировка с последующим отпуском: как оформить и оплатить

Может ли сотрудник после командировки остаться в отпуске

Да, может. Если его очередной отпуск по графику начинается сразу же после служебной поездки, то работодатель обязан его предоставить. Если же работник сам просит об отпуске, но он не запланирован в графике, то вы вправе его предоставить — оформить приказ до командировки и отразить изменения в отпускном графике. Командировочный отчет сотрудник предоставит уже после отпуска в течение 3 рабочих дней после выхода на работу.

Как оформить командировку с последующим отпуском

Сама процедура в этом случае будет стандартная. Мы подготовили пошаговую инструкцию для ситуации, когда отпуск изначально запланирован в графике:

Шаг 1. Письменно уведомьте сотрудника о том, что скоро начнутся его отпускные дни — минимум за 2 недели до начала (ст. 123 ТК РФ). Работник ставит свою подпись в уведомлении: так он подтверждает, что ознакомился с информацией.

Подробнее: как оформить уведомление об отпуске

Шаг 2. Подготовьте приказы о командировке и об отпуске. Заполните унифицированные формы Т-6 (для ежегодного отдыха), Т-9 (для рабочей поездки) или распоряжения собственной разработки. Подпишите у руководителя, передайте на подпись отпускнику. Подписанный приказ передайте в бухгалтерию.

Подробнее:

• как оформить приказ о направлении работника в командировку;
• как оформить приказ о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска.

Шаг 3. Составьте записку-расчет. Используйте унифицированную Т-60 или собственную форму записки.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Шаг 4. На основании записки оплатите сотруднику отпускные. Это надо сделать не позже 3 дней до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ). Не забудьте и о командировочном авансе, его тоже выдают заранее.

Подробнее: за сколько дней до отпуска выплачивают отпускные

Шаг 5. Отметьте в личной карточке (Т-2 или собственной формы) даты отдыха работника.

Если же сотрудник планировал отпуск на другие даты, но просит предоставить его сразу после командировки, то вы вправе, но не обязаны это делать. Если согласитесь, то оформите все заранее. Вот что надо сделать:

1. Взять у работника отпускное заявление — примерно за 5 дней до отъезда в командировку.
2. Подготовить приказы, ознакомить с ними сотрудника под подпись.
3. Рассчитать и выплатить отпускные за 3 дня до отъезда.
4. Выдать командировочный аванс.
5. Изменить отпускной график организации — проставить новую, фактическую дату начала отдыха в специальной графе.

Если действовать по этому алгоритму, то вы никак не нарушите права работника.

По правилам после возвращения из командировки сотрудник обязан отчитаться о рабочей поездке. Он предоставляет работодателю стандартный авансовый отчет (АО-1 или собственной разработки) о потраченных суммах. После сдачи отчета он рассчитывается по денежному авансу, который ему выдали на командировочные расходы (п. 26 положения, утв. ПП РФ № 749 от 13.10.2008). Но если работник съездил в командировку, а потом отдыхал, отчет он сдает уже после отпуска в течение 3 рабочих дней после выхода на работу (Письмо Роструда № ПГ/37456-6-1 от 24.01.2020).

Подробнее: как составить отчет о командировке

Отпуск после командировки: оплата проезда

Вы обязаны оплатить проезд командированного работника к месту отдыха, если это прямо предусмотрено законом, коллективным и трудовым договорами, ЛНА вашей компании (ст. 8, 9, 22 ТК РФ). К примеру, если организация находится в районах Крайнего Севера и приравненных местностях, то работодатели оплачивают сотрудникам проезд к месту отдыха и обратно при условии, что они ездят по территории РФ. Но есть нюанс: такая оплата проезда возможна не чаще чем раз в 2 года (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). В остальных случаях работнику, который остался в месте рабочей поездки для проведения ежегодного отдыха или задержался на выходные, компенсируют обратный проезд только на усмотрение работодателя.

Отпуск после командировки: выплаты сотруднику

Командировочный аванс выдают перед поездкой — перечисляют на банковскую карту или выдают наличными. Сумму аванса считают на основании суточных и расходов, запланированных на время рабочей поездки (п. 10 положения № 749).

Отпускные надо выплатить максимум за 3 дня до начала отдыха. Если не успеете их заплатить, то вас смогут привлечь к ответственности (ст. 236 ТК РФ, ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому, если сотрудник обратится к вам с просьбой о незапланированном отдыхе после короткой командировки за пару дней до отъезда, не рекомендуем сразу же соглашаться — вам грозят негативные последствия за пропуск срока оплаты отпускных. Если хотите пойти навстречу работнику, то предложите ему оформить отпуск за свой счет.

Вопросы и ответы