Как оформить документы для командировки
Для выполнения работ вне постоянного рабочего места сотрудник направляется в служебную командировку. Поговорим, какие документы нужно оформить, чтобы отправить работника в поездку по рабочим вопросам, какую отчетность обязан предоставить сотрудник, направляемый в командирование.
Алгоритм оформления командировки
В начале трудовой деятельности в отделе кадров мне практически с первых дней работы пришлось отправлять сотрудников в командировки; чтобы правильно оформить все документы и ничего не забыть, я составила для себя следующий алгоритм оформления служебной поездки:
- Определить, можно ли отправить работника в поездку по рабочим вопросам, так как не все категории работающих подлежат отправке в командирование. Есть льготные категории, которых либо запрещено отправлять в служебные поездки (ст. 259, 268 ТК РФ), либо необходимо брать у них согласие на это (ст. 259, 264 ТК РФ).
- Рассчитать аванс на командировочные, так как в соответствии с постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 сотруднику необходимо выдать аванс на командировку. Сумму определяют, исходя из плана затрат на проживание, проезд и суточных, умноженных на дни командировки.
- Составить приказ о направлении в командировку (работодатель вправе использовать для этого унифицированную форму Т-9, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, или разработать форму документа самостоятельно). Подписать приказ с работником.
- Выдать сотруднику под отчет командировочные. В законодательстве не указано, за сколько дней до отъезда в служебную поездку сотруднику обязаны выдать аванс, но деньги у него должны быть до того, как он уедет.
Подробнее: облагаются ли суточные НДФЛ и страховыми взносами
Какими документами оформляется командировка
Определив сотрудника, который отправляется в командирование, компании необходимо подготовить документы. Основным документом, оформляемым для направления в служебную поездку, считается приказ, который содержит следующую информацию:
- наименование организации;
- номер и дату составления документа;
- ФИО, табельный номер, структурное подразделение, должность сотрудника;
- место назначения и сроки командирования;
- цель поездки, за чьи средства она осуществляется, наименование документа, послужившего основанием для оформления приказа;
- подписи сторон.
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Для расчета аванса на командировочные оформляется примерная смета расходов, ее составляет сам работник или бухгалтер компании. Смету подписывает руководитель организации.
В течение 3 дней после возвращения из служебной поездки работник предоставляет в бухгалтерию компании авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы в командировании.
В табеле учета рабочего времени, который работодатель ведет по унифицированным формам Т-12 или Т-13 или в самостоятельно разработанном формате, во время командировки сотруднику проставляется буквенный код «К» или цифровой «06».
Подробнее:
Отчётные документы по командировке
Основными документами, данные которых необходимы для составления авансового отчета, считаются:
- авиабилеты или билеты на поезд;
- посадочные талоны;
- чеки;
- документы, подтверждающие расходы на проживание (гостиница, аренда квартиры).
Авансовый отчет заполняется работником по форме № АО-1, предоставляется в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения из командировки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Подробнее: как заполнить авансовый отчет по командировке
Если сотрудник утерял какие-либо документы, то он может составить и приложить к отчету служебную записку с просьбой возместить расходы, но компания вправе отказать в возмещении затрат ввиду отсутствия доказательной документации.
Может пригодиться: как подтвердить расходы на проживание в гостинице
Стоит отметить, что в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 указано, что компания при командировании за границу обязана оплатить работнику, помимо основных затрат, расходы на оформление визы, медстраховки, загранпаспорта, обязательные консульские и аэродромные сборы и др.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль. Используйте эти инструкции бесплатно.
Часто задаваемые вопросы по теме
-
Есть ли ограничения по отправке в командировку иностранных граждан, работающих в компании?
Возможность отправки в служебную поездку иностранного работника зависит от его статуса и должности. Например, для высококвалифицированных специалистов нет ограничений ни в сроках пребывания в командировании, ни по занимаемой должности.
-
Установлен ли максимальный срок пребывания сотрудника в служебной поездке?
Законодательством не установлены максимальные сроки нахождения работника в командировании. Промежуток времени между длительными поездками также не регламентирован. Работодатель вправе из одной длительной командировки отправлять сотрудника в другую, не выжидая период времени.
-
Когда работнику выплачивают суточные?
Суточные сотрудник получает перед отъездом по рабочим вопросам.
-
Что делать работодателю, если работник отказывается подписывать приказ о направлении в командировку и не хочет туда ехать?
Убедившись еще раз, что работник точно не относится к льготным категориям, для которых установлены ограничения на командирование, компания вправе расценить действия такого сотрудника как неисполнение трудовых обязанностей и объявить ему выговор или замечание.
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Статья 217 НК РФ. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)
Статья 422 НК РФ. Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами
Статья 168 ТК РФ. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой
Статья 264 ТК РФ. Гарантии и льготы лицам, воспитывающим детей без матери