Как оформить документы для командировки

Алгоритм оформления командировки

В начале трудовой деятельности в отделе кадров мне практически с первых дней работы пришлось отправлять сотрудников в командировки; чтобы правильно оформить все документы и ничего не забыть, я составила для себя следующий алгоритм оформления служебной поездки:

1. Определить, можно ли отправить работника в поездку по рабочим вопросам, так как не все категории работающих подлежат отправке в командирование. Есть льготные категории, которых либо запрещено отправлять в служебные поездки (ст. 259, 268 ТК РФ), либо необходимо брать у них согласие на это (ст. 259, 264 ТК РФ).
2. Рассчитать аванс на командировочные, так как в соответствии с постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 сотруднику необходимо выдать аванс на командировку. Сумму определяют, исходя из плана затрат на проживание, проезд и суточных, умноженных на дни командировки.
3. Составить приказ о направлении в командировку (работодатель вправе использовать для этого унифицированную форму Т-9, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, или разработать форму документа самостоятельно). Подписать приказ с работником.
4. Выдать сотруднику под отчет командировочные. В законодательстве не указано, за сколько дней до отъезда в служебную поездку сотруднику обязаны выдать аванс, но деньги у него должны быть до того, как он уедет.

Подробнее: облагаются ли суточные НДФЛ и страховыми взносами

Какими документами оформляется командировка

Определив сотрудника, который отправляется в командирование, компании необходимо подготовить документы. Основным документом, оформляемым для направления в служебную поездку, считается приказ, который содержит следующую информацию:

• наименование организации;
• номер и дату составления документа;
• ФИО, табельный номер, структурное подразделение, должность сотрудника;
• место назначения и сроки командирования;
• цель поездки, за чьи средства она осуществляется, наименование документа, послужившего основанием для оформления приказа;
• подписи сторон.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Для расчета аванса на командировочные оформляется примерная смета расходов, ее составляет сам работник или бухгалтер компании. Смету подписывает руководитель организации.

В течение 3 дней после возвращения из служебной поездки работник предоставляет в бухгалтерию компании авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы в командировании.

В табеле учета рабочего времени, который работодатель ведет по унифицированным формам Т-12 или Т-13 или в самостоятельно разработанном формате, во время командировки сотруднику проставляется буквенный код «К» или цифровой «06».

Подробнее:

• как вести табель учета рабочего времени;
• какие условные обозначения используются при заполнении табеля.

Отчётные документы по командировке

Основными документами, данные которых необходимы для составления авансового отчета, считаются:

• авиабилеты или билеты на поезд;
• посадочные талоны;
• чеки;
• документы, подтверждающие расходы на проживание (гостиница, аренда квартиры).

Авансовый отчет заполняется работником по форме № АО-1, предоставляется в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения из командировки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Подробнее: как заполнить авансовый отчет по командировке

Если сотрудник утерял какие-либо документы, то он может составить и приложить к отчету служебную записку с просьбой возместить расходы, но компания вправе отказать в возмещении затрат ввиду отсутствия доказательной документации.

Может пригодиться: как подтвердить расходы на проживание в гостинице

Стоит отметить, что в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 указано, что компания при командировании за границу обязана оплатить работнику, помимо основных затрат, расходы на оформление визы, медстраховки, загранпаспорта, обязательные консульские и аэродромные сборы и др.

Часто задаваемые вопросы по теме