Нужна ли печать для кадровых документов

Где можно использовать печать для кадровых документов

Использование печатей законодательством регулируется мало. В законах для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью предусмотрена не обязанность, а только возможность применять бланки и оттиски с наименованием, эмблемой и другими средствами индивидуализации (п. 7 ст. 2 ФЗ № 208 от 26.12.1995 и п. 5 ст. 2 ФЗ № 14 от 08.02.1998).

Сколько оттисков допустимо использовать в одной компании, в законодательстве не указано. Каждая организация вправе самостоятельно решить этот вопрос. Если компания крупная, то, помимо основного штампа, часто используют дополнительные, например для кадровых документов, товарных накладных и др.

Есть общепринятые правила, для каких документов нужна печать отдела кадров:

• трудовых книжек сотрудников и вкладышей к ним;
• копий и выписок из документов, связанных с работой сотрудников (распоряжения, отчеты, ЛНА и др.);
• справок с рабочего места;
• трудовых договоров;
• заявления на загранпаспорт.

В трудовой его ставят в разных случаях. В частности, если вносят изменения в ФИО или дату рождения сотрудника (п. 7 Порядка, утв. Приказом № 320н), оформляют дубликат книжки (п. 28 Порядка). Внесенные корректировки заверяет начальник отдела кадров и ставит оттиск (основной или штамп отдела кадров). Аналогичные правила действуют и при выдаче работнику трудовой книжки и внесении записи о расторжении договора (п. 35 и 36 Порядка). Запись заверяется подписью руководителя или другого должностного лица и штампом организации или кадровой службы.

Что касается печати отдела кадров в трудовом договоре, то она необязательна. Этот документ и с одной подписью обладает законной силой, поскольку в требованиях к нему об обязательном оттиске ничего не говорится (ст. 57 ТК РФ). Хоть закон и не требует, госчиновники рекомендуют ставить дополнительную защиту в виде штампа (к примеру, приказы Минэкономразвития РФ № 452 от 11.07.2016 и Минздравсоцразвития РФ № 424н от 14.08.2008). Допускается как общая печать компании, так и кадровая.

Есть еще одна ситуация, когда этот атрибут обязателен, — заверение отзыва официального оппонента печатью отдела кадров при защите диссертации. Документ обязательно следует заверить в кадровой службе организации, в котором трудится оппонент, в том числе удостоверить его подпись. Если оформить не по официальным правилам, то отзыв могут вернуть на доработку.

Ставится или нет печать на кадровых приказах

Когда у делопроизводителей возникает вопрос по поводу необходимости клише на тех или иных распорядительных актах, следует учесть несколько правил. Если приказы относятся ко внутренней документации (включая распоряжения о принятии на работу, переводах, о предоставлении отпуска, выплате премии, расторжении договора), то на них оттиск необязателен. Другое дело, когда требуются копии, выписки из этих актов для предоставления госведомствам, коммерческим банкам или иным юрлицам, то эти документы становятся исходящими. В таком случае их обязательно заверять при помощи штампов.

Может пригодиться: функции делопроизводителя в организации

Кроме того, ставится ли печать на кадровых приказах организации или нет, зависит от того, какой бланк для приказа используется. Если для распоряжения по личному составу применяют унифицированную форму, то оттиск не требуется. В этих формах, утвержденных постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004, не предусмотрен такой реквизит. А потому и ставить его нет необходимости. Если в компании самостоятельно разработать форму приказа, то здесь два варианта: предусмотреть такой реквизит в форме (тогда придется всегда его проставлять) или не включать его (тогда он необязателен).

Какой штамп ставить — общий или кадровый, зависит от того, какова сфера действия распоряжения. Если оно издается по предприятию в целом и касается всех работников, то требуется основной оттиск.

Как выглядит печать на кадровых приказах

Четких требований оформления штампа для отдела кадров в законе нет. Но есть важные реквизиты, которые необходимо внести:

• название компании;
• ИНН, ОГРН;
• эмблема, логотип и т. д.;
• название отдела («Кадровая служба», «Бухгалтерия») или предназначение («Для справок», «Для товарных накладных»).

Порядок оформления, применения, место хранения, ФИО ответственных лиц необходимо указать во внутренних нормативных документах компании.

Примерный образец штампа для кадровой службы выглядит так:

Как ввести печать для отдела кадров

Чтобы ввести оттиск для использования в организации, потребуется внести корректировки в устав фирмы (ст. 12 ФЗ № 208, ст. 12 ФЗ № 14). Затем во внутреннем ЛНА, например положении о кадровой службе, установить предназначение штампа. Указывают документы, на которых его ставят, порядок хранения и уничтожения, ответственных сотрудников. Затем руководитель издает приказ о введении печати отдела кадров, после чего заказывает ее изготовление.

Такое распоряжение необходимо в каждом случае, когда потребуется поменять или уничтожить штамп. Если возникла обратная ситуация и от него решили отказаться, то это придется отметить в уставе. Затем издают распоряжение об уничтожении, собирают комиссию, которая уничтожит штамп, и оформляют акт.