Как правильно составить распоряжение и чем оно отличается от приказа
Не сразу понятно, в каком случае надо писать приказ, а когда нужно иметь под рукой пример распоряжения, ведь, по сути, это одинаковые распорядительные документы. Но отличия между ними все-таки имеются.
Какая разница между документами
Нередко государственные органы издают распорядительные документы, которые носят название «приказ», а в скобках написано «распоряжение». Аналогичное приравнивание имеется и в ГОСТ Р 7.0.97-2016, что говорит о синонимичности понятий. Но для тех, кто хочет разобраться, какая разница между ними, рекомендуем покопаться в словарях, где дано четкое определение для каждого понятия. В Большом толковом словаре прописано, что приказ — это официальное распоряжение органа власти, руководителя учреждения или предприятия, войскового начальника и т. п. По этому же словарю слово «распоряжение» трактуют как указание о выполнении чего-либо. Отсюда можно сделать несколько выводов:
- и то, и другое — официальные виды распорядительной документации;
- оба используются для постановки какой-либо задачи и ее выполнения указанными в документе лицами (лицом);
- в обоих случаях речь идет о поручениях руководства.
Но в чем же разница, и в каких ситуациях понадобится распоряжение, а когда следует готовить приказ? Поскольку суть обоих документов одинаковая, есть два подхода, как выбрать, когда что оформлять. Первый вариант предлагает ориентироваться на тематику поручения. По этой логике, распоряжение пишут для выполнения однократной задачи, а приказ — если указание из него «долгоиграющее». Второй принцип подходит для больших компаний, где функционирует иерархическая управленческая система. В таких организациях приказы издает высшее руководство — генеральный директор, учредитель, а распоряжения — начальники подразделений, отделов.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что понимается под приказом и распоряжением как организационно-распорядительными документами. Используйте эти инструкции бесплатно.
Мы собрали все различия между понятиями в таблице, чтобы проще было сориентироваться:
|
|
Приказ |
Распоряжение |
|---|---|---|
|
Кто издает |
Руководитель учреждения, организации |
Руководитель учреждения, организации или руководители подразделений, отделов |
|
Для решения каких задач |
Основные задачи, относящиеся к деятельности всей организации |
Оперативные, однократные задачи либо относящиеся к отделу, конкретному подразделению, работнику |
|
На кого рассчитан |
Касается всех или большинства работников |
На небольшое количество сотрудников, отдел |
|
Сколько действует |
Действует длительный период, при необходимости в него вносят изменения |
Действует непродолжительный период — пока не выполнят указание. Чаще всего изменения не вносят, а просто издают новое поручение |
|
Особенности оформления |
По правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016, начинается со слов «приказываю» или «приказываем», если готовят текст совместного документа |
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет описания, как правильно оформить распоряжение, но обычно его начинают со слов «распоряжаюсь» или «обязываю» |
Кто и по каким правилам издает распорядительные документы
Оба вида указаний оформляют руководители исключительно в письменном виде. Специальных правил нет, поскольку невозможно предусмотреть все возможные варианты для каждой ситуации. Тем не менее, имеется общий шаблон и несколько рекомендаций, которые помогут подготовить юридически корректный документ.
При оформлении обратите внимание на следующие моменты:
- рекомендуется готовить распорядительные документы на бланке организации;
- каждое поручение следует нумеровать (обязательна регистрация либо в специальном журнале на бумаге, либо во внутренней электронной системе), датировать и указывать место его составления;
- в тексте обязательно описывают задачи и назначают лиц, ответственных за выполнение, указывают сроки на реализацию. При необходимости добавляют сведения о работниках, которые контролируют исполнение поставленных задач;
- последний этап — подписание руководителем.
После того как документ готов, его передают для ознакомления всем сотрудникам, кого он касается. Работники обязательно ставят подписи, тем самым подтверждая, что знают о поручениях и сроках, в которые их следует выполнить. Если лиц много, допустимо оформить специальный лист ознакомления.
Вот шаблон, который несложно заполнить под конкретную ситуацию:
А теперь конкретный пример распоряжения:
|
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» РАСПОРЯЖЕНИЕ № 18 от «03» октября 2024 г. г. Москва В целях благоустройства территории, прилежащей к ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР», Обязываю:
Директор Иванов И. И. Иванов Ознакомлены: Главный бухгалтер Викторова В.В. Викторова Преподаватель верховой езды Петров П.П. Петров |
Сроки хранения
На основании Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, документацию в виде приказов и распоряжений и по основной (профильной) деятельности, и по административно-хозяйственным вопросам следует хранить не менее 5 лет. Но это минимальный срок хранения, а организация вправе его увеличить по собственному усмотрению.
Может пригодиться: