Инструкция: оформляем приказ о распределении обязанностей между работниками
Приказ о распределении функциональных обязанностей — это распорядительный документ, которым утверждается перечень того, что должен делать работник, и как эти полномочия распределяются между коллегами.
Что такое распределение и перераспределение обязанностей
Для эффективной деятельности любого учреждения необходимо оптимальное распределение функционала между сотрудниками. Практический опыт говорит о том, что:
- работники имеют различную нагрузку;
- отсутствует четкое разграничение функционала как между работниками, так и подразделениями организаций.
Как следствие, отсутствует однозначный ответ на вопрос, кто и за что несет ответственность. Распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками или перераспределении функций на системном уровне даст возможность организации оптимально распределить задачи между сотрудниками, ликвидировать пробелы в реализации задач и предотвратить возникновение новых проблем.
Системное разделение труда позволяет обеспечить персонал работой по тем направлениям, которые соответствуют их уровню, профессиональным возможностям и навыкам. При распределении обязанностей руководитель определяет конкретные функции сотрудников и подразделений, основанные на принципах.
|
Принцип |
Применение принципа |
|---|---|
|
Разделение подразделений на одинаковые по численности группы |
Штат организации включает сотрудников с идентичными профессиональными качествами, а для исполнения поручения необходимо четко определенное число работников |
|
Ориентир на основные направления деятельности подразделения |
Наиболее популярный, связан с формированием подразделений на основании общности задач, стоящих перед ними |
|
Территориальный |
Нахождение подразделений на разных территориях |
|
Распределение с учетом вида производимых продуктов |
Имеет место в быстро развивающихся организациях, увеличивающих перечень выпускаемых товаров. Не допускается путаница между структурами, каждая из которых представляет собой мини-организацию |
|
Учет мнения потребителя |
Используется в сферах, где клиент играет решающую роль (сфера услуг) |
Перераспределение обязанностей — это изменение функционала сотрудников из-за недогруженности одних и перегруженности других. Изменяя функционал, руководитель должен быть уверен, что специалист, которому они поручены, имеет достаточно навыков для исполнения. Проводя процедуру перераспределения, нужно:
- скорректировать должностные инструкции;
- ознакомить с ними работников;
- дополнительно обучить новым направлениям;
- учесть обновление функционала в системе мотивации.
Особенности для бухгалтерии
Организация эффективной деятельности бухгалтерии относится к непростым задачам. Чтобы наладить деятельность подразделения, необходимо:
- Определить объем работы конкретного сотрудника.
- Ввести в практику отраслевые нормативы с учетом специфики деятельности учреждения.
- При отсутствии отраслевых норм нужно разработать их самостоятельно. Для этого понадобится осуществить замер затрат времени на конкретный процесс, используя специальные программы, секундомер, отчет работника о результатах труда и затратах времени на их достижение.
- После определения объемов и норм утвердить штатное расписание.
- Разработать должностные обязанности по конкретным направлениям работы бухгалтерии.
- Проводить аттестацию.
Успешно распределить функционал в бухгалтерии помогут:
- тайм-менеджмент, то есть эффективное планирование распределения времени на выполнение объемов работ;
- делегирование полномочий, которое является вариантом распределения ответственности и одновременно элементом мотивации;
- мотивация работников (материальная и нематериальная);
- регулярный контроль выполнения задач.
Специфика бухгалтерской работы предполагает наличие в штате подразделения ряда сотрудников:
- главный бухгалтер;
- заместитель;
- специалист для расчета зарплаты;
- кассир;
- ревизор;
- бухгалтер по работе с основными средствами.
Главный бухгалтер подчиняется руководителю учреждения и контролирует все финансовые потоки, обеспечивая рациональное использование ресурса предприятия. Другие работники бухгалтерии выполняют комплекс действий по конкретному направлению:
- учет операций по хоздеятельности;
- контроль документов, сверка данных;
- отражение сведений на учетных счетах;
- формирование отчетов.
По итогам перераспределения функций в бухгалтерии происходит:
- снижение числа злоупотреблений;
- перекрестный контроль работников;
- повышение эффективности труда.
Как оформить
Перераспределение функций между работниками возможно только при наличии их письменного согласия.
В этих целях руководство должно издать распорядительный документ по организации — приказ о перераспределении обязанностей. До утверждения этого документа перераспределять нагрузку не разрешено.
Приняв распорядительный документ, вносить корректировки в должностную инструкцию не обязательно.
Какие документы понадобятся
Определение перечня обязанностей сотрудника — полномочие руководителя организации. Письмо Роструда РФ от 31.10.2007 № 4412-6 подтверждает право работодателя принимать и вносить изменения в штатное расписание организации и должностные инструкции сотрудников.
Перераспределяя функционал, руководитель должен принять во внимание следующее:
- Внесение изменений в действующие должностные обязанности при условии, что такие изменения корректируют трудовую функцию человека, является изменением существенных условий трудового соглашения (ст. 57 ТК РФ) и проводится по правилам ст. 72 ТК РФ при наличии соглашения сторон.
- Изменение обязанностей без корректировки существенных условий (зарплата, режим работы и т. п.) относится к уточнению должностной инструкции и может быть осуществлено работодателем в одностороннем порядке (Апелляционное определение Волгоградского облсуда от 29.08.2014 № 33-8933/2014).
Для распределения функций руководителю понадобится издать приказ по организации и, в зависимости от вносимых изменений, оформить пакет документов.
Как оформить приказ
Распорядительный документ по перераспределению обязанностей содержит сведения о:
- названии учреждения;
- дате и номере документа;
- наименовании приказа;
- обосновании причин издания;
- списка указаний и обязанностей;
- должности, Ф.И.О., подписи руководителя;
- перечне работников, которым надо ознакомиться с приказом.
Структура документа включает:
|
Раздел |
Содержание |
|---|---|
|
Шапка |
|
|
Преамбула |
Пояснение причин необходимости и актуальности разработки. |
|
Основная часть |
Конкретные условия перераспределения функционала между работниками, перечень функций по направлениям деятельности. |
|
Реквизиты подписи документа |
|
|
Ознакомление с документом |
Перечень сотрудников с Ф.И.О. и должностями, которым надлежит ознакомиться с содержанием документа. |
Приказ оформляется на бланке организации (при его наличии). Печать не ставится.
Образец приказа о распределении должностных функций
Как и сколько хранить
Приказ по распределению обязанностей относится к категории документов, связанных с общей деятельностью учреждения.
Если в организации принят бумажный документооборот, приказы подшиваются в папку, отражающую общую деятельность. При электронной системе хранения доступ к файлам должны иметь уполномоченные работники.
Секретарь хранит подобные документы организации или лицо, которое уполномочено вести в организации документооборот.
Срок хранения приказов по распределению обязанностей неограничен и является постоянным (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).