Инструкция: как сделать выписку из персонифицированных сведений в 1С

Где в 1С искать персонифицированные сведения

С 2023 года вместо формы СЗВ-М в государственные органы предоставляется новая форма — персонифицированные сведения о физических лицах, которая утверждена в приложении № 2 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022. Отчет сдается в налоговый орган. Подробнее — в информации ФНС от 02.11.2022. Компании подают сведения по месту нахождения головной организации или обособленных подразделений, а предприниматели — по месту жительства.

Подавать форму необходимо ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим, на основании ст. 431 НК РФ.

При увольнении работника отдел персонала компании формирует выписку из отчета по форме персонифицированных сведений в 1С, заверяет подписью руководителя или иного ответственного лица и передает бывшему сотруднику. Об этом работодателям напомнит СФР в письме № 19-20/33754 от 06.03.2023.

Какие документы обязаны выдать работнику при увольнении:

• трудовая книжка, если она ведется на бумаге, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
• данные о страховом стаже (например, раздел 3 расчета по страховым взносам);
• справку о доходах и т. д.

За период до января 2023 г. страховой стаж подтвердите формой СЗВ-СТАЖ.

Распечатайте сведения о застрахованных лицах 1С:5 Кадры из документа увольнения. По кнопке «Печать» сформируется комплект документов для оформления. Не забудьте вывести на печать и персданные из отчетности (раздел 3 РСВ в разрезе уволенного, выписку из отчета по форме КНД 1151162).

Разберемся, как сделать выписку по сотруднику из персонифицированного учета в 1С:ЗУП в 2023 году и как заполнить бланк.

Для информации: как отразить персонифицированные сведения о застрахованных лицах при увольнении

Инструкция: как сформировать отчет в 1С

Чтобы заполнить бланк по КНД 1151162 в 1С:ЗУП, зайдите во вкладку «Отчетность» → «1С-Отчетность».

Нажмите на кнопку «Создать». Откроется окно с видами отчетов. В строке поиска впишите нужный. Двойным нажатием мыши откройте бланк.

Разберемся, как заполнить форму 1151162 в 1С:Бух, принцип заполнения соответствует 1С:ЗУП. Форма находится в разделе «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → «Создать». В поиске впишите интересующий.

Бланк состоит из титульного листа и персданных по каждому физическому лицу, которому начислен доход в отчетном месяце.

Титульный лист отражает общую информацию о компании или учреждении:

• вверху указываем ИНН, КПП и номер страницы;
• поле «Номер корректировки» остается пустым при подаче первичных данных. Если необходимо подать корректировку, то цифра увеличивается на 1 (1--, 2--, 3-- и т. д.);
• коды периодов, за которые отчитывается компания, указаны в приложении № 3 к приказу. Значение «03» соответствует марту;
• календарный год — 2023;
• в поле «Предоставляется в налоговый орган» впишите четыре цифры номера инспекции, а в строке «По месту нахождения учета» — показатель из приложения № 4 к приказу. «214» означает — по месту нахождения российской организации, «120» — по месту нахождения индивидуального предпринимателя и т. д.;
• укажите полное наименование компании или учреждения, пустые поля заполните прочерками;
• номер контактного телефона указывается через пробел в формате: 8 пробел «код города» пробел «телефон». Например, 8 800 888888;
• укажите данные подписанта, дату формирования отчета и подпишите его.

В учетных программах форма заполнится корректно, если данные в течение периода заносятся своевременно и без ошибок. Организуйте систематическую проверку персонифицированных сведений в 1С:ЗУП, чтобы избежать корректировок в ИФНС.

В основном разделе заполняются персданные по каждому физическому лицу организации или учреждения:

• в поле 010 «Признак аннулирования сведений о физическом лице» ставим прочерк, заполняем при необходимости уточнить данные;
• ИНН (020), СНИЛС (030), Ф.И.О. (040-060), сумма начисленного дохода (070).

Чтобы распечатать выписку персонифицированных сведений о застрахованных лицах в ЗУП за январь 2023 г., зайдите в сданный отчет, в раздел «Сведения», найдите нужное физическое лицо и нажмите на кнопку «Печать». Перед выдачей физлицу заверьте подписью и печатью ответственного.

У любого работодателя периодически возникают ситуации, когда у будущего сотрудника отсутствует СНИЛС. Работодатель обязан отправить данные в СФР для получения документа. Сделайте это в учетной системе 1С или через оператора ЭДО. Откройте раздел «Отчетность» → «Документы персучета» → «Создать» → «Пачка документов АДВ-1». Добавьте в форму сотрудника. СФР в течение 5 дней проверит заявление и примет решение об открытии лицевого счета будущему сотруднику. На вопрос, куда приходят СНИЛС в 1С, ответим — по системе обмена между СФР данные придут работодателю в учетную программу или по системе электронного документооборота (СНИЛС с сопроводительной ведомостью).

Как сделать выписку

Иногда перед бухгалтером или кадровиком встает такая нетривиальная задача, как распечатать сведения о работниках из 1С при увольнении. Чтобы на него ответить, отделу персонала или бухгалтеру необходимо определиться с перечнем выдаваемых справок и отчетов.

Стандартный пакет документов печатается из документа увольнения. В него, например, входит:

• справка о доходах сотрудника (бывшая 2-НДФЛ);
• СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ за периоды до 2023 года;
• СТД-Р;
• раздел 3 РСВ и т. д.

Здесь отсутствует выписка из персонифицированных сведений по форме КНД 1151162. Выведите данные на печать напрямую из отчета по отдельному сотруднику.

Проблемы у отдела персонала возникают с тем, откуда распечатать РСВ. Вот как выглядит и где взять выписку из РСВ в 1С 1.3 в пошаговых действиях:

Шаг 1. Откройте сданную отчетность РСВ за последний квартал: «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» → «Расчет по страховым взносам».

Шаг 2. Зайдите в раздел 3 отчета, найдите нужного работника и выведите на печать сведения только о его выплатах, начислениях и суммах страховых взносов.

Вот как выглядит раздел:

Теперь разберем сложный момент, как сделать карточку персучета по сотруднику-инвалиду в 1С:ЗУП: занесите информацию в «Сведения об инвалидности физических лиц» (период, Ф.И.О., группу инвалидности, срок действия справки, ее номер и серия). Посмотрите информацию об инвалидности в карточке сотрудника, раздел «Страхование».

Может пригодиться:

• как заполнить и сдать отчетность по форме ЕФС-1;
• как заполнить отчетность по форме ОДВ-1.