Инструкция: благодарность с занесением в трудовую книжку

Какие виды поощрений фиксируются в трудовой книжке

В раздел «Сведения о награждении» вносят следующие данные (п. 25 правил, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н):

• о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании указов и иных решений;
• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами от работодателя;
• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего рабочего распорядка, уставами и положениями о дисциплине (ч. 2 ст. 191, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).

Книжки работников, особенно бюджетной сферы и госслужбы, часто содержат записи о поощрениях. Вот что дает благодарность в трудовой книжке:

• свидетельствует о добросовестном исполнении работником своих обязанностей, успешной проектной работе и используется работодателем в качестве нематериального стимула;
• учитывается при решении о наложении дисциплинарных взысканий за проступок.

Часть поощрений работников вводятся локальными нормативными актами и перечислены в ТК РФ (ч. 1 ст. 191):

• благодарность;
• премия;
• награждение ценным подарком;
• почетной грамотой;
• представление к званию лучшего по профессии.

Запись о поощрении вносят в личную карточку работника и трудовую в случае ее ведения работодателем (ч. 2 ст. 2 ФЗ № 439 от 16.12.2019).

Основания для занесения благодарности в трудовую книжку

Основание и правило отражения любых поощрений в трудкнижке:

• запись заносится в трудкнижку работника на основании приказа;
• образец вносимой записи соответствует формулировке, использованной в приказе.

Пункты и 25 правил ведения и хранения книжек (утверждены Постановлением № 320н) уточняют, все ли благодарности вносятся в трудовую книжку (ТК): не все, только о поощрениях за успехи в работе (ч. 4 ст. 66 ТК).

Например, благодарность главы города за вклад в развитие инфраструктуры, если работник не является сотрудником городской администрации или профильной организации, вносить не следует. Ее нельзя рассматривать как оценку профессиональных вложений в конкретной организации. А благодарность главы города за вклад в развитие культуры для актера местного театра необходимо внести в ТК.

Порядок занесения благодарности в трудовую книжку

Шаг 1

Составляется представление руководителя о поощрении работника. Оно готовится в произвольной форме, если иное не предусмотрено локальным актом организации (ч. 2 ст. 22 ТК).

Часто работников поощряют за общественную деятельность, например, грамота, «спасибо» от исполнительных органов власти. На возникающий в этом случае практический вопрос кадровика о том, вносятся ли благодарственные письма в трудовую книжку, рекомендация однозначная — нет, если они не связаны с профессиональной деятельностью гражданина.

Например, благодарность за отличное воспитание ребенка в ТК не вносят, а за вклад в науку для научного сотрудника — вносят, поскольку это его профессиональное достижение.

Шаг 2

Заполните приказ на основании представления руководителя отдела (иного структурного подразделения), в котором работает работник. Форма приказа утверждена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004, но с 2013 года используется в рекомендательном формате.

Подробнее: как составить приказ об объявлении благодарности работнику

Шаг 3

После подписания у руководителя (или другого уполномоченного им лица) ознакомьте работника с приказом под подпись.

Официальную благодарность:

• специальным образом оформляют — готовят именную табличку, в которой описывают, за что она объявлена;
• приурочивают к событию;
• совмещают с материальным поощрением.

Шаг 4

В течение пяти рабочих дней на основании приказа отразите запись о благодарности в трудовую книжку (в случае ее ведения) (п. 9 Постановления Правительства РФ № 320н от 19.05.2021).

Как правильно оформить в трудовой книжке запись о награждении

Данные вносятся в специальный раздел «Сведения о награждении». Вот инструкция, как внести благодарность в трудовую книжку (разд. 4 инструкции по заполнению ТК):

1. В заголовке укажите полное наименование организации, сокращенное — при его наличии.
2. В графу 1 внесите порядковый номер записи нарастающим итогом.
3. В графе 2 укажите дату награждения.
4. В графе 3 — кем вынесено.
5. В графе 4 напишите наименование документа, на основании которого внесена запись, сделайте ссылку на дату и номер.

Перечислим, какие благодарности заносятся в трудовую книжку и какие используют формулировки:

• за долгий и добросовестный труд;
• выполнение контрольных цифр национальных проектов;
• наставничество, обучение молодых специалистов;
• продуктивную работу над крупным проектом;
• значительное повышение производительности труда;
• успешное участие в ответственном мероприятии;
• внесение инновационных предложений;
• улучшение качества и организации профессиональной деятельности и т. д.

Советуем прочитать: как заполнять трудовую книжку

Заполнение раздела «Сведения о награждении»

Покажем, как выгладит образец благодарности с занесением в трудовую книжку к памятной дате и за вклад в работу организации:

Так выглядит запись о благодарности и одновременной выплате премии:

Запись в трудовую о награждении благодарственным письмом — вариация благодарности или дополнение к ней. Такое письмо вышестоящей организации, как вид поощрения, работодатель вправе внести в трудовую книжку, если это предусмотрено во внутренних локальных актах — приказах министерств и ведомств, коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, уставе и положении о дисциплине и др. В качестве примера — Приказ Министерства труда и социальной защиты № 104н от 19.02.2018, который устанавливает правила выдачи благодарственных писем и занесения сведений о них в ТК работника.

Читайте также: как внести запись о награждении в электронную трудовую книжку