Срок хранения договоров ГПХ
В последние годы многие специалисты — кадровики, бухгалтеры, юристы и т.д. — предпочитают оказывать услуги по подрядным соглашениям, поскольку они удобнее трудовых: не надо подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка работодателя. Важный момент — сроки хранения договоров ГПХ: они влияют на стаж работы и учитываются при назначении пенсии. Сегодня разберемся, кто отвечает за сохранность гражданско-правовых соглашений, где и сколько времени их необходимо хранить.
Кто отвечает за хранение договоров ГПХ на предприятии
Архивное законодательство обязывает организации всех форм собственности хранить документы, которые образуются во время их деятельности (п. 1 ст. 17 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). За сохранность договоров подряда отвечает специалист, на которого эта обязанность возложена в соответствии с должностной инструкцией: юрист, бухгалтер, кадровик и даже директор, в зависимости от размера предприятия и функционала сотрудников.
Например, в нашей организации за оперативное хранение документов по сделкам ГПХ отвечает руководитель отдела персонала, то есть я. С момента заключения и до передачи на архивное хранение я несу персональную ответственность за сохранность гражданско-правовых соглашений, актов выполненных работ и других приложений к ним.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, каков порядок уничтожения документов в связи с истечением срока их хранения в архиве (структурном подразделении) организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
В крупных организациях, где доступ к договорам подряда нужен нескольким отделам, создаётся отдельное подразделение (обычно это отдел делопроизводства или другой отдел), где все договоры систематизированы и хранятся в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (п. 3.2.5 ГСДОУ, утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33). Руководитель отдела несёт личную ответственность за сохранность документов до передачи их в государственный архив и при необходимости выдает в работу оригиналы сотрудникам под подпись.
Может пригодиться: как составить номенклатуру дел в организации
Некоторые структуры утверждают отдельные положения о порядке разработки, заключения, учета и хранения договоров ГПХ.Вот выдержка из этого положения
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Срок хранения договора ГПХ с физическим лицом
Гражданско-правовые договоры отнесены законодателем к документам по личному составу. Срок их сохранности такой же, как для трудовых договоров. Сроки, в течение которых нельзя уничтожать документы по личному составу, указаны в статье 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Росархива:
- не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года;
- не менее 50 лет, если они созданы после 2003 года.
Надо знать: чем договор ГПХ отличается от трудового договора
После исполнения (расторжения) договора ГПХ срок его нахождения у ответственного исполнителя составляет не более 3 лет. Затем он передается в архив организации, в муниципальный, государственный или частный архив на оставшийся срок хранения. Если документы находятся в архиве организации, а срок её существования закончился раньше, чем истёк срок хранения договоров, то документы передаются в муниципальный, государственный или частный архив и находятся там до окончания полного срока хранения (Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77).
Отсчет срока хранения соглашения ГПХ с физическим лицом начинается с 1 января следующего года, когда делопроизводство по ним закончилось.
Например, организация согласилась нанять бухгалтера в рамках ГПХ 1 марта 2023 года. Договор расторгли 10 января 2024 года. Срок хранения считается не с даты совершения сделки, а с 1 января 2025-го — года, следующего за тем, когда договор исполнен всеми сторонами или расторгнут.
Сроки сохранности электронных документов совпадают со сроками хранения бумажных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Электронный документ создают, хранят, используют, а затем оформляют на длительное хранение или уничтожают. Когда с документом закончат работать, то есть окончат делопроизводством, начинает течь установленный архивный срок хранения (50 или 75 лет).
Подробнее: сколько должны храниться договоры в организации
Часто задаваемые вопросы по теме
-
Кто несёт ответственность за хранение договоров ГПХ?
Обязанность по сохранности документов в рамках ГПХ действующим законодательством за отдельным специалистом не закреплена. Эту функцию вправе исполнять любой сотрудник, у которого такая обязанность прописана в должностной инструкции.
-
Требуется ли отдельное положение о работе с договорами ГПХ?
Такой обязанности у работодателя нет. Но в крупных организациях с большим количеством разных видов документов гражданско-правового характера целесообразно утвердить такой документ.
-
Когда необходимо сдать расторгнутые соглашения ГПХ в архив?
После расторжения дождитесь окончания календарного года, в котором это произошло. Затем храните документ у ответственного специалиста в течение 3 лет. После этого передайте соглашение в архив организации, государственный или частный архив.
-
Сколько хранятся договоры ГПХ с физическим лицом?
Если соглашение ГПХ заключено до 2003 года, то срок его хранения составит 75 лет. Если после 2003 года — срок не менее 50 лет.