Штатное расписание и штатная расстановка сотрудников

Штатное расписание и штатная расстановка — похожие документы, но неидентичные. Разберемся, для чего нужен каждый из них и чем эти документы отличаются друг от друга.

Содержание

Что такое штатная расстановка сотрудников

Это полезный инструмент, в котором указано реальное состояние кадров организации. В отличие от расписания, расстановка отражает реальное состояние кадров, а не планируемое и необязательна для работодателя.

Это инструмент, предназначенный исключительно для внутреннего, служебного использования. Это «черновик» расписания, который уточняет и детализирует его. По документу кадровик отслеживает свободные вакансии и ориентируется в реальной ситуации по занимаемым единицам.

В ней указывают:

  • ФИО сотрудника и должность;
  • количество единиц, которые занимают работники (например, по расписанию предусмотрена одна шт. единица «инспектор по кадрам», но фактически принят совместитель на 0,5 единицы);
  • надбавки и доплаты, установленные для конкретного сотрудника, с учетом числа единиц, которые он занимает.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое штатное расписание и как с ним работать. Используйте эти инструкции бесплатно.

Я собираю более детальную расстановку для отражения полной картины, дополнительно указываю:

  • кто из сотрудников в отпуске, на больничном, в декрете;
  • кто совмещает должности внутри организации;
  • с кем заключен срочный трудовой договор;
  • у кого действует испытательный срок, и когда он заканчивается.

Образец:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Что такое штатное расписание сотрудников

Оно отражает структуру, состав и численность организации. Для его оформления разработана и утверждена Государственным комитетом статистики РФ унифицированная форма № Т-3, на сегодняшний день ее использование необязательно: организации вправе утвердить собственные формы.

ВАЖНО!
Штатное расписание обязательно для работодателей, в отличие от расстановки.

На практике форма № Т-3 оказалась удобной, и даже в случае утверждения организацией своей формы она обычно напоминает унифицированную.

В нем указывают:

  • наименование организации и название документа;
  • номер документа, дату составления и срок действия;
  • наименование и код структурного подразделения;
  • должность (специальность, профессию) с указанием класса, разряда или квалификации, если это актуально;
  • количество единиц по каждой должности (специальности, профессии);
  • тарифную ставку (оклад) для каждой должности (специальности, профессии);
  • дополнительные надбавки, связанные с должностью (специальностью, профессией);
  • подписи уполномоченных лиц.

Документ отражает, какие структурные подразделения существуют в организации, какие должности (профессии) и в каком количестве закреплены за каждым из них, устанавливает правила подчинения, поскольку перечень структурных подразделений и должностей представлен в иерархическом порядке.

Внизу указывают итоговые суммы по оплате труда, разрешено добавить промежуточные итоги под каждым структурным подразделением, чтобы иметь фонд оплаты труда отдельно для каждого подразделения. В этом документе можно увидеть структуру фонда оплаты труда: окладную часть, суммы по каждой надбавке и итоговые суммы для каждой должности (профессии).

Образец:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Подробнее:

Чем отличается штатная расстановка от штатного расписания

Расписание отражает общую структуру компании, включая иерархию структурных подразделений, фонд оплаты труда, распределенный по должностям. Данный документ не содержит конкретной информации о сотрудниках и их персональных данных. В отличие от него, расстановка предоставляет более детализированные сведения, включая ФИО сотрудников и особенности оплаты труда для каждого конкретного лица, а не только для должностей.

Вот показана таблица отличий:

Критерий Штатное расписание Штатная расстановка
Обязателен для работодателя Да (ст. 57 ТК РФ) Нет
Форма унифицирована Т-3, необязательна для применения Нет
Обезличенный Да Нет
Содержит персональные данные Только для подписантов Да
Оклады и надбавки Указаны оклады (тарифные ставки) Кроме окладов и ставок, указывают персональные надбавки
Свободные и занятые вакансии Не указано Указано
Утверждение Приказом руководителя Не требует утверждения
Обновление Раз в год или приказом руководителя По факту изменений
Читайте также: что такое ротация кадров и зачем она нужна

Часто задаваемые вопросы по теме:

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности "юриспруденция". Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.