Что такое ЭЦП и для чего она нужна

Что такое ЭЦП (ЭП)

Это современная замена собственноручной подписи, при помощи которой подписывают электронные бумаги.

Иногда ЭЦП называют материальный носитель, который выдается владельцам усиленных подписей. Чаще всего это USB-флешка.

Она несет сведения о том, кто подписал тот или иной документ. Применяют ЭЦП как в основных соглашениях, так и в сопутствующих, например, при заверении отчета, акта и т. д.

Подробнее: что такое электронная подпись и как ее получить

Зачем нужна электронная подпись

При использовании ЭЦП (ЭП) оппонент получает гарантии, что ответ исходит от знакомого субъекта, а для некоторых подписей и то, что контракт не менялся с момента его заверения.

Для этого изначально при формировании цифрового кода для лица он проходит стадию идентификации, и конкретно под него создается ЭЦП. В дальнейшем лицо каждый раз при подписании вводит, например, код из СМС, пришедшей на его телефон.

С ее помощью сильно упрощается и ускоряется документооборот.

Например, простую чаще всего применяют граждане для подтверждения банковских операций и получения некоторых госуслуг. Компании используют ее во внутреннем электронном документообороте. В частности, идентификация лица производится с помощью корпоративной почты.

Усиленная ставится:

• для сдачи отчетности в электронном виде (в налоговую, СФР);
• подачи бумаг в суд;
• участия в электронных торгах;
• получения госуслуг;
• организации документооборота внутри организации или с контрагентами.

На заметку: как пользоваться электронной подписью на портале Госуслуги

Как устроена ЭЦП (ЭП)

С технической точки зрения, ЭП представляет собой определенную информацию в цифровой форме, которая присоединяется к подписываемой информации. На контракте цифровая подпись выглядит как набор символов, штамп с подписью и печатью или вовсе невидима.

Законом определено понятие метки доверенного времени. Метка представляет собой информацию в электронной форме о том, когда (дата, время) отчет или акт подписан. Ее создает и проверяет доверенная третья сторона, удостоверяющий центр или оператор информационной системы.

Виды ЭЦП (ЭП)

Есть 3 вида ЭП:

• простая — используют логин, пароль, код и т. п., которые подтверждают, что подписание проведено определенным лицом. Ее ставят физлица на Госуслугах, покупатели интернет-магазинов, работники в кадровых бумагах;
• усиленная неквалифицированная формируется с помощью шифрования и подтверждает не только личность владельца, но и то, что документ не меняли после подписания. Ее проставляют работодатели в большинстве кадровых документов, физлица при подаче документов в налоговую через личный кабинет, работники в трудовых договорах;
• усиленная квалифицированная — самый защищенный вид, т. к. сертификат ключа проверки ЭЦП выдает аккредитованный удостоверяющий центр. Документы с такой подписью равнозначны документам на бумаге, включая налоговую и бухгалтерскую отчетность и договоры с контрагентами.

Вам может пригодиться: как получить усиленную квалифицированную электронную подпись

Носители ЭЦП (ЭП)

Администратором, выдающим и обслуживающим усиленные подписи, является удостоверяющий центр (юрлица, ИП, госорганы или органы местного самоуправления).

Например, ФНС является удостоверяющим центром, на его официальном сайте прописан порядок получения ЭП для сдачи отчетности.

Материальным носителем ЭП является обычная флешка.

Например, в банках работники подписывают документы флешкой, вставляя ее в компьютер и вводя код.

Гражданин РФ может предоставить информацию из загранпаспорта, имеющего цифровой носитель информации с персональными данными владельца, из ЕСИА и единой биометрической системы.

Удостоверяющий центр обеспечивает конфиденциальность ключей.

Ключ ЭЦП — это уникальная последовательность символов, с помощью которой она создается. Его называют закрытым, потому что доступ к нему имеет только тот, кто подписывает документы. Важно хранить этот ключ в секрете.

Одновременно с этим ключом выдается ключ проверки подписи. Он однозначно связан с ключом ЭЦП и нужен, чтобы получатель документа мог проверить подлинность данных. Этот ключ называют открытым, поскольку получатели подписанных файлов имеют доступ к нему.

Сертификат ключа проверки ЭП — это документ, подтверждающий, что открытый ключ (ключ проверки) принадлежит лицу, которому выдан сертификат.

Плюсы и минусы ЭЦП

Плюсы:

• возможность ответственного подписания документов на расстоянии;
• гарантия принадлежности конкретному лицу;
• экономия денег на покупку и обслуживание бумажных носителей (бумагу, принтер, картридж);
• высокая скорость и оперативность в предоставлении ответов;
• сокращение времени на отправку документов.

Минусы:

• расходы на создание цифровых баз данных, системы ЭДО;
• риски в зависании цифровых систем, сбои и задержки в работе компании;
• затраты на обучение сотрудников принципам ЭДО;
• необходимость перевода бумажных документов в цифровой формат.

Читайте также: как отозвать электронную подпись