Системы КЭДО: сравнение популярных платформ

Какие существуют системы электронного документооборота

Информационная система (ИС) кадрового электронного документооборота должна обеспечивать подписание электронного документа сторонами трудовых отношений, фиксацию этого факта и в последующем хранить документ в соответствии с установленными сроками (абз. 2 ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).

Для решения этих задач организации выбирают из трех групп систем:

• государственная платформа;
• коммерческие продукты;
• самостоятельно разработанные программы.

Государственная ИС

Запуск государственной программы КЭДО на портале «Работа с России» произошел 01.09.2022 (п. 5 постановления Правительства РФ от 13.05.2022 № 867). Она участвовала в эксперименте электронного документооборота в сфере трудовых отношений, который проводил Минтруд РФ в 2021 году, и теперь дорабатывается в соответствии с требованиями участников эксперимента и нового законодательства. Цифровым документооборотом на портале смогут пользоваться все работодатели, достаточно зарегистрировать себя и своих работников на портале и получить электронные подписи.

Коммерческие ИС

На рынке коммерческих информационных систем уже есть готовые продукты. Мы познакомились с некоторыми из них:

Самостоятельно разработанные ИС

При разработке собственной системы КЭДО необходимо реализовать подписание электронными цифровыми подписями в соответствии с требованиями статьи 22.3 Трудового кодекса РФ. Во время подписания программа должна обратиться в удостоверяющий центр, который выпустил сертификат ЭЦП, и получить сертификат о валидности (о том, что сертификат действителен).

К шаблонам цифровых документов необходимо применить единые требования к составу и форматам электронных документов (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ). Их Минтруд РФ разработал в 2023 году.

Также законом № 377-ФЗ от 22.11.2021 об ЭКДО установлено, что платформа работодателя с 01.09.2022 должна взаимодействовать с Единым порталом госуслуг (п. 3 ст. 2 закона). Правила взаимодействия разработает Правительство РФ (ч. 5 ст. 22.1 ТК РФ).

И конечно, информационная система для КЭДО должна надежно и долгосрочно обеспечивать хранение (до 75 лет).

Впрочем, все вышесказанное применяется не только к самостоятельно разработанным продуктам, но и к готовым.

Для сведения:

• что такое КЭДО, и зачем это нужно;
• как перейти на КЭДО;
• зачем нужно положение о КЭДО, и как его составить.

Чем продукты КЭДО отличаются друг от друга

Рынок уже предлагает большое количество систем для КЭДО. Ориентируясь на требования законодательства и запросы клиентов, разработчики стараются максимально реализовать сервисы КЭДО и становятся во многом похожи друг на друга. Для выбора рекомендуем провести сравнение систем КЭДО по критериям:

• сервисное обслуживание;
• наличие различных способов подключения;
• интеграция с учетными системами компании;
• используемые виды подписей;
• возможности интерфейса;
• архивные решения.

Сервисное обслуживание

Техподдержка, помощь во внедрении КЭДО, готовый пакет локальных актов для утверждения (положения об КЭДО, уведомление работников и др.), обучение сотрудников — это то, что предлагают сегодня разработчики электронного документооборота в кадрах. Но кто-то готов оказывать поддержку круглосуточно, а кто-то обещает премиум-сервис за дополнительную плату, без ожидания у телефона.

Вот обзор систем КЭДО в табличном формате:

Способы подключения

Web-версии и мобильные приложения удобны для работников, они смогут подписать документы мгновенно на работе, из любой точки и дома. Все разработчики стремятся иметь оба способа подключения. Хотя кто-то считает наличие мобильного приложения избыточным, достаточно адаптировать WEB-версию под экран смартфонов и планшетов.

Интеграция с учетными системами компании

Если для работника удобно, чтобы документы обмена были всегда под рукой, то кадровой службе и бухгалтерии важно, чтобы не пришлось делать двойную работу: создавать документы, например в 1С, а потом копировать их в систему кадрового документооборота. Все разработчики имеют удобные интеграции, а именно модуль КЭДО для 1С и Open API для других решений.

Работа с ЭЦП

Возможность работать с разными видами ЭЦП предоставляют все разработчики. Удобно создание облачных НЭП и УНЭП для работников прямо в оболочке ИС. Это реализовано у Контур, СБИС, Jump.Finance, Такском, HR-Link, LanDocs, что позволяет создавать эти подписи мгновенно и тут же начинать обмен. Обновленный личный кабинет КЭДО Контур позволяет работать вдвойне удобнее, так как он является одновременно удостоверяющим центром — не придется обращаться в другие компании для выдачи ЭЦП. LanDocs также является удостоверяющим центром для неквалифицированных подписей.

Интерфейсные решения

Дружественный интерфейс, с которым разберется каждый, имеют все платформы КЭДО — впрочем, как и разнообразный функционал. Так выглядит личный кабинет от СБИС:

Типовые задачи создания документов, их подписания и отправки решаются просто — с помощью всех просмотренных ИС. Например, во всех системах для КЭДО присутствуют возможность работы с шаблонами. Например, заявление на отпуск работнику не придется писать самому, он воспользуется готовым шаблоном. В «Контуре» это реализовано следующим образом:

Важны маркеры для документов, которые позволяют разобраться, в каком статусе находится документ: подписан или нет, что тоже реализовано у всех. Jump.Finance это видит так:

А вот возможность отправить несколько документов одному сотруднику или ознакомить с распоряжением целый отдел предоставляют не все. Функция есть у Контур, Сбис, HR-LINK, LanDocs, КЭДО Озон.

Хочется обратить внимание на возможности создания маршрута документа. Эта функция позволяет не просто осуществить подписания, а автоматизировать кадровые процессы. Например, отправляя работника в отпуск, зададим следующий маршрут: работник заполняет заявление об отпуске, после согласования с руководителем оно отправляется в отдел кадров, где формируется приказ, его подписывает директор, работник, а затем приказ уходит в бухгалтерию для работы с выплатами. Функция создания маршрута есть в LanDocs, Контур, СБИС, КЭДО Тинькофф. Это создание маршрута от LanDocs:

Уведомления сотруднику о необходимости поставить подпись реализованы всеми. Уведомления приходят на почту у Jump.Finance, на почту, в смс, в мессенджеры у Контур, СБИС, HR-LINK, LanDocs.

Все представленные системы оставляют впечатление серьезных продуктов, в которых, даже если что-то не реализовано сейчас, стоит в планах на реализацию.

Архивные решения

Все разработчики заявляют о наличии сертификатов, которые позволяют им архивировать документы заказчиков на облачных серверах. Решения оn-premise (на серверах заказчика) решаются индивидуально с каждым клиентом.

Стоимость КЭДО

Цена информационной системы рассчитывается за год и зависит от количества сотрудников с доступом к личным кабинетам (ЛК) и купленных ЭЦП. Иногда цена за ЭЦП встроена в лицензию доступа, иногда стоит отдельной строкой в прейскуранте. Включают в стоимость КЭДО 1С, его внедрение и настройку. У некоторых разработчиков есть ограничение по количеству сотрудников — не менее 100, например. Предлагаем сравнить цены рассматриваемых ИС (все цены указаны на 14.06.2022) со следующим кейсом: в компании 1 руководитель, 10 сотрудников, из них один специалист отдела кадров, учетная программа — 1С:ЗУП, 1 подпись УКЭП для работодателя уже приобретена ранее, необходимы 10 УНЭП — для сотрудников.

Есть ли бесплатный КЭДО

Как мы видели выше, разработчик Jump.Finance от группы «Тинькофф» не требует платы за использование системы 10 сотрудниками. Небольшая компания получает возможность работать с КЭДО, а крупная компания с таким предложением реализует бесплатный пилот и протестирует ИС на 10 сотрудниках.

Государственная платформа «Работа в России» тоже предоставляет доступ к своей системе бесплатно (50 пользователей от 1 работодателя). Это большое преимущество портала, как и то, что работнику-участнику обмена документами разрешено подписывать многие кадровые документы простой электронной подписью (ПЭП), оформленной через портал Госуслуг (абз. 3 ч. 7 статьи 22.3 ТК РФ), что тоже позволит сэкономить работодателю. «Работа в России» обещает «вечное» хранение документов.

Как уже говорилось, платформу запустили в 2022 году. Представлены:

• служба техподдержки с 9.30 до 18.30 через почту и чат;
• доступ к ИС не только через сайт, но и в мобильном приложении;
• конструктор документов и загрузка своих шаблонов дополняют обычный функционал «отправка документа — подпись — возврат», который, конечно, тоже будет;
• интеграция с учетной системой работодателя и др.

Если все задуманное реализуется и будет работать, то при сравнении КЭДО портала «Работа в России» с КЭДО коммерческих систем они смогут составить друг другу серьезную конкуренцию.

Информация об ЭКД находится в разделе «Помощь и поддержка» портала «Работа в России», здесь есть возможность скачать руководство пользователя, познакомиться с правилами получения доступа и планами по развитию системы.

Читайте также: как выбрать оператора электронного документооборота