Порядок передачи кадровых документов в архив

НПА, закрепляющие порядок передачи кадровых документов в архив

В обязанности кадровой службы (или любого другого ответственного отдела/сотрудника) входит своевременная подготовка и передача дел в архив предприятия. Для того чтобы работник кадровой службы (ответственный работник) знал алгоритм работы с документацией, подлежащей передаче в архив предприятия, я рекомендую разработать внутренний локальный акт: Положение, Регламент, Инструкцию об архиве (называйте, как захотите). Этот внутренний локальный акт не является обязательным, но позволит избежать грубых ошибок при подготовке документации на хранение.

Внутренний локальный акт разрабатывайте, опираясь на положения:

• Приказа Росархива № 77 от 31.07.2023 (действует с сентября 2023 г., утверждает правила работы с архивными документами);
• Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019 (действует с февраля 2020 г., регламентирует сроки хранения документов в архиве);
• закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ»;
• номенклатуры дел предприятия.

Советуем прочитать: правила ведения архивного делопроизводства

Делюсь с вами образцом номенклатуры дел. Надеюсь, что кому-нибудь он упростит работу по подготовке документации по передаче на хранение в архив предприятия:

Подробнее: как составить номенклатуру дел организации

Вы вправе и не разрабатывать дополнительную нормативку в виде положения, регламента или инструкции. Но в любом случае обязаны при архивировании руководствоваться вышеперечисленными НПА.

Кстати, законодатели позаботились и о том, чтобы недобросовестные хранители кадровых документов несли административную ответственность по статье 13.20 КоАП:

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 1000 до 3000 рублей; на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Какие кадровые документы передавать в архив

Кадровые документы — это те, которые отражают трудовые отношения работника и работодателя.

Приведу вам приблизительный список кадровой документации моего предприятия, которые я передаю на хранение в архив:

• приказы или распоряжения по личному составу (приемы, переводы, увольнения, отпуска и др.);
• трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении;
• личные дела и карточки Т2 уволенных работников (если ведете);
• должностные инструкции (при наличии);
• журналы учета приема, перевода (перемещения), увольнения работников (при наличии);
• журналы учета личных карточек, личных дел, трудовых договоров;
• книги (журналы) учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• подлинные невостребованные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства);
• перечни профессий (вредные и (или) опасные условия труда).

По теме:

• сроки хранения должностных инструкций;
• срок хранения договоров с уволенными сотрудниками.

Список не исчерпывающий. Журналы регистрации приказов по личному составу, трудовых договоров и соглашений многие предприятия не ведут, равно как и не формируют личные дела. Отсутствует карточка по форме Т2, от которой тоже многие отказались. Поэтому делопроизводство того или иного предприятия формирует состав кадровых документов.

Подготовка к передаче кадровых документов в архив

В архив предприятия передаются дела, хранящиеся больше 10 лет или постоянно. Основой передачи дел в архив является номенклатура дел кадровой службы. В ней отражена документация, подлежащая архивированию со сроками хранения.

Для удобства представим подготовку документации к передаче в архив предприятия поэтапно.

Этап 1

Проведите экспертизу ценности. Это значит, что вам необходимо выявить документы, которые хранятся:

• постоянно;
• долговременно — свыше 10 лет;
• временно — до 10 лет.

Кроме того, необходимо отобрать документы, срок хранения которых истек. В дальнейшем они должны быть уничтожены по акту.

Этап 2

Проведите полное оформление дел для сдачи в архив, а именно необходимо сделать: подшивку/переплет, нумерацию листов, составить лист-заверитель и внутреннюю опись, оформить обложку или титульный лист. Обычно оформление дела начинается с момента его заведения до передачи в архив по окончании календарного года. В деле все должно быть корректно оформлено и находиться в единственном экземпляре.

Оформление может быть полным или частичным (зависит от срока хранения). Но отделу по делам кадровой службы предписано полное оформление.

Этап 3

Подшейте каждое дело в соответствии с номенклатурой дел. Объем папки не должен превышать 250 листов. Если превышен допустимый объем дела, то сформируйте тома.

Сами документы подшивайте в дела строго по алфавиту, по дате издания и сроку хранения и только подлинники.

Обязательно удалите скобы, скрепки и другие металлические предметы.

Затем подшейте за левое поле, оставив возможность для чтения текста, виз и резолюций.

Может пригодиться: как прошить договор

Этап 4

Пронумеруйте каждый лист дела. Нумерацию проставьте черным графитным карандашом в правом верхнем углу каждого листа арабскими цифрами. Листы больших размеров нумеруются как 1 лист.

Листы томов каждого дела нумеруются отдельно.

Лист-заверитель дела и лист внутренней описи не нумеруйте.

Дело необходимо перенумеровать, если по какой-либо причине вы допустили много ошибок. Вам необходимо зачеркнуть предыдущий номер одной чертой и написать новый. Если ошибки незначительные, то используйте литерную нумерацию (например, 13а и т.п.).

Может пригодиться: как пронумеровать и прошнуровать журнал

Этап 5

Обложку, или титульный лист, сформируйте одновременно с подшиванием кадровой документации в дело. На ней укажите название предприятия и структурное подразделение, проставьте номер/индекс дела, заголовок и сроки хранения документов.

Этап 6

Подготовьте внутреннюю опись дела на отдельном листе по установленной форме и подпишите. Опись необходима для учета и облегчения поиска документов. Листы описи пронумеруйте отдельно.

Оформляется опись для дел:

• с кадровыми документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• заголовки которых не раскрывают содержание документа.

Этап 7

Составьте лист-заверитель на отдельном листе (форма утверждена «Основными правилами работы архивов организаций») и подпишите. В нем укажите цифрами и прописью пронумерованные листы дела, листы внутренней описи.

Подробнее: как правильно заполнить лист-заверитель для архива

Порядок передачи кадровых документов в архив

После проведения сложной работы по архивированию документов предстоит передача их в архив предприятия.

Архив предприятия обязан быть подготовлен и отвечать требованиям к хранению.

Помещение архива должно быть безопасным в противопожарном отношении, защищено от затопления и не иметь газовых и водонесущих трубопроводов.

При отсутствии окон необходимо обеспечить искусственную или естественную вентиляцию.

Внутренняя отделка помещения должна быть осуществлена с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

Для хранения кадровой документации следует установить стеллажи.

Грамотное ведение кадрового делопроизводства — это не только знание и соблюдение Трудового кодекса, но и знание, обеспечение правил хранения и своевременной сдачи кадровой документации в архив предприятия.