Особенности оформления служебных поездок при разъездном характере работы

Правила оформления служебных поездок при разъездном характере работы

На законодательном уровне установлен лишь перечень расходов, которые обязательно требуется возместить работнику, имеющему разъездной характер работы (ст. 168.1 ТК РФ). Все остальное отдано на откуп работодателю. Поэтому при наличии в штате сотрудников, выполнение должностных функций которых требует регулярных поездок, работодателю нужно локальным актом установить:

• перечень должностей, требующих постоянных разъездов;
• размеры допустимых расходов;
• порядок их возмещения.

Советуем прочитать: все про разъездной характер работы

Во избежание недопонимания локальным актом следует установить:

• кто определяет продолжительность и направление поездки;
• необходимые документы для оформления служебной поездки;
• сроки сдачи отчетной документации по результатам разъездов;
• территорию, поездки по которой относятся к разъездному характеру.

Например, у нас в организации руководитель определял, когда и куда обязан поехать сотрудник, чьи должностные обязанности носят разъездной характер. Но часто сотрудники, у которых выполнение должностных обязанностей требует частых разъездов, самостоятельно разрабатывают маршрут и график движения.

Для документального оформления поездок работодатель вправе использовать как унифицированные формы документов (например, путевой лист), так и разработать их самостоятельно (например, создать маршрутный лист, журнал учета поездок или лист служебных заданий).

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

При самостоятельной разработке документа следует ориентироваться на количество поездок в учетном периоде и прозрачность учета понесенных расходов. Не будет являться нарушением и оформление командировочного удостоверения для служебных разъездов.

Подробнее: как заполнять маршрутный лист

Как в табеле указывается время в пути при разъездном характере работы

Поскольку разъездной труд изначально предполагает, что работник проводит много времени в пути, разъезды входят в его рабочее время. Соответственно, и в табеле рабочего времени период в пути отражается как обычный рабочий день. Способ учета рабочего времени определяется работодателем и закрепляется локальным актом. Возможны два варианта учета:

• сплошной учет всех выходов и невыходов;
• учет отклонений от нормального режима работы (сверхурочное время, работа ночью, больничные и т.д.).

В первом случае табельщик заполняет графу на каждый рабочий и нерабочий день, ставя соответствующее значение. В постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1 рекомендованы обозначения выходов и невыходов. Например, рабочее время рекомендовано обозначать буквенным кодом Я или цифровым 01, а выходные — В или 26.

Подробнее:

• как заполнять табель учета рабочего времени;
• какие условные обозначения используются при заполнении табеля учета рабочего времени.

Нужны ли путевые листы при разъездном характере работы

Путевой лист является основанием для учета горюче-смазочных материалов. Если разъезды осуществляются на служебном транспорте, то путевой лист обязателен. Также путевой лист потребуется, если:

• его наличие установлено локальным актом;
• разъезды связаны с перевозом грузов или людей.

Порядок заполнения путевых листов утвержден Приказом Министерства транспорта РФ от 11.09.2020 № 368.

Подробнее: как оформить путевой лист

Часто задаваемые вопросы об оформлении служебных поездок при разъездном характере работы