Закрывающие документы по аренде нежилого помещения

Какими могут быть закрывающие документы по договору аренды

Закрывающая первичная документация подтверждает исполнение сторонами обязательств по договору, например:

• передачу имущества в пользование;
• оказание услуги;
• осуществление оплаты и пр.

Перечень закрывающих документов зависит от вида сделки. К ним могут относиться:

1. Договор аренды нежилого помещения. Это основной документ, фиксирующий волю сторон, предмет, сроки и порядок расчетов (ст. 606 ГК РФ).
2. Акт приема-передачи нежилого помещения в аренду. Подтверждает фактическую передачу нежилого помещения арендатору (ст. 655 ГК РФ). Без него договор аренды не считается исполненным.
3. Акт оказанных услуг. Закрывающий документ, которым стороны подтверждают оказание услуги по предоставлению нежилого помещения в пользование в отчетном периоде.
4. Счет-фактура (с/ф). Закрывающая первичка для исчисления НДС арендодателем и получения вычета арендатором (ст. 168, 169 НК РФ).
5. УПД (вместо акта или акта и с/ф). Функционал документа зависит от выбранного статуса.
6. Счет на оплату. Технический документ, содержащий реквизиты для перечисления арендной платы. Первичным учетным документом не признается.
7. Платежные поручения. Подтверждают факт перечисления денег за услуги.

Акт оказанных услуг по договору аренды

Вопрос об обязательности ежемесячного составления акта оказанных услуг по аренде нежилого помещения — дискуссионный.

ГК РФ не требует ежемесячного подписания актов на услуги. Минфин неоднократно разбирал вопрос обязательности актов в письмах. Например, в письмах Минфина России от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067, от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483. В них делается акцент, что документальное подтверждение расходов арендатора — это:

1. Договор.
2. Акт приема-передачи имущества.
3. Первичная документация на оплату.

Ежемесячное составление актов оказанных услуг по договору аренды нежилого помещения не требуется. Отсутствие указанных актов не препятствует принятию к вычету сумм НДС, при условии наличия счета-фактуры и принятия услуги на учет на основании иных первичных документов. Следовательно, обязанность сторон по оформлению ежемесячных актов возникает исключительно при наличии соответствующего условия в договоре.

Если стороны приняли решение оформлять акты, то они составляются в произвольной форме, но с соблюдением требований к первичным учетным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Акт как закрывающий документ составляется ежемесячно последним числом отчетного месяца. Стороны вправе установить иную периодичность составления закрывающей первички (например, один раз в квартал).

Из личной практики отмечу, что в нашей организации всегда устанавливается условие о выставлении закрывающих документов. В пакет входит: договор, акт приема-передачи, акт на оказание ежемесячных услуг, счет-фактура, счет на оплату. Также арендодатель выставляет закрывающие документы на коммунальные услуги. Хотя по закону выставление ежемесячной закрывающей документации требуется не всегда, нам спокойнее, когда на руках есть закрывающая первичка. Если приходит требование от налоговой, то в ответ мы даем закрывающие документы, а не ссылки на письма Минфина.

Счет-фактура по договору аренды

Счет-фактура — это налоговый закрывающий документ, предназначенный для целей исчисления НДС. Его оформление регулируется главой 21 НК РФ и постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Учитывайте редакцию с учетом последних изменений постановления Правительства РФ от 23.01.2026 № 26.

Обязанность арендодателя выставить закрывающий с/ф возникает, если человек является плательщиком НДС.

Для арендатора с/ф необходим для принятия НДС к вычету. При отсутствии счета-фактуры вычет невозможен.

Минфин России допускает два варианта определения момента оказания услуги:

1. Ежемесячное выставление. Письмо Минфина России от 22.04.2015 № 03-07-09/22983 разъясняет, что при долгосрочной аренде выставление арендодателем счета-фактуры на последнее число каждого месяца не противоречит НК РФ. Датой оказания услуги признается последний день месяца.
2. Ежеквартально. Письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03‑07‑11/5941 разъясняет порядок определения налоговой базы по НДС при аренде нежилого помещения. Моментом ее определения признается наиболее ранняя из двух дат. Это день оплаты либо последний день налогового периода (квартала), в котором оказываются услуги. Таким образом, арендодатель обязан исчислить НДС не позднее последнего дня квартала, что позволяет выставлять с/ф один раз в квартал.

Оба варианта законны. Выбор способа закрепите в учетной политике или в положениях договора аренды нежилого помещения по выставлению закрывающей первички.

Если арендодатель-плательщик не исчислит НДС и не выставит с/ф, то налоговые органы расценят это как:

• грубое нарушение правил учета;
• занижение налоговой базы по налогу на добавленную стоимость.

ИФНС вправе применить штраф по ст. 122 НК РФ.

Счет на оплату по договору аренды

Счет на оплату не признается первичным документом, не относится к числу обязательных по ГК РФ и НК РФ. Его основная функция — предоставить арендатору точные реквизиты для перечисления платежа.

Он необязателен для составления, если иное не установлено договором. В большинстве случаев основанием для оплаты служит сам договор аренды, в котором определены сумма и порядок внесения арендной платы (п. 1 ст. 654 ГК РФ).

Счет составляется в свободной форме. Обычно содержит реквизиты:

• номер и дата счета;
• наименование и реквизиты арендодателя и арендатора;
• наименование услуги (аренда нежилого помещения с указанием периода);
• сумма платежа цифрами и прописью, ставка НДС (если применимо);
• банковские реквизиты для перевода.

Периодичность и даты выставления определяются договором. При ежемесячных платежах счет обычно выставляется за несколько дней до установленного срока оплаты. При внесении арендной платы авансом за более длительный период (полугодие, год), счет выставляется единоразово.