Кассовый разрыв в бюджете организации

Что такое кассовый разрыв

Отсутствие или нехватка денежных средств для исполнения текущих обязательств — вот что такое кассовый разрыв. И это не внезапное событие. Это ситуация, развивающаяся какое-то количество времени. Кассовый разрыв как снежная лавина: начинается с незаметного прохладного ветерка, медленно нарастает и заканчивается катастрофой, если своевременно не принять меры по спасению.

Как образуется кассовый разрыв

Образуется он по разным причинам — как внутренним, так и внешним. К внутренним отнесем ошибки в планировании, формирование чрезмерных запасов, неоправданные управленческие расходы, спонтанные крупные платежи, предоставление слишком больших скидок и/или отсрочек платежей покупателям, недопустимое количество брака на производстве, слабый контроль за дебиторской задолженностью и т.п.

Внешние причины, приводящие к кассовым разрывам, — это форс-мажорные обстоятельства, изменения в налоговой системе, политические события и даже неблагоприятные погодные условия.

Если на внешние обстоятельства предприниматели и руководство бизнеса вряд ли в силах повлиять, то внутренние процессы компании в их руках. Поговорим о них подробнее.

Ошибки в планировании доходов и расходов, отсутствие графика платежей приводят к тому, что производимые выплаты никак не привязаны к поступающим оплатам от покупателей и заказчиков. Случается, что, получив предоплату от клиента, руководство решает закупить впрок товары или материалы либо досрочно внести платеж по кредиту. В результате, когда приходит пора выплачивать заработную плату или вносить в бюджет налоги, выясняется, что денег не хватает. И вроде хорошее дело сделали: закупились дешево и на процентах по кредиту сэкономили, а получили кассовый разрыв в самый неподходящий момент. Хотя для кассового разрыва подходящих моментов не бывает.

Для сведения: что такое бухгалтерская и экономическая прибыль

Формирование чрезмерных запасов чревато затовариванием складов, ростом расходов на сохранность и учет, потерей товарного вида или технических характеристик этих запасов. И, конечно, неэффективным отвлечением денежных средств из оборота и созданием условий для возникновения кассового разрыва.

Над управленческими расходами тоже полезно поразмыслить. Они никак не связаны с объемом выпускаемой продукции, но влияют на финансовый результат. Аренда дорогущих офисных помещений в центре города, использование в качестве служебного транспорта люксовых автомобилей, айфонов последней модели для ведущих менеджеров, возможно, и служат демонстрацией высоких достижений бизнеса, но и расходы предполагают немалые. Всегда ли они оправданны?

Спонтанные крупные платежи случаются, увы, опять же при отсутствии четкого планирования поступлений и выплат. Заранее размышляйте о приобретении дорогостоящего имущества. А если внезапно подвернулась удачная сделка и упускать ее не в ваших интересах, то, может, стоит задуматься о привлечении заемных средств? Так и имущество приобретете, и не допустите кассового разрыва. Конечно, все надо тщательно просчитать.

Предоставление скидок и/или отсрочек платежей покупателям — хороший способ привлечения и удержания клиентов, но чрезмерно увлекаться им не стоит. Слишком щедрые скидки могут привести к убыткам, а неконтролируемые отсрочки — к невозможности своевременно исполнить собственные обязательства. Вот вам и кассовый разрыв подкрался незаметно.

Брак на производстве случается и даже нормируется. Превышение нормативных показателей — повод для серьезного анализа производственных процессов, проверки оборудования и квалификации персонала. При высоком проценте брака неизбежен сверхнормативный расход материалов и комплектующих, а следовательно, увеличиваются расходы на их приобретение. Это еще один прямой путь к кассовому разрыву.

Дебиторская задолженность — важный актив предприятия, источник поступления денежных средств. Она классифицируется по срокам погашения и по исполнению дебиторами обязательств.

Подробнее: что такое дебиторская задолженность и когда она образуется

Высокий процент просроченной дебиторской задолженности весьма успешно способствует формированию кассового разрыва.

Надо знать: что показывает коэффициент соотношения дебиторской и кредиторской задолженности

Как рассчитать кассовый разрыв

Возможность просчитать вероятность кассового разрыва существует. Для этого надо лишь с некоей периодичностью (лучше каждый день) вносить необходимые данные в формулу:

ОДСк = ОДСн + Пр — Рс,

где:

• ОДСк — остаток денежных средств на конец расчетного периода;
• ОДСн — остаток денег на начало этого периода;
• Пр — поступления за период;
• Рс — выплаты за период.

Как выходить из кассового разрыва

Конечно, желательно в него не входить, но ситуации складываются разные, и бизнесу следует всегда оставаться начеку. Кассовый разрыв способен настигнуть даже самых ответственных и успешных предпринимателей, которые и закупки планируют, и за расходами следят, и продажи приумножают, и с дебиторкой работают.

Но вот расчеты показывают, что близок незваный гость, готовый ввергнуть успешное и прибыльное предприятие в пучину неплатежей. Что делать? Перестать рвать волосы на голове, выдохнуть и перейти к плану Б. Как, у вас его нет? Ладно, давайте составим план Б по выходу из кассового разрыва прямо сейчас.

1. Анализируем текущую дебиторскую задолженность. Возможно, кто-то из заказчиков согласится помочь и погасит долг досрочно. Надо ли говорить, что ваши обязательства перед таким клиентом должны быть полностью выполнены.
2. Просроченную дебиторку тоже без внимания оставлять нельзя. Выбивайте долги всеми доступными методами: звоните, пишите, приостановите отгрузки, направьте досудебную претензию.
3. Поработайте с поставщиками. Расчеты возможны не только деньгами: помогут взаимозачеты, поставка каких-либо имеющихся у вас товаров или материалов вместо оплаты деньгами. Импровизируйте. Если заменить деньги нечем, то попробуйте договориться об изменении порядка оплаты: кто-то из кредиторов обязательно согласится на отсрочку или рассрочку платежей. Это поможет направить часть средств на приоритетные выплаты и сократить кассовый разрыв.
4. Кстати, о приоритетах. Распределите платежи по степени важности. Говорим сейчас только об обязательных платежах: заработная плата сотрудников, налоги, кредиты, поставщики. Все необязательные расходы отодвиньте до лучших времен — придется отложить участие в пафосном форуме, ремонт офиса и корпоратив. Это не страшно: скоро наступит светлое будущее без кассовых разрывов, и мечты сбудутся.
5. Как у вас на фирме с активами? Возможно, вы когда-то купили что-то ненужное? Самое время его продать. Продать, сдать в аренду имущество — хороший выход из кассового разрыва. Только в запале не продайте лишнего. И просчитайте все хорошенько — иногда продажа выгоднее аренды, а какие-то активы надо сохранить.
6. По возможности сократите площадь или количество арендуемых помещений. Заодно оптимизируете расходы на аренду и уплату коммунальных платежей, это всегда полезно.
7. Когда исчерпаны внутренние резервы, а доход с расходом упрямо не хотят сходиться, настает время подумать о привлечении заемных ресурсов. Кредит, овердрафт, факторинг — рассмотрите эти финансовые инструменты, проконсультируйтесь с менеджерами обслуживающего банка: решение есть всегда. Другое дело, во сколько это решение вам обойдется. Зато кассовый разрыв преодолен.

Что такое кредит вряд ли надо подробно пояснять. Скажем только, что банки тщательно проверят финансовое положение предприятия, прежде чем заключить с ним кредитный договор, так что этот вариант преодоления кассового разрыва подойдет не всем.

Овердрафт — разновидность кредита, позволяющая тратить несколько больше денег, чем имеется на расчетном счете. Размер овердрафта рассчитывается банком — информации о движении по расчетному счету предприятия у него вполне достаточно. Как и любой кредит, этот инструмент имеет срок (как правило, месяц или два), в который задолженность обязательно погашается.

Факторинг — хороший банковский инструмент, позволяющий с честью выйти из кассового разрыва. Суть факторинга заключается в том, что вместо покупателя деньги поставщику перечисляет банк (фактор) за два транша. А покупатель в оговоренные сроки рассчитывается уже не с поставщиком, а с банком. Первый транш составляет от 70 до 90 % долга и выплачивается сразу после подписания договора факторинга. Оставшаяся сумма, за вычетом комиссии банка, упадет на счет, когда банк получит от покупателя оплату.

Все проблемы имеют решение, самое лучшее из них — не создавать проблем.

Как предотвратить кассовый разрыв

Существует неоправданное мнение, что планирование, бюджетирование, финансовый анализ — процессы важные лишь для крупного бизнеса, ворочающего огромными деньжищами. А маленькие предприятия вполне без всего этого обходятся, и ничего — живут себе, работают.

Однако и небольшим фирмам не помешает иметь БДДС — бюджет движения денежных средств и график платежей. Эти документы станут хорошей страховкой от возникновения кассового разрыва. Для составления бюджета и графика не придется приобретать дополнительные умные программы, достаточно владеть некоторыми навыками работы с Exel.

Вот самая простая табличка, позволяющая вести бюджет движения денежных средств:

Здесь в качестве периода выбран квартал, но можно выбрать и год, и месяц, да хоть день — как удобно и важно для бизнеса. Наполнение и детализация показателей зависят от специфики деятельности предприятия.

В графике платежей отражаются запланированные поступления и выплаты по дням. Например, так:

Вот какие еще шаги полезно предпринять, чтобы сократить саму вероятность кассового разрыва:

• создайте финансовую подушку безопасности. Полезно откладывать некоторую часть доходов, формируя резерв, который поможет в случае недостатка оборотных денежных средств. Особенно актуально такое решение при сезонном характере бизнеса;
• предоставляя отсрочку заказчику, оцените, хватит ли у вас денег на выполнение собственных обязательств до поступления от него оплаты;
• при крупном долгосрочном проекте предусмотрите поэтапную оплату;
• внимательно контролируйте дебиторскую задолженность. Возможно, понадобится сотрудник или даже отдел для работы с дебиторами;
• запасы требуют не меньшего внимания. Их излишек так же вреден, как и недостаток. Излишек запасов, мертвым грузом пылящийся на складе, — это выведенные из оборота деньги, которым точно есть более достойное применение. В случае нехватки запасы придется пополнять срочно, рискуя потратить более значительные суммы, чем при плановой закупке.

Кассовый разрыв — это совсем не катастрофа, а вполне рабочая ситуация, с которой можно и нужно справиться.