Инструкция: оформляем смену наименования контрагента в 1С

Смена наименования контрагента в 1С: подготовительный этап

Когда мы узнали о смене наименования нашего партнера в первый раз, сразу же заключили с ним дополнительное соглашение. Во второй и третий раз соглашений не было: контрагент обошелся стандартным письмом-уведомлением.

Правила он не нарушил. И вот почему: закон не обязывает заключать допсоглашения при смене адреса или наименования (п. 1 ст. 450 ГК РФ). Дело в том, что в ЕГРЮЛ указывают наименование и адрес юрлица в пределах его местонахождения. Когда меняется адрес, компания обязана внести изменения в ЕГРЮЛ в течение 7 рабочих дней (п. 2 ст. 54 ГК РФ, пп. «в» п. 1, п. 5 ст. 5 129-ФЗ от 08.08.2001).

Все заявления, уведомления, извещения, требования и другие юридически значимые сообщения, с которыми сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки сообщения ему или его представителю (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ). Поскольку сведения об адресе в ЕГРЮЛ предназначены для связи с компанией, она сама несет ответственность за недостоверную информацию (п. 1 Постановления Пленума ВАС РФ № 61 от 30.07.2013). Если ваш партнер не сообщил вам новый адрес, он не сможет получать от вас документы. А это приведет к гражданско-правовым последствиям. Необходимо, чтобы он уведомил всех партнеров об изменениях.

С наименованием все аналогично. Коммерческие организации выступают в гражданском обороте под своим фирменным наименованием. Оно определяется в учредительных документах и включается в ЕГРЮЛ при госрегистрации (п. 1 ст. 1473 ГК РФ). Компания вправе использовать в гражданском обороте как полное, так и сокращенное фирменное наименование — это ее выбор.

На заметку: как получить выписку из ЕГРЮЛ

Изменение названия организации не меняет существенные условия договора поставки и не отражает прекращение правоспособности полномочий контрагента или ничтожности сделки. По сути, новое название не влечет изменение субъекта права, поэтому и не требует заключения дополнительного соглашения (п. 1 ст. 166, п. 1 ст. 168, п. 1 ст. 432, ст. 506 ГК РФ, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда № 15АП-18684/2019 от 22.11.2019 по делу № А53-23942/2019, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда № 18АП-2136/2014 от 27.03.2014).

То есть даже если контрагент сменил название, сделка все равно продолжается. Вы сможете идентифицировать партнера по ОГРН и ИНН. А контрагенту достаточно уведомить всех своих партнеров о новых реквизитах обычным письмом. Но вам придется поменять наименование в 1С:Бухгалтерия Предприятия. Это требуется и для подписания закрывающих документов, и для отчетности.

Может пригодиться:

• как уведомить контрагента о переименовании организации;
• как узнать реквизиты организации по ИНН.

Процедура смены наименования контрагента в 1С

Сменить название контрагента в 1С несложно. Это делается через «Справочники»: заходим в «Контрагенты» и меняем наименование нужной компании.

Покажем пошагово, как сменить название компании-партнера в 1С.

Шаг 1

Выберите нужную компанию в справочнике контрагентов. Перейдите в ее карточку. Найдите ссылку «История» и перейдите по ней.

Шаг 2

В открывшейся форме заполните:

• новое название;
• дату, с которой оно действует.

Нажмите ОК.

Если воспользуетесь таким алгоритмом и корректно введете дату смены названия, в дальнейшем система 1С начнет корректно формировать и печатать формы и документы по организации-контрагенту за различные периоды. В декларации по НДС тоже все отразится правильно. Если просто заменить название организации — не через «Историю», а в строке «Наименование» — придется каждый раз вручную менять этот реквизит при подготовке форм за прошлые периоды, подставляя в них те значения, которые действуют на дату документа.

Особенности смены наименования контрагента в 1С при реорганизации

Когда контрагент меняет только название, заводить нового не надо. По сути, у вас осталась прежняя организация-партнер со старыми ИНН, КПП, ОГРН. Название в 1С измените так, как мы показали выше.

Если контрагент реорганизовался, неважно каким путем — слиянием, присоединением, преобразованием, выделением или разделением, — фактически появляется другая организация. Это не только изменение названия, но и новые ИНН, КПП и другие реквизиты. В таком случае надо добавить в справочник 1С новую организацию-контрагента.

Чтобы добавить нового контрагента, зайдите в справочники — в раздел «Контрагенты». Нажмите «Создать».

Как только введете его ИНН, большинство строк заполнится автоматически — по ЕГРЮЛ. А вот банковский счет надо ввести вручную: его не указывают в Едином госреестре юрлиц.

Введите всю необходимую информацию, нажмите «Записать и закрыть». После этого новая компания появится в справочнике 1С, и вы сможете создавать по ней договоры и проводить платежно-расчетные и исполнительные документы.

Читайте также: как составить письмо о смене банковских реквизитов организации