Как составить пояснительную записку в налоговую

Когда необходимо предоставить пояснения

При проведении проверки инспектор вправе затребовать письменные разъяснения. Ситуации, в которых налогоплательщики обязаны пояснить результат контроля, прописаны в п. 3 ст. 88 НК РФ:

• ошибки в сданной отчетности. Например, в декларации выявлены неточности или несоответствия. В таком случае налоговики требуют предоставить обоснование данных несоответствий либо отправить корректирующий отчет;
• в корректирующей отчетности суммы к уплате в бюджет значительно ниже, чем в первоначальных расчетах. В такой ситуации инспектор заподозрит умышленное занижение налоговой базы и платежей и затребует объяснить изменения;
• в сданной декларации отражены убытки. Обосновать убыточную деятельность перед ФНС придется в любом случае, поэтому подготовьте письмо с разъяснениями заранее.

Ответить на запрос инспекции следует в течение 5 рабочих дней с момента официального вручения требования — такие нормы закреплены в п. 3 ст. 88, п. 6 ст. 6.1 НК РФ. В особенных случаях ФНС придется уведомить о получении налогового запроса (письмо ФНС РФ от 27.01.2015 № ЕД-4-15/1071).

Как составить

Общий порядок, как написать письмо в налоговую о разъяснении, таков:

1. Составляем ответ на фирменном бланке организации. Если такого бланка нет, в шапке документа указываем полное наименование учреждения, ИНН, КПП, ОГРН и адрес.
2. Указываем номер и дату требования, на которое составляется пояснение. Допустимо составить ответ сразу на несколько налоговых запросов.
3. Если в отчете есть ошибки и несоответствия, перепроверьте отчетность, чтобы исключить опечатки или описки.
4. В описательной части ответного письма детально и последовательно раскрываем обстоятельства ситуации, которую требуется объяснить.
5. Отвечая на запрос, опирайтесь на факты, подтвердите обстоятельства документально. Приложите копии документов к ответу, если таковые имеются. Например, копию дополнительного соглашения к договору с условием о повышении цен.

Если инспектор требует предоставить пояснительную записку по нестыковкам в декларации по налогу на добавленную стоимость, отправить ответ придется электронно. Исключения из правил закреплены за организациями, которые отчитываются по НДС на бумаге. Если учреждение отчитывалось электронно, но ответ на требование предоставило на бумаге, то налоговая посчитает такие пояснения непредоставленными. Такие разъяснения есть в письме ФНС от 27.01.2017 № ЕД-4-15/1443.

Что будет, если не ответить на требование ФНС

Оштрафовать за отсутствие пояснительного письма налоговики не могут:

• по ст. 126 НК РФ, так как предоставление пояснений не относится к предоставлению документов;
• по ст. 19.4 КоАП. Статья применима при неявке в территориальную инспекцию.

Санкции прописаны в ст. 129.1 НК РФ. Непредоставление в налоговый орган пояснений, предусмотренных п. 3 ст. 88 НК РФ, в случае несдачи в установленный срок уточненки влечет наложение штрафа в размере 5000 рублей при первичном нарушении. Если в течение календарного года выявят повторные нарушения, оштрафуют на 20 000 рублей. Срок исковой давности — три года со дня совершения правонарушения (либо со следующего дня после окончания налогового периода) до момента вынесения решения о привлечении к ответственности налоговым органом (п. 1 ст. 113 НК РФ).

Бланк и готовые образцы для разных ситуаций

Унифицированная форма пояснительной записки не предусмотрена. Используйте в работе типовой шаблон:

НДФЛ начислен неверно

Ошибка редкая, но все же встречается на практике. Если налоговики обнаружили некорректно исчисленный налог, то организации придется не только подготовить пояснительное письмо, но и сформировать корректирующую отчетность.

Ошибки и расхождения по НДС

Налог на добавленную стоимость — это фискальное обязательство, в котором бухгалтеры допускают большую часть ошибок. В результате расхождения и неточности в отчетности неизбежны.

Самые частые ошибки, когда суммы начислений налога меньше суммы налогового вычета, заявленного к возмещению. По сути, причина такого расхождения — невнимательность лица, ответственного за выставление счетов-фактур, или техническая ошибка при выгрузке данных.

В пояснительной записке укажите следующую информацию:

«Сообщаем, что в книге покупок ошибки отсутствуют, данные внесены верно, своевременно и в полном объеме. Данное расхождение произошло из-за технической ошибки при формировании счета-фактуры №____ от «___»______ 20___г. Налоговая отчетность была скорректирована (указать дату отправки корректировок)».

Расхождения в отчетности

Довольно часто встречаются ситуации, когда один и тот же экономический показатель имеет разные значения в предоставленных формах фискальной отчетности. Такие расхождения вызваны тем, что для каждого налога, сбора, взноса установлены индивидуальные правила определения налогооблагаемой базы. И если налоговики требуют предоставить разъяснения по этому вопросу, предоставьте разъяснения в свободной форме. В тексте укажите конкретные причины, из-за чего образовались расхождения.

Также причиной такой нестыковки являются разные нормы и правила налогового учета в отношении ряда конкретных ситуаций. Пропишите сложившиеся обстоятельства в письме.

Указывать пояснения со ссылками на нормы действующего фискального законодательства приветствуется. Даже если компания не права (неверно истолковала нормы НК РФ), то ФНС предоставит подробные разъяснения, что позволит избежать более крупных ошибок и штрафов в дальнейшей деятельности.

Снижение налоговой нагрузки

Этот вопрос у налоговиков пользуется особым интересом. Так, представители ФНС беспрестанно следят за объемами поступлений в государственный бюджет. При их снижении реакция незамедлительная: требования о предоставлении пояснений, приглашение руководителя к личной встрече с представителем ФНС либо выездная проверка (крайняя мера).

В такой ситуации медлить нельзя, необходимо сразу предоставить пояснения в ФНС. В ответном письме опишите все обстоятельства и факты, которые повлияли на снижение налоговых платежей. Подтвердите факты документально либо предоставьте экономические обоснования. В противном случае ФНС инициирует выездную проверку, которая затянется на несколько месяцев.

Что писать в пояснительной записке:

• снижение зарплатных налогов. Причины: сокращение штата, реструктуризация предприятия, снижение уровня заработной платы;
• снижение прибыли обычно происходит из-за расторжения договора с покупателями. Следует приложить к письменным разъяснениям копию дополнительного соглашения о расторжении договора;
• рост затрат как результат снижения прибыли. Обоснование: расширение деятельности (увеличение объемов производств, открытие нового филиала, подразделения, торговой точки), смена поставщиков или увеличение цен на материальные запасы и сырье (приложите копии договоров).

Причин снижения налоговой нагрузки довольно много. Необходимо детально разбираться в каждом конкретном случае.