Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Когда наши работники возвращают подотчетные деньги, они составляют авансовый отчет. Но если они использовали не всю сумму, то надо вернуть остаток в кассу или на расчетный счет. После того как руководитель утверждает авансовый отчет, мы разбираемся с возвратом — оформляем документы и делаем нужные проводки.

Как провести возврат подотчетных средств для осуществления хозяйственной деятельности организации

Есть два способа вернуть подотчетные деньги:

• принести деньги в кассу, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на расчетный счет организации;
• перечислить задолженность на расчетный счет компании самостоятельно.

Подотчетное лицо обязано отчитаться о расходах — предоставить авансовый отчет в срок, который установил руководитель или индивидуальный предприниматель (п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014). Когда получите отчет, обязательно его проверьте и передайте руководителю на утверждение. Обычно такую отчетность заполняют по унифицированной форме № АО-1, но при необходимости вы сможете использовать собственный бланк отчета (постановление ГКС № 55 от 01.08.2001). Но обязательно утвердите его в учетной политике.

Подробнее: как заполнить авансовый отчет

Если сотрудник потратил больше и доложил собственные деньги, то оформите возмещение подотчетному лицу по бухсправке, а если у него остались неизрасходованные суммы, то он возвращает их в кассу или на расчетный счет.

Срок возврата неизрасходованных сумм складывается из следующих периодов:

• срока, на который выдали деньги;
• времени, которое руководитель отвел для возвращения денег.

Если суммы подотчет выдали на командировочные расходы, то подотчетное лицо в течение 3 рабочих дней (руководитель вправе установить меньший срок) после возвращения:

• представляет авансовый отчет;
• окончательно рассчитывается по выданному авансу.

Как оформить возврат подотчетных сумм в кассу организации

Сотрудник, получивший деньги, предоставляет авансовый отчет в срок, который определил директор. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У. Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и пр.). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель.

Подробнее: как организовать расчеты с подотчетными лицами

Полученные деньги приходуются в кассе специальным документом — приходным кассовым ордером, а вот РКО на возврат с подотчета не делают. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать в банк и зачислить на расчетный счет организации.

Может пригодиться: возмещение расходов по авансовому отчету

Порядок, как правильно вернуть деньги на основании авансового отчета, закрепляют в учетной политике компании. А вот какие проводки делает бухгалтер, если подотчетные суммы проходили через кассу.

Еще по теме: отчет о расходах подотчетного лица по форме 0504520

Как провести возврат подотчетных сумм на расчетный счет в 2024 году

Если организация или ИП не работает с наличностью и не ведет кассу, то неизрасходованные остатки возвращают на расчетный счет. Руководитель компании утверждает порядок возврата на расчетный счет в учетной политике или в положении о подотчете.

Если банк взимает комиссию за такую операцию, то руководитель принимает решение о компенсации этой суммы работнику (но он не обязан это делать). Порядок такой компенсации утверждают в отдельном приказе или прописывают в положении о расчетах с подотчетниками.

Чтобы вернуть неистраченные суммы самостоятельно, ответственному сотруднику понадобятся платежные реквизиты организации или ИП. При заполнении платежных документов в банке особое внимание надо обратить на назначение платежа. Стандартное назначение платежа при возврате подотчетных средств на расчетный счет — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». Если написать по-другому или не указывать назначение платежа, то средства поступят на невыясненные либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

В таблице мы показали основные проводки по возврату подотчетных сумм на расчетный счет организации.

Подробнее: как вернуть подотчетные деньги на р/с организации