Инструкция: подаем работодателю запрос на справку 2-НДФЛ

Когда работнику нужна справка о доходах

При возникновении необходимости получить справку о полученных доходах и удержанных суммах налога физического лица по утвержденной форме обратитесь с заявлением к налоговому агенту (п. 3 ст. 230 НК РФ; п. 1 Приказа ФНС России № ЕД-7-11/649@ от 19.09.2023).

Справка о доходах формируется работодателем ежегодно для предоставления информации в ФНС. Налоговый кодекс обязывает налоговых агентов предоставлять в налоговый орган сведения о доходах физлиц за год не позднее 25 февраля следующего года в составе годового расчета 6-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Может пригодиться: как заполнить форму 6-НДФЛ

В документе отражается следующая информация:

• сведения о налогоплательщике;
• сумма вознаграждения физлица (зарплата, вознаграждения по договорам ГПХ, материальные доходы, иные выплаты);
• сумма начисленных и уплаченных налогов;
• налоговые вычеты, предоставленные работодателем (стандартные, социальные, имущественные налоговые вычеты);
• сведения о неудержанных суммах НДФЛ.

Справка потребуется налогоплательщику в следующих случаях:

• заполнение налоговой декларации 3-НДФЛ, если по окончании календарного года вы обязаны предоставить ее;
• оформление налоговых вычетов по НДФЛ, если решили получить их через налоговый орган;
• получение кредита;
• получение субсидий, компенсаций и льгот (для подтверждения низкого уровня доходов);
• для судебных заседаний и разбирательств;
• при расчете алиментов;
• иных ситуациях, в которых требуется подтверждение уровня заработной платы (для получения банковского кредита, визы на въезд в иностранное государство).

На заметку: как получить справку о доходах 2-НДФЛ для ипотеки

Документ о полученных доходах и удержанных суммах налога физического лица выглядит так:

Подробнее: как заполнить справку о доходах 2-НДФЛ по новой форме

Документ формирует работодатель либо иное лицо, которое осуществляет выплату дохода физлицу и исчисляет налог. Чтобы получить форму, необходимо подать запрос работодателю.

Как правильно составить запрос на получение справки о доходах

Установленной формы заявления для получения сведений о заработной плате не предусмотрено на законодательном уровне. Запрос оформляйте в произвольном виде или уточните в бухгалтерии, возможно, в вашей организации предусмотрен специальный бланк для заполнения. Учтите ключевые правила оформления заявлений, составляя запрос на получение формы у работодателя. В документ включите обязательную информацию:

Подать запрос на получение формы рекомендуем лично, чтобы принимающая сторона зарегистрировала документ в журнале входящей корреспонденции. В некоторых организациях предусмотрены иные способы передачи запросов. Например, по электронной почте, почтовым отправлением или через доверенного представителя.

Используйте наш образец запроса на справку 2-НДФЛ у работодателя для получения документа.

Справка не имеет срока действия, и при необходимости подтверждения размера полученных доходов вы вправе использовать ее независимо от даты оформления.

В какой срок работодатель обязан выдать справку о доходах

Законодательством предусмотрены конкретные сроки для формирования справки по письменному заявлению физлица. Срок зависит от категории заявителя:

• если заявку подал работник (действующий или бывший) — в течение 3 рабочих дней с момента получения запроса от физического лица (ч. 1 ст. 62 ТК РФ);
• увольняющемуся работнику — в последний день его работы вместе в другими документами по увольнению (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ);
• другому гражданину, которому организация или ИП выплачивали иные налогооблагаемые доходы, — в течение 10 дней с даты получения заявления. В установленных случаях этот срок разрешено продлить, но не более чем на пять рабочих дней (п. 1 ст. 230 НК РФ, п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Закона о персональных данных № 152 от 27.07.2006).

Справку разрешается запросить за любой период выплаты дохода.

Подробнее: за какой период выдается справка 2-НДФЛ

Дистанционному работнику справка выдается по его выбору на бумажном носителе (по почте заказным письмом с уведомлением) или в форме электронного документа, если форма указана в заявлении о получении справки (ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ).

Могут ли отказать в выдаче справки о доходах

Работодатель не вправе отказать подчиненному в выдаче сведений о выплатах. Даже если запрос подает уволенный работник или вышедший на пенсию. Причина расторжения трудового договора не влияет на обязанность по предоставлению 2-НДФЛ физлицу в установленный срок.

Если работодатель не предоставит сведения о заработной плате в установленные даты, то ему грозит привлечение к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение ч. 1 ст. 62 ТК РФ, согласно которой работодатель обязан выдать работнику запрашиваемый документ в течение трех рабочих дней со дня подачи им соответствующего письменного заявления. Это возможно, например, если работник, не получивший документы в срок, обратится в Госинспекцию по труду или в суд.

Где взять справку о доходах, если организация закрылась

Если работодатель ликвидирован, то бывшую форму 2-НДФЛ затребовать у него не удастся. Получите всю необходимую информацию в электронном виде через личный кабинет на сайте ФНС России или на портале госуслуг. Документ заверят цифровой подписью ФНС.

Для получения документа в бумажном варианте обратитесь в территориальное отделение налоговой службы по месту жительства.