Инструкция: подаем работодателю запрос на справку 2-НДФЛ

Самый часто запрашиваемый у работодателя документ — это справка о доходах. Рассказываем, как ее заказать, какую информацию можно из нее получить и может ли работодатель отказать в выдаче справки.

Содержание

Когда работнику нужна справка о доходах

При возникновении необходимости получить справку о полученных доходах и удержанных суммах налога физического лица по утвержденной форме обратитесь с заявлением к налоговому агенту (п. 3 ст. 230 НК РФ; п. 1 Приказа ФНС России № ЕД-7-11/649@ от 19.09.2023).

ВАЖНО!
Налоговые агенты — это лица, на которых возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджет РФ. В большинстве случаев налоговыми агентами являются работодатели (п. 1 ст. 24, п. 1, 7.1 ст. 226 НК РФ).

Справка о доходах формируется работодателем ежегодно для предоставления информации в ФНС. Налоговый кодекс обязывает налоговых агентов предоставлять в налоговый орган сведения о доходах физлиц за год не позднее 25 февраля следующего года в составе годового расчета 6-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Может пригодиться: как заполнить форму 6-НДФЛ

В документе отражается следующая информация:

  • сведения о налогоплательщике;
  • сумма вознаграждения физлица (зарплата, вознаграждения по договорам ГПХ, материальные доходы, иные выплаты);
  • сумма начисленных и уплаченных налогов;
  • налоговые вычеты, предоставленные работодателем (стандартные, социальные, имущественные налоговые вычеты);
  • сведения о неудержанных суммах НДФЛ.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, куда могут потребоваться справки о доходах с места работы и как их заполнять. Используйте эти инструкции бесплатно.

Справка потребуется налогоплательщику в следующих случаях:

  • заполнение налоговой декларации 3-НДФЛ, если по окончании календарного года вы обязаны предоставить ее;
  • оформление налоговых вычетов по НДФЛ, если решили получить их через налоговый орган;
  • получение кредита;
  • получение субсидий, компенсаций и льгот (для подтверждения низкого уровня доходов);
  • для судебных заседаний и разбирательств;
  • при расчете алиментов;
  • иных ситуациях, в которых требуется подтверждение уровня заработной платы (для получения банковского кредита, визы на въезд в иностранное государство).
На заметку: как получить справку о доходах 2-НДФЛ для ипотеки

Документ о полученных доходах и удержанных суммах налога физического лица выглядит так:

ВАЖНО!

С 01.01.2024 утверждена новая форма бывшей 2-НДФЛ.

Работодатель обязан выдать сведения по той форме, которая действовала в соответствующем периоде.

Подробнее: как заполнить справку о доходах 2-НДФЛ по новой форме

Документ формирует работодатель либо иное лицо, которое осуществляет выплату дохода физлицу и исчисляет налог. Чтобы получить форму, необходимо подать запрос работодателю.

Как правильно составить запрос на получение справки о доходах

Установленной формы заявления для получения сведений о заработной плате не предусмотрено на законодательном уровне. Запрос оформляйте в произвольном виде или уточните в бухгалтерии, возможно, в вашей организации предусмотрен специальный бланк для заполнения. Учтите ключевые правила оформления заявлений, составляя запрос на получение формы у работодателя. В документ включите обязательную информацию:

В шапке

Отразите:

  • наименование организации-работодателя или Ф.И.О. предпринимателя;
  • должность руководителя и его Ф.И.О.;
  • собственную должность;
  • Ф.И.О. заявителя.
В текстовой части Пропишите мотивационное прошение предоставить форму справки. Обязательно укажите, за какой период необходимы сведения о доходах и удержаниях. А вот для чего требуется документ, указывать не обязательно, но рекомендовано.
Дата, подпись

Запрос на бывшую 2-НДФЛ оформляют от руки или в печатном варианте. В любом случае работник заверяет документ собственноручной подписью.

Дата подачи (составления) заявления указывается в обязательном порядке. Это требуется для определения срока, который отводится нанимателю на формирование сведений о доходах.

Подать запрос на получение формы рекомендуем лично, чтобы принимающая сторона зарегистрировала документ в журнале входящей корреспонденции. В некоторых организациях предусмотрены иные способы передачи запросов. Например, по электронной почте, почтовым отправлением или через доверенного представителя.

Используйте наш образец запроса на справку 2-НДФЛ у работодателя для получения документа.

Директору ООО «Ppt.ru»

Петрову П.П.

от старшего консультанта

Пэпэтэшина П.П.

Заявление

Прошу выдать мне справку о доходах и суммах налога физического лица за I полугодие 2024 года для оформления потребительского кредита в ПАО «Банк Надежный».

6 июля 2024 г.

Пэпэтэшин / Пэпэтэшин П.П.

Справка не имеет срока действия, и при необходимости подтверждения размера полученных доходов вы вправе использовать ее независимо от даты оформления.

В какой срок работодатель обязан выдать справку о доходах

Законодательством предусмотрены конкретные сроки для формирования справки по письменному заявлению физлица. Срок зависит от категории заявителя:

  • если заявку подал работник (действующий или бывший) — в течение 3 рабочих дней с момента получения запроса от физического лица (ч. 1 ст. 62 ТК РФ);
  • увольняющемуся работнику — в последний день его работы вместе в другими документами по увольнению (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ);
  • другому гражданину, которому организация или ИП выплачивали иные налогооблагаемые доходы, — в течение 10 дней с даты получения заявления. В установленных случаях этот срок разрешено продлить, но не более чем на пять рабочих дней (п. 1 ст. 230 НК РФ, п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Закона о персональных данных № 152 от 27.07.2006).

Справку разрешается запросить за любой период выплаты дохода.

Подробнее: за какой период выдается справка 2-НДФЛ

Дистанционному работнику справка выдается по его выбору на бумажном носителе (по почте заказным письмом с уведомлением) или в форме электронного документа, если форма указана в заявлении о получении справки (ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ).

Могут ли отказать в выдаче справки о доходах

Работодатель не вправе отказать подчиненному в выдаче сведений о выплатах. Даже если запрос подает уволенный работник или вышедший на пенсию. Причина расторжения трудового договора не влияет на обязанность по предоставлению 2-НДФЛ физлицу в установленный срок.

Если работодатель не предоставит сведения о заработной плате в установленные даты, то ему грозит привлечение к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение ч. 1 ст. 62 ТК РФ, согласно которой работодатель обязан выдать работнику запрашиваемый документ в течение трех рабочих дней со дня подачи им соответствующего письменного заявления. Это возможно, например, если работник, не получивший документы в срок, обратится в Госинспекцию по труду или в суд.

Где взять справку о доходах, если организация закрылась

Если работодатель ликвидирован, то бывшую форму 2-НДФЛ затребовать у него не удастся. Получите всю необходимую информацию в электронном виде через личный кабинет на сайте ФНС России или на портале госуслуг. Документ заверят цифровой подписью ФНС.

Для получения документа в бумажном варианте обратитесь в территориальное отделение налоговой службы по месту жительства.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.